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Como economizar tempo e dinheiro com a Lean Inception?

A imagem representa a capa do artigo, tem fundo branco e laranja, logo da Caroli.org e com a pergunta Como economizar tempo e dinheiro com a Lean Inception?

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Por Michel Duarte Corrêa*

Pegando carona em um texto recente do Paulo Caroli sobre Cost of Delay, lembrei de profissionais em empresas que tentam encontrar razões para não fazer uma Lean Inception. Muitas vezes, eles acreditam que estarão economizando tempo/dinheiro se conseguirem somente um “cheiro” do tempo que se precisa para executar o projeto/produto e partirem logo para execução.

Mas, na verdade, acontece justamente o contrário: por não ter esse alinhamento entre as pessoas que estão patrocinando, solicitando e executando o trabalho, uma estimativa muitas vezes pedida na “camaradagem” vira um compromisso que resultará em atrasos e dores de cabeça.

Dentre os motivos que já escutei como justificativa para a resistência ao fazer uma Lean Inception, dois se destacam muito:

    • 5 dias é muito tempo para ficar trancado em uma sala, temos outras coisas para fazer;
    • É muito caro colocar 15 pessoas dentro de uma sala por 5 dias.

Guardem as frases acima e vamos olhar por outra perspectiva.

Em alguns dos clientes que já prestei consultoria, antes de eu chegar, a média de tempo de uma discovery levava entre 65 a 90 dias, vamos dizer que uma média de 77,5 dias. Isso tudo seguindo um modelo tradicional, baseado em entrevistas com os usuários e envolvidos no projeto, alocando um profissional, que normalmente é o analista de negócio.

Não que esse profissional tenha o esforço equivalente a 77,5 dias. Muito desse tempo é tentando encontrar as pessoas, indo e voltando para corrigir interpretações, esperando disponibilidade de agendas, mas, no final do dia, pelo menos esse profissional normalmente está dedicado a esse projeto e sendo pago integral.

Ou seja, estou dizendo que para descobrir o que precisa ser feito, muitas vezes, leva de 2 a 3 meses para só então ser avaliado se vale a pena seguir em frente ou não com o desenvolvimento. Porém, um fator de risco muito maior, toda interpretação fica por conta de uma pessoa e um documento, que é lido e interpretado de maneiras diferentes pelas pessoas que precisam dar um “ok” naquilo, isso quando damos sorte do profissional realmente ler.

Então, vamos fazer algumas contas, tendo como base o exemplo acima e levando em consideração um analista de negócio que custe para a empresa algo em torno de 45 dólares. (Se você que está lendo é analista de negócio e pensou “eu não ganho isso”, a conta é pensando em todos os custos de alocação, seja interno ou provedor de serviços, a conta no final vai funcionar com qualquer valor médio que se colocar aqui).

    • Analista de negócio = $ 45/h
    • Business (vamos considerar o custo médio de pessoas que o analista vai entrevistar, pensando que tenham pessoas de salário mais baixo e mais alto) = $ 45/h.
    • Tempo médio para descobrir o que precisa ser feito = 77,5 dias.
    • Analista de negócio – $ 45 x 8 horas por dia = $ 360.
    • $ 360 x 77,5 dias = $ 29.000.

Vamos dizer que, nesses 77,5 dias, foi necessário entrevistar umas 10 pessoas e cada conversa tomou, em média, 2 a 3 horas. Assim, estamos falando de:

    • 30 horas de entrevistas distribuídas, ou seja, 30h * $ 45 = $ 1.350.

Vamos ignorar o tempo que essas pessoas levaram aprovando documentos, respondendo e-mails sobre o projeto nesse período para facilitar as contas, então temos:

    • $ 30.350 em 77,5 dias para descobrir o que precisa ser feito, isso porque considerei só 30 horas de entrevistas.

Uma Lean Inception, para ser bem executada, tem uma agenda de 5 dias. Vamos usar esse número como parâmetro para as contas:

    • 1 facilitador + 10 pessoas do time de negócio + 5 profissionais técnicos que possivelmente trabalharão no projeto.
    • Vamos colocar todos a um custo médio de $ 45/h, reunidos por 5 dias 8 horas por dia.
    • Por dia, esse time custa $ 5.760 e, ao final de 5 dias, custou $ 28.800.

Então, temos um modelo ágil de obter mais rapidamente informações para decidirmos se vamos em frente com um produto ou não e custa $ 28.800 versus um tradicional que envolve menos pessoas, gera mais dúvidas e margens de interpretação que custa $ 30.350.

Neste momento, os que costumam jogar contra falam: “28.800???, melhor já começar logo o projeto”, se eu entrar no mérito dessa questão vamos filosofar por horas aqui, pois a discovery vai acontecer de qualquer maneira, pois sem um alinhamento das pessoas, do que precisa ser feito, esta discovery está mascarada dentro de um projeto que “já começou” errado, então, novamente, vamos a uma conta básica que facilmente acontece no mercado:

    • Um time de 3 desenvolvedores, 1 analista e 1 QA, custo médio $ 45 (sabemos que dá mais, mas novamente só pra facilitar a conta). Este pessoal que entra no projeto perdido, leva aí, pelo menos, uns 20 dias para engrenar, descobrir o que precisa fazer.
    • Só nestes 20 dias, já se foram $ 36.000 para talvez só então você descobrir que aquele projeto pode ser muito mais complexo do que o briefing rápido que receberam no começo do projeto.

Diante de tudo isso, quando colocamos nesta perspectiva, os fatores “Não tenho tempo” e “Custa muito caro” não fazem sentido algum, pois o tempo será gasto de qualquer maneira e os custos, seja em um modelo tradicional ou mascarado em um projeto que já começou, ficam mais caros do que parar, focar, discutir e alinhar.

 

*Michel Duarte Corrêa tem mais de 22 anos de experiências em TI. Como Product Manager, ajudou a construir produtos para empresas de diversos segmentos, em especial, aplicativos móveis B2C e sistemas B2B. Como Agile Coach, atuou na Transformação Ágil em empresas de grande e médio porte, sendo uma delas o maior cliente do setor privado do mundo.

 

 

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