A busca por resultados deve ser o objetivo de todos os integrantes de uma empresa.
Como a Lean Inception mudou a visão de trabalho dentro do Hospital Sírio-Libanês
A história da Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês começou em 1921, quando um grupo de imigrantes da comunidade sírio-libanesa no Brasil, lideradas por Dona Adma Jafet, se reuniu com o objetivo de retribuir a calorosa acolhida que haviam recebido anos antes, ao chegarem ao país. A forma de retribuição escolhida foi a construção de um hospital filantrópico que atendesse a todas as camadas da população. Em 1965, o sonho de D. Adma se tornou finalmente realidade com a inauguração do Hospital Sírio-Libanês no bairro da Bela Vista, em São Paulo (SP).
Atualmente, 100 anos após a sua fundação, a instituição é um centro de referência internacional em saúde e atende mais de 120 mil pacientes anualmente na capital paulista e em Brasília, promovendo também iniciativas sociais em quatro pilares (Integração com a Comunidade, Ambulatórios, Instituto Sírio-Libanês de Responsabilidade Social e Projetos de Apoio ao SUS), além de cursos de atualização, pós-graduação, pesquisas e estudos por meio do Sírio-Libanês Ensino e Pesquisa, o que permite a disseminação de conhecimento e boas práticas em saúde para a sociedade geral.
Ao longo de quase seis décadas de atuação, essa forte base histórica, ancorada em um modelo de organização médico-assistencial, levou à adoção de um sistema de trabalho tradicional. Assim como em muitas outras empresas tradicionais, necessidades de melhoria enfrentavam processos de amadurecimento muito longos e não tão assertivos. Nos últimos anos, no entanto, a instituição tem buscado, no mercado, inovações para melhorar seus processos.
Ciclo da Receita: A Primeira experiência com a Lean Inception
Em 2019, foi dado o kick-off para um projeto voltado ao Ciclo da Receita de todo o Hospital, o que deflagrou a necessidade de uma mudança importante nesse processo, e após uma análise sob uma visão ágil, foi constatada a real dimensão do projeto. Para dar certo, ele precisaria de um planejamento muito mais detalhado e de uma equipe bem alinhada em busca do objetivo final.
Foi então que, pela primeira vez dentro do hospital, surgiu a proposta de realização de uma Lean Inception com todos os envolvidos antes que o projeto fosse iniciado. A Lean Inception é a combinação efetiva do Design Thinking e do Lean StartUp para alinhar as pessoas e criar um plano eficaz. É um workshop colaborativo – de uma semana, geralmente – dividido em várias etapas e atividades que direcionam a equipe na construção da solução ideal.
No fim das atividades, o resultado foi superior ao esperado por todos. Além de trazer uma visão bem mais completa de tudo o que precisava ser feito e dos desafios que seriam encontrados, também foram identificadas as necessidades dos stakeholders (que podiam ou não estar ligadas ao objetivo final do projeto).
Foi a lean inception que proporcionou o direcionamento correto de quantos e quais times e áreas estariam envolvidos, e qual seria o papel de cada um no desenvolvimento do trabalho.
Depois dessa nova visão que a primeira Lean Inception trouxe, gestores e, principalmente, colaboradores da instituição passaram a identificar a necessidade de realização desse tipo de workshop antes de um projeto ser iniciado. O pedido para realizar a Inception passou a vir direto dos times, pois eles começaram a considerar essa uma etapa imprescindível ao processo de construção da solução.
Nesse sentido, a segunda Lean Inception não ocorreu dentro da equipe de TI, mas foi promovida pela área jurídica do hospital, para a discussão da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Um outro caso muito importante aconteceu com o produto de Saúde Corporativa, onde foi identificada uma oportunidade a respeito de um novo produto de saúde populacional. Quando essa demanda surgiu, já havia uma certeza entre todos: o primeiro passo seria fazer uma Lean Inception.
Mais uma vez, o resultado foi um crescimento enorme para todos os envolvidos. Com a Inception, a oportunidade de negócio se materializou, trazendo clareza das etapas e desafios. Resultado da participação de todos os colaboradores que possuíam interação no projeto, independentemente do nível hierárquico (stakeholders, squads, diretores), ao final do workshop a discussão atingiu um nível de concretude muito maior sobre viabilidade, orçamento e prática.
Esses casos bem-sucedidos resultaram em uma nova visão de trabalho e na criação do CTA (Célula de Transformação Ágil), um time multi entre Diretoria de Pessoas, Inovação, Estratégia e Tecnologia, que trouxe diversos ganhos, entre os quais podemos destacar:
- MUDANÇA DA CULTURA: a realização da Lean Inception passou a ser uma etapa certa em cada projeto por um pedido dos times e também da diretoria. Quando uma proposta que tem a expectativa de trazer muito valor para o Sírio Libanês é aprovada, a premissa é sempre começar com o workshop;
- ENGAJAMENTO DENTRO DA EMPRESA: com todos os níveis da instituição participando da Lean Inception, notou-se muito ganho de alinhamento e entendimento, o que pode ser observado com a participação direta e ativa de Senhoras do Conselho Deliberativo do Hospital para um projeto de cuidado com o idoso;
- CAMINHADA NA MESMA DIREÇÃO: as atividades do workshop proporcionaram a percepção de que a busca por resultados e melhorias pertence a todos que trabalham na instituição, independentemente da área de atuação. Por exemplo: a sinergia e o alinhamento entre as áreas cresceram significativamente nos últimos meses, junto também com a colaboração no sistema dual entre os times de operação e os ágeis.
O impacto positivo dessas transformações é visível no dia a dia de trabalho de novos projetos no Sírio-Libanês. Há uma clareza muito maior do que precisa ser feito, qual será o resultado, quanto esforço será necessário, qual a ordem de prioridade, o que pode ser descartado por não ter tanto valor, o que deve ser incluído independentemente do valor e, principalmente, qual é o papel de cada pessoa envolvida nas etapas.
Isso tem permitido que novos caminhos sejam abertos e construídos em conjunto, agregando valor ao que está sendo criado.
Por Diego Aristides, Gerente de Tecnologia de Informação.