Episódio 34: Os desafios ao implantar a agilidade na área da saúde

19 ago 2022 | Podcast

 

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Eu sou o Paulo Caroli e este é o Podcast Mínimo Viável, onde compartilho conhecimento sobre as novas relações de trabalho e, assim, contribuo para a transformação de um mundo melhor.

Neste episódio do Podcast Mínimo Viável, as profissionais Carolina Vega, Cristiane ‘Coca’ Pitzer e Luana Monteiro compartilham suas reflexões e experiências sobre os desafios ao se implantar a agilidade, com especial destaque para a área da saúde com o advento da pandemia de Covid-19. Você também vai conferir como o Hospital Sírio-Libanês abordou a questão ágil. Neste bate-papo, temos o autor Paulo Caroli, o Gerente de Transformação Ágil do Hospital, Conrado Tramontini, e o Superintendente de Digital e Inovação da instituição de saúde, Diego Aristides.

Facilitadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “Então pessoal, vamos a nossa seguinte pergunta que é: qual o maior desafio de adaptação ágil enfrentado na pandemia e combate à Covid-19 e qual a estratégia adotada?” Para essa pergunta, temos Luana Monteiro, Cristiane ‘Coca’ Pitzer e Carolina Vega.

Luana Monteiro: Eu acho que essa pergunta vai nos trazer bastante provocações e eu já começo aqui trazendo essa palavra que é a adaptação, o quanto que a agilidade ali nos provoca a nos adaptar. A adaptação, na verdade, ela vem ali através da empatia. Então, eu imagino que esse case é maravilhoso que o Hospital Sírio-Libanês está compartilhando com a gente.

A palavra adaptação e empatia foi uma das palavras que mais teve sentido para fazer essa… o que motivou, talvez, para buscar essa melhoria, esse processo, o processo de Lean Inception, a transformação ágil num contexto geral. Então, eu diria que essa palavra, também, ela me motivou em outros projetos que não foram de tecnologia também.

E aí, não é só uma adaptação do processo, não é, poxa, vamos mudar a cor do método, vamos mudar a palavra do método que agora não é mais feature, é um serviço, é uma solução, mas o mais importante é adaptar o mindset para gerar o valor, que é o mais difícil, né, que é essa questão da empatia, de como gerar valor para o contexto e a configuração que eu tenho. Deixo aqui para as meninas me ajudarem, para a gente discutir isso aqui em conjunto.

Cristiane ‘Coca’ Pitzer: Sobre o maior desafio na adaptação ágil que eu observei, não necessariamente na área de saúde, mas eu acredito que se aplique à área de saúde também e daqui a pouco o pessoal do Hospital vem aqui compartilhar com a gente o que eles pensam. Mas, no que eu percebi, o maior desafio foi o medo de se movimentar.

Eu vi várias empresas, principalmente, empresas e indústrias mais tradicionais, digamos assim, com uma paralisia por conta da pandemia, quando ela começou. E aí, muita gente precisou, demitir, priorizar que tipo de trabalho continuaria, que tipo de trabalho pararia. E eu percebi que a maioria dessas indústrias mais tradicionais estava abrindo mão de tudo o que era relacionado à agilidade, inovação.

Eles estavam ficando com projetos no modelo antigo ou somente sustentando uma operação disfuncional, até. Em muitas vezes, que estavam passando por um processo de transformação, eles pararam a transformação, volta a fita para o que era antes, para poder sobreviver à pandemia. E, para mim, isso é um super risco, porque, como todos nós testemunhamos, passar por uma coisa tão incerta, tão ambígua, tão volátil é muito arriscado você não está fluido suficiente para poder se adaptar ao que vem pela frente. Então, para mim, que eu observei esse foi o maior desafio das empresas.

Carol Vega: Em se tratando ainda um pouco da área da saúde, a gente teve um desafio muito grande, que foi a parte também de ter uma lacuna de informação, comunicação. Ela não conseguia ser tão rápida, quanto no início da pandemia, quantas informações que a gente precisava prover para os profissionais de saúde e até para população, a gente percebia que tinha uma lacuna de tempo.

Os protocolos de atendimento eram atualizados muito rápido e, ao mesmo tempo, até a gente falando ali sobre colocar um app em quatro dias no ar, era uma necessidade, foi um desafio, né? Eu vi, durante o combate à Covid era realmente ter a capacidade de trabalhar num tempo em que a gente conseguisse continuar provendo para o cidadão, para as pessoas um atendimento de qualidade na área da saúde.

Então, a informação que esses profissionais precisavam ter ela tinha que ser de uma forma muito mais rápida, né? Então, tivemos um projeto onde a gente trabalhou junto com a Secretaria de Estado de Saúde do Ceará, também para o desenvolvimento de um app e a gente também teve esse desafio de conseguir criar uma fonte única de informação oficial sobre o atendimento para pacientes com Covid, direcionado aos profissionais de saúde.

Quando a gente começou a fazer essa descoberta de como que a gente iria entender qual a necessidade que a gente ia atender primeiro, porque havia várias necessidades durante aquele momento da pandemia, a gente fez aí uma pesquisa, rodamos uma Lean Inception também para entender qual seria o MVP e a gente direcionou esse MVP para essa parte de informação e a gente acreditava que provendo uma boa informação pros profissionais da saúde, com certeza, a gente ia conseguir que a população fosse atendida de forma adequada ali no futuro. Então, isso foi um desafio para a gente muito grande também, de ter essa velocidade.

Luana Monteiro: Eu tenho um desafio aqui, também, para compartilhar. Logo que a que a pandemia começou, a gente tinha rodado, eu estava na Globo na época, e a gente tinha rodado uma Lean Inception das Olimpíadas de Tóquio, né? E pense, a gente rodou toda a Lean Inception presencialmente, com todo mundo, a gente fez todo aquele movimento de cinco dias, numa sala com todo mundo envolvido.

Trouxemos várias pessoas ali, vários stakeholders, sponsors, enfim, todo mundo engajado ali para fazer as nossas programações, estudar as modalidades, a gente tinha uma série de modalidades novas que entrariam nesse ano, né? Então, tinha bastante coisa ali, que seria diferente do que a gente já tinha passado, por exemplo, na Olimpíada de 2016.

E aí, a gente fez todo o fluxo da Lean Inception bonitinho, e aí quando fomos começar a executar todo o planejamento, as ondas que a gente fez, entramos em pandemia, entramos em remoto full. E aí, inclusive na hora em que a gente foi começar a desenvolver, a própria Olimpíada se tornou um risco de não acontecer. E aí aquilo gerou, precisou gerar, precisou ali do nosso time essa palavra adaptação muito forte.

Porque a gente precisou alinhar a expectativa, lidar com muita expectativa em relação: será que vai acontecer? E se não vai? Será que a gente mantém o time trabalhando nisso? Não mantém? Então, assim foi um negócio bem difícil para a gente. Depois, a gente paralisou tudo mesmo, dando forma em outra coisa e, conforme foram surgindo as notícias, a gente foi lidando com a expectativa, pois foi algo que mudou praticamente todo o nosso planejamento, toda a Lean Inception, a funcionalidade, as prioridades mudaram e até o formato de como iriam ser transmitidas algumas coisas.

Então, a gente teve que lidar com esse replanejamento que faz parte de agilidade. Eu diria, então, que nós provamos que a agilidade é saber lidar com as mudanças. Então, este foi um dos desafios maiores que a gente passou, com certeza.

 

Facilitadora Duda Chaieb chama o criador da Lean Inception e Fundador da Caroli.org, Paulo Caroli, o Gerente de Transformação Ágil do Hospital Sírio-Libanês, Conrado Tramontini, e o Superintendente de Digital e Inovação, Diego Aristides, para que falem sobre esse tema da transformação ágil na área da saúde e as experiências do Hospital Sírio-Libanês nessa área.

Diego Aristides: Ali foi nosso primeiro ponto de conexão, né Caroli, porque, poxa, vamos lá, a gente precisa continuar rodando os projetos estratégicos com um time dedicado ao cuidado, ao combate da pandemia e, dentro do nosso modelo estratégico de projetos, a gente tem como passo obrigatório executar uma Lean Inception, para que a gente tenha a visão e todos os benefícios que o método traz.

Só que com um pequeno problema: aqui, a gente roda realmente colaborativo. Então nós colocamos os nossos médicos, os nossos enfermeiros, todo o nosso time assistencial, time administrativo, time de tecnologia, de inovação, juntos, para desenhar o produto ou para desenhar a missão, o desafio que a gente tem que cumprir.

E a primeira colocação que a gente teve foi: estão todos cansados, trabalhando muito mais do que o horário normal, porque a pandemia trouxe isso para a gente, né? O cuidado extremo, então, um cansaço pelo cuidado e o cansaço por se cuidar, porque a gente estava no meio de uma pandemia e, até então, ninguém sabia o que era, a gente foi, todo mundo foi descobrindo, o mundo todo foi descobrindo o que fazer durante o processo.

E aí, marcamos uma agenda de Lean Inception. Eu lembro até hoje, a Vânia Bahia, nossa Diretora Assistencial, me chama e fala: Diego, precisa inovar, a gente precisa se adaptar, não dá para a gente travar a agenda da turma a semana toda. Eu falei: Vânia, eu concordo com você. A gente vai dar um jeito. Então, a gente vai dar um jeito de adaptar e aí não é hackear um método, né? Mas é a adaptar para aplicar de uma outra forma.

A gente entra em contato com o Caroli… Caroli, esse é o nosso desafio, pensamos nisso. Você vai querer matar a gente, porque a gente vai fazer diferente? Como que a gente resolve isso, né? E a primeira resposta foi: não, vamos lá, mostra qual que é a ideia. A gente mostrou e ele falou assim para a gente: é isso, isso é ecossistema, isso é colaboração, isso é trazer a melhoria contínua para dentro do método, também, né?

E a gente conseguiu testar de várias formas. Então… vamos rodar uma Lean Inception em duas semanas. Beleza, vamos rodar em duas semanas. A gente fatiou, tinha um retrabalho? Tinha, mas a gente conseguiu trazer as pessoas que conheciam do tema e colocar dentro da sala. E o link acabou até sendo um momento de oxigenação, porque saindo um pouco da linha de frente e tendo um tempo para pensar no nosso no dia a dia, no futuro, né?

Olhar poxa, a gente continua olhando para frente. Então, a gente foi muito forte na adaptação, mas, principalmente, aquela adaptação que é testar se funciona. Eu acho que a gente fez vários MVPs aqui. Funciona fazer espaçado em duas semanas? Puxa, funcionou. Será que funciona a gente fazer com horários específicos? E a gente teve que fazer de todas as formas, porque a gente tinha que pegar a janela que o time conseguia estar presente.

Ah, vocês conseguem estar duas horas de tal dia? Então, é esse dia, é esse momento que a gente vai ter, estar com vocês para poder conversar. Então, a nossa resposta e aí, eu olhando para como que o método apoiou a gente, apoia e continua apoiando, foi, justamente, porque a gente teve liberdade para poder testar, errar, corrigir rápido e entregar os MVPs do método para que a gente pudesse entregar realmente o MVP que a gente estava em busca, que era de um produto digital ou de alguma outra missão. Passo a bola para o Caroli e, depois, a gente vem para o Conrado.

Paulo Caroli: Eu lembro da gente falando, a gente se falou, eu abri um Zoom aqui e a gente bateu um papo. O caso de vocês é, quer dizer, maravilhoso. Um período muito difícil e a gente precisa atuar muito rápido, né? É que sempre me perguntam: Caroli, preciso fazer a Lean Inception em um dia? Não, isso é uma organização e as organizações perguntam isso e se fala: eu sou muito ocupado.

Sei lá, é um e-commerce. Não, você prioriza isso, colabora, as pessoas não querem fazer uma Lean Inception em cinco dias, ah porque eu não quero colaborar, eu quero rodar cinco projetos em paralelo. Não, esse motivo é péssimo. Mas, no caso de vocês, é um caso real. Putz, a médica está de pé há 14 horas. Se você pedir para ela ficar três horas na Lean Inception ou é tempo em que ela está deixando de atender alguém ou é tempo em que ela está deixando de dormir.

Então, realmente, a gente precisava fazer alguma coisa e vocês adaptaram super bem. Como você falou, testou em duas semanas, reduzindo, em horário diferente e acharam um bom equilíbrio, tanto que fizeram nesse exemplo aí do app que saiu em quatro dias. Mas é isso, isso que é o exemplo, esse é o resultado.

Até para compartilhar com vocês: vocês serviram de exemplo para mim num outro momento difícil também. Começa a guerra na Ucrânia, me chamam para facilitar uma Inception que era com uma ONG que estava recebendo os refugiados. Como é que eu vou falar, não, fica comigo numa Inception remota em vez de estar recebendo as pessoas? Só que era mesmo equilíbrio. Qual era o mínimo necessário de estar com as pessoas para a gente conseguir pensar e bolar um app ou algo que ia ajudar eles muito rápido?

Então, eu já agradeço, pois o case de vocês já serviu de exemplo em outras áreas, que já foi para a Alemanha, que já foi para outras ONGs que a gente, às vezes, sim, precisa responder muito rápido e sim, a gente vai fazer uma Lean Inception para bolar muito rápido o Mínimo Viável para ir na direção que a gente acredita que é a melhor que a gente possa fazer. Então, o exemplo de vocês já saiu do Sírio, de hospital para outras áreas que também não é só a tecnologia e está percorrendo aí pelo mundo.

Conrado Tramontini: Boa… e aí tem até uma outra pergunta aqui falando da questão do home office também né, batendo na questão do desafio. E acho que nem precisa, pois as meninas responderam muito bem. Mas, esse foi um dos desafios também, que começou a pandemia e como é que a gente faz um Hospital trabalhar remoto? O Hospital nunca trabalhou remoto. A gente não tinha desktop, a gente não tinha política de levar a máquina, enfim, foi um dos grandes desafios que a gente teve, de tirar todo mundo do Hospital.

Enfim, todo mundo, lógico, quem podia para ir atuar remoto, lidar com o sistema. A gente precisou lidar com um ciberataque no meio da pandemia, foram todas as questões que eu acho que a estratégia adotada é sempre essa: o que é valor? Quem precisa estar aqui? Vamos ser colaborativos e fazer a coisa acontecer em ciclos rápidos aqui de entrega de valor. Acho que a estratégia é a abordagem ágil que que ajudou a gente em todos os cenários.

 

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Notas do episódio:

Assista à integra do evento sobre Transformação Digital e Ágil no Hospital Sírio-Libanês

Case Lean Inception – Hospital Sírio-Libanês

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