Por Edson Lima*
Celebration Grid é uma prática do Management 3.0 usada para favorecer a diversidade e pontos de vistas diferentes, para trazer melhorias com uma visão holística e encantar todos os clientes. Os princípios por trás do Celebration Grid são:
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- Engajar as pessoas e melhorar suas interações;
- Melhorar o sistema de trabalho;
- Aprender o que funciona e o que não funciona;
- Gerenciar o sistema e liderar as pessoas, com a auto-organização; e
- Co-criar o trabalho, via feedback e colaboração.
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A prática do Celebration Grid ajuda a criar um ambiente seguro para que as pessoas possam falhar e também um ambiente engajador para que o grupo queira continuar evoluindo.
Neste artigo, compartilho como e por que aplicar o canvas Celebration Grid. Compartilho também um board Mural para times remotos.
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- Falha e melhoria
- Foco no presente ou no futuro?
- Inovação não é para um único setor
- Celebration Grid, o meio termo entre falhas e sucesso
- Foco nas boas práticas
- Como conduzir a dinâmica do Celebration Grid?
- Celebration Grid e a cerimônia da celebração
- Defina as ações para melhoria contínua
- Celebration Grid: Unindo passado e futuro
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Falha e melhoria
Não é possível inovar sem falhar. Quanto mais disruptiva é a inovação, mais você se afasta da zona de requisitos e se aproxima da zona de hipóteses, cercada de incertezas por ser um caminho desconhecido. À medida que se caminha, você aprende o que funciona e o que não funciona.
Cada hipótese é tratada como um experimento, com o resultados e o aprendizado avaliamos se atingimos o sucesso ou se o experimento falhou. Desta forma, o processo não é linear. Um sucesso pode ser seguido de uma falha, o que leva a buscar outro caminho.
Foco no presente ou no futuro?
No livro “The Startup Way” (2017), Eric Ries explora o conflito das empresas entre manter os negócios atuais e serem inovadoras, para isso propõe que os modelos de administração tradicional e empreendedor convivam.
Gestores precisam de mecanismos para garantir a sobrevivência a curto e médio prazo, mas também prover experimentação que permita a evolução e futuro da corporação.
Em um dos casos explorados no livro, Eric relata uma breve história de um executivo envolvido em soluções inovadoras (experimentações) e também nos produtos tradicionais da empresa. Esse executivo trabalhava de forma tradicional, onde costumava cobrar resultados e justificativas quando as coisas não saiam como o planejado, até que ele decide usar a abordagem de “Startup” e faz as seguintes perguntas a um colaborador que não teve sucesso em seu projeto: O que você aprendeu? Como você sabe?
Ao ouvir as respostas do colaborador, o executivo percebeu que a situação era bem mais desafiadora e incerta do que inicialmente imaginado. Agora, ele tinha insumos para avaliar uma mudança de estratégia.
Inovação não é para um único setor
A constatação do executivo dessa história é comum a muitas organizações que melhoram a forma como atuam, buscando feedback e aprendizado (rápido), seja no sucesso ou no fracasso.
Embora existam dois modelos de administração, a empresa é única e a inovação não deve ser atribuição de um único setor, mas de toda a organização. Assim, as métricas e responsabilização têm que estar alinhadas com o tipo de iniciativa, para gerar engajamento e motivação nas pessoas. Para gerar esse engajamento, não bastam propagandas e faixas pedindo aos colaboradores que tenham “sentimento de dono” e “comprometimento” enquanto a responsabilização e os processos levam à uma cultura de punição pelas falhas ao invés de incentivo à inovação e aprendizado.
Celebration Grid, o meio termo entre falhas e sucesso
Você acha que se deve celebrar as falhas ou comemorar o sucesso? Jurgen Appelo em “Management 3.0” (2011) propõe um meio termo. Assim como Ries, ele separa as práticas do dia a dia das experimentações e propõe uma dinâmica chamada Celebration Grid, que consiste de uma grade que mapeia o aprendizado separando sucessos, falhas e levantando o aprendizado.
Muitas pessoas dizem que “só é possível aprender quando falhamos” ou que se deve “permitir falhar”, já outras entendem que devemos “focar no sucesso” e que “sucesso gera sucesso”.
Para essa questão, Jurgen coloca que estudos sobre sistemas indicam que se aprende mais quando as falhas estão em torno de 50%. Dessa forma, quando os experimentos têm iguais chances de sucesso e fracasso, geram mais informações para o aprendizado, pois tanto falha como sucesso geram aprendizado e se aprende mais quando se experimentam coisas que nunca foram feitas.
Por outro lado, quando apenas se repetem práticas estabelecidas, como é possível saber se poderia fazer melhor? Da mesma forma, se você comete sempre os mesmos erros, então também não está aprendendo nada novo.
O aprendizado acontece quando você pensa “Eu não sabia disso, mas estou feliz por ter descoberto, porque agora posso fazer melhor!”. Para isso, é necessário incentivar a inovação. Então, ao invés de simplificações como “eliminar as falhas” ou “celebrar as falhas” e celebrar tanto sucessos como falhas, crie um ambiente onde podemos celebrar o aprendizado.
Tanto ter excesso como pouca probabilidade de falhar reduzem a eficiência de gerar informação, então, não se deve ter como meta minimizar ou maximizar a quantidade de falhas, no lugar disso, é necessário maximizar a compreensão dos seus problemas e a meta deve ser encontrar a taxa de aprendizado ideal.
Foco nas boas práticas
Foque em boas práticas ao invés de punir falhas. É positivo discutir práticas já conhecidas, pois estará reforçando boas práticas e é provável que outras pessoas passem a adotá-las. Isso motiva muito mais do que realçar as falhas.
Quando você dá ênfase nas boas práticas e cria rituais para celebrá-las, além das pessoas adotarem mais boas práticas, elas ficam mais livres para usar sua capacidade mental para aspectos mais incertos e complexos do trabalho. Esse princípio de criar rituais para simplificar a tomada de decisões também foi usado na criação do framework Scrum e suas cerimônias que simplificam a vida dos times.
O cérebro humano é programado de forma a ter uma quantidade limite de decisões que podem ser tomadas diariamente. Boas práticas simplificam decisões complexas e economizam recursos cerebrais para que possam ser usados em tarefas criativas.
Celebre o sucesso! Seja ele vindo de erros, experiências ou práticas.
Realmente, pode não fazer sentido comemorar falhas (resultado) originadas de erros (comportamento), afinal, erros são práticas mal executadas. Porém, o aprendizado das falhas originadas de experiências certamente precisa ser celebrado. Mesmo falhas de práticas parecem ser fonte de aprendizados importantes e merecem ser celebrados.
Para o caso do sucesso originado de um erro, considere a descoberta de penicilina, pela história foi um erro operacional que levou à sua descoberta. Segundo a história, a penicilina foi descoberta por Alexander Fleming ao acaso. Ele estava estudando bactérias Staphylococcus e percebeu que a amostra tinha sido contaminada por algum tipo de fungo (um comportamento que levou a um erro). Ao analisar, ele descobriu a penicilina (o que foi um estrondoso resultado de sucesso).
E quando executamos corretamente uma prática, sem nenhum erro, porém resulta em uma falha? Imagine que cartões de agradecimento (como kudo cards) são distribuídos entre os membros da equipe de forma espontânea. Nessa situação, uma pessoa da equipe que não recebe nenhum cartão pode ficar aborrecida e desmotivada e isso poderia ser considerado como uma falha em uma prática que foi corretamente executada. Ao aprender com isso, você pode tomar ações e gerar a melhoria do sistema. Então, comemore também esse aprendizado!
Como conduzir a dinâmica do Celebration Grid?
Para a dinâmica do Celebration Grid, você prepara o canvas físico ou virtual e junto com a equipe passam a responder algumas perguntas poderosas, escrevendo livremente em “post-its” o que foi aprendido no período analisado e colocam nas áreas da grade onde consideram que melhor se encaixa.
Perguntas poderosas são questões abertas que levam as pessoas a refletir. Estas são perguntas que podem ser usadas:
- O que fizemos bem (seguindo as práticas)?
- O que aprendemos (executando experimentos)?
Particularmente prefiro usar as seguintes:
- Qual comportamento gerou sucesso?
- Qual comportamento gerou falha?
Faça a primeira pergunta e aguarde todos colocarem as suas respostas no quadro, então, faça a próxima pergunta. Isso deve estimular na identificação de falhas. Sempre é mais fácil identificar sucessos.
Após, agrupe por similaridade e peça a um dos participantes para ler as anotações e avaliar em grupo se está ou não no local correto. Comemore cada item de aprendizado com uma cerimônia de celebração. Abraços, palmas, dancinha, sino, qualquer coisa que faça sentido para o grupo. Essa celebração deve ser sincera, visível, memorável e única, como uma assinatura do grupo.
Celebration Grid e a cerimônia da celebração
A cerimônia da celebração é uma poderosa ferramenta energizadora que gera motivação e cria identidade na equipe, além de passar confiança para que todos possam se manifestar. No livro “Scrum a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, Jeff Sutherland dá o exemplo do Haka feito pelo All Blacks que é a seleção de rugby da Nova Zelândia. Segundo ele, esta dança cerimonial típica do povo Maori passa a energia de cada jogador onde quem assiste pode perceber a unidade.
Defina as ações para melhoria contínua
Você deve definir as ações para melhoria contínua. Adicione um desenho de funil na parte de cima do Celebration Grid.
Assim, após levantar os aprendizados e comemorá-los (com as cerimônias de celebração), busque as oportunidades de melhoria. Faça o seguinte questionamento para o time: Quais novos experimentos podemos fazer?
Baseado nos pontos discutidos, peça ao grupo que analise como é possível melhorar. De forma livre, todos devem fazer sugestões sobre o que pode ser feito como ação de melhoria. Peça para escreverem em post-it e colocar no funil.
A seguinte pergunta serve para convergir e reforçar o comprometimento de todos buscando um consenso sobre quais ações serão executadas: Com quais podemos nos comprometer?
Use a votação por pontos, converse sobre o resultado e mova as ações mais voltadas para o final do funil.
Celebration Grid: Unindo passado e futuro
A prática do Celebration Grid une retrospectiva e futurospectiva de forma a evitar que o time caia na “lavação de roupa suja”. Com o olhar no passado (retrospectiva), vamos aprender: vamos levantar os comportamentos passados e identificar se o resultado foi sucesso ou falha. Com base nesse aprendizado, vamos elaborar novas hipóteses para experimentar; vamos olhar para o futuro (futurospectiva).
A aplicação periódica dessa prática ajuda a construir um ambiente seguro, com críticas construtivas, baseadas em fatos e resultados. Celebre, comemore com frequência! Não fique limitado à comemoração na festa de fim de ano (isso quando o ano foi economicamente bem sucedido). As celebrações devem ser frequentes para fortalecer o sentimento de união, pertencimento e incentivar o aprendizado.
Quer experimentar essa prática? Compartilho um template no Mural para suas sessões de Celebration Grid.
Boas sessões!
Agile Lead, Professor de MBA e Especialista em Transformação Digital, Inovação e lean-agile. Atuando com coaching, mentoria e facilitação e consultoria em empresas de diversos segmentos, como varejo, financeiro, telecomunicações, indústria, entre outros. Experiência de mais de 20 anos em tecnologia da informação atuando como programador, analista de negócio, analista de sistemas, arquiteto, gerente de projeto, Scrum Master, Agile Coach e empreendedor. Apaixonado por agilidade e disseminador da cultura, métodos, processos ferramentas e ágeis. Instrutor e facilitador de workshops voltados para o ciclo de vida de desenvovimento de produto em ambientes empíricos e gestão ágil.
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