KRs SMART e Orientados a Resultado (Outcome)

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Os KRs bem escritos são fundamentais para o sucesso dos OKRs (Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave), mas, muitas vezes, são mal definidos ou não estão alinhados com os objetivos, o que leva a dificuldades na execução dos OKRs e resultados insatisfatórios. Neste artigo, apresento duas verificações simples para melhorar seus KRs:

Primeiro, verifique se o KR é SMART. Em seguida, certifique-se de que o KR descreve outcomes em vez de outputs.

Verifique que o KR é SMART

Os KRs (Key Results) devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (SMART, na sigla em inglês):

          • Specific (Específicos): os KRs devem ser claros e específicos para evitar qualquer ambiguidade ou confusão sobre o que precisa ser alcançado.
          • Measurable (Mensuráveis): os KRs devem ser quantificáveis para que o progresso possa ser medido e avaliado.
          • Achievable (Alcançável): os KRs devem ser realistas e alcançáveis, levando em consideração os recursos e limitações disponíveis.
          • Relevant (Relevante): os KRs devem estar diretamente relacionados aos objetivos.
          • Time-bound (Com prazo definido): os KRs devem incluir referências cronológicas que permitam monitorar o progresso em relação ao objetivo ao longo do tempo.

Esses critérios SMART ajudam a tornar os KRs mais tangíveis e orientam as ações necessárias para alcançá-los. Um KR específico e mensurável é mais fácil de entender e monitorar, enquanto um KR alcançável e relevante ajuda a garantir que o objetivo final seja alcançado. Por fim, um KR com prazo definido ajuda a manter o foco e a garantir que as ações necessárias sejam tomadas dentro do tempo disponível.

Considere o seguinte exemplo.

– OBJETIVO: Ser percebida pelo mercado e comunidades como um bom lugar para trabalhar em 2023.
– KR: Promover 10 palestras abertas ao público com profissionais referência no mercado.

Muitas vezes, antes de melhorar o KR você vai precisar melhorar o objetivo. Um objetivo mal escrito vai dificultar a definição de bons KRs.

Então, neste exemplo, vamos melhorar o objetivo, segundo o artigo Framework OKR: Como alcançar objetivos alinhados, claros, inspiradores, desafiadores e orientados a prazo. Segue uma versão melhorada do mesmo objetivo:

– OBJETIVO: Ser reconhecido pelos colaboradores como um ótimo lugar para se trabalhar em 2023, aumentando a pontuação de nossa pesquisa interna de satisfação em 2 pontos em 6 meses

Agora, vamos verificar o primeiro KR: Promover 10 palestras abertas ao público com profissionais referência no mercado.

Esse KR não é SMART! Esse KR é SMAR – Specific, Measurable, Achievable, Relevant – mas não é Time-bound. Esse KR não inclui nenhuma referência cronológica que permita monitorar o progresso em relação ao objetivo ao longo do tempo.

Digamos que estamos em fevereiro. Podemos considerar dois cenários: (1) uma palestra por mês ou (2) um evento com 10 palestras em dezembro.

No cenário (1), quando você chega em outubro e já teve 8 palestras, você está indo bem em relação ao resultado almejado. Considerando que, no cenário (2), chegando em outubro com 0 palestras ministradas, mas começando a planejar um evento com 10 palestras para dezembro, você ainda não tem nenhuma indicação de progresso em relação ao resultado desejado. Por exemplo, se seu evento for cancelado, você não terá feito nenhuma palestra.

Um KR melhor seria: Promover ao menos uma palestra aberta ao público por mês, com profissionais referência no mercado (mínimo de 10 palestras até dezembro).

Agora, o KR apresentado é SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound – Este KR é quantificável para que o progresso possa ser medido e avaliado (Measurable) e define claramente uma referência cronológica que permite monitorar o progresso em direção à meta ao longo do tempo (Time-bound). Além de ser específico (Specific), relevante (Relevant) e alcançável (Achievable).

 

O Poder de Perguntar POR QUÊ: Aprimorando os Resultados-Chave

Às vezes, mesmo com um KR bem definido e SMART, pode parecer que ainda há mais a ser explorado. É aí que entra o poder de perguntar POR QUÊ. Ao aprofundar e buscar a resposta do POR QUÊ de um KR, é possível desvendar insights adicionais e descobrir novos indicadores que podem ter passado despercebidos anteriormente. Para ilustrar esse conceito, vamos revisitar o exemplo de KR SMART apresentado anteriormente:

KR (SMART): Promover ao menos uma palestra aberta ao público por mês, com profissionais referência no mercado (mínimo de 10 palestras até dezembro).

Ao refletir sobre esse KR, é possível identificar diversas tarefas:

  • Criar uma lista reduzida de 20 palestrantes em potencial.
  • Enviar convites por e-mail para todos os palestrantes em potencial.
  • Agendar reuniões com aqueles que responderem.
  • Atualizar a agenda das Palestras Abertas com base na disponibilidade dos palestrantes.
  • Manter e atualizar o site das Palestras Abertas.
  • E a lista de tarefas continua…

Agora, faça a seguinte pergunta:

Por que (esse KR) é importante para o objetivo de (OBJETIVO)?

Ao fazer essa pergunta, descobrimos os motivos subjacentes, expectativas ou indicadores para um KR. Neste caso:

Por que (Promover ao menos uma palestra aberta ao público por mês, com profissionais referência no mercado (mínimo de 10 palestras até dezembro).)
é importante para o objetivo de (Ser reconhecido pelos colaboradores como um ótimo lugar para se trabalhar em 2023, aumentando a pontuação de nossa pesquisa interna de satisfação em 2 pontos em 6 meses)?

A resposta revela uma importante percepção: A satisfação das pessoas com essas palestras pode aumentar a pontuação de nossa pesquisa interna de satisfação. Essa informação permite criar um novo KR que está explicitamente relacionado ao objetivo: “A iniciativa das Palestras Abertas aparece em pelo menos 10% das pesquisas como um dos motivos para uma pontuação alta”.

Ao perguntar POR QUÊ, você ganha clareza e complementa o KR original com outro orientado para resultados. Vamos explorar o objetivo e os KRs revisados:

Objetivo: Ser reconhecido pelos colaboradores como um ótimo lugar para se trabalhar em 2023, aumentando a pontuação de nossa pesquisa interna de satisfação em 2 pontos em 6 meses
KR1: Promover pelo menos uma palestra aberta ao público por mês, com profissionais de referência no mercado (mínimo de 10 palestras até dezembro).
KR2: A iniciativa das Palestras Abertas aparece em pelo menos 10% das pesquisas como um dos motivos para uma pontuação alta nos próximos seis meses.

KR2 aprimora o KR1, proporcionando uma perspectiva mais abrangente sobre o resultado esperado. Embora ambos os KRs sejam SMART, a inclusão do KR2 revela um indicador explícito do resultado desejado, que é crucial para acompanhar o progresso em direção ao objetivo. Ao considerar ambos os KRs juntos, você fortalece seu OKR e se prepara para acompanhar a evolução do mesmo.

Perguntar POR QUÊ é uma ferramenta poderosa para aprimorar e expandir os KRs. Isso ajuda a descobrir motivações subjacentes, expectativas e indicadores potenciais para nossos objetivos. Lembre-se de perguntar POR QUÊ para cada KR, e se a resposta não for explícita, considere adicioná-la à sua lista de KRs. Ao fazer isso, você garante que os KRs sejam abrangentes e estejam alinhados aos resultados desejados.

KRs devem ser orientados a outcomes, em vez de outputs

É importante entender a diferença entre outcomes e outputs. Outputs são os entregáveis, as tarefas, as atividades e funcionalidades. Enquanto que os outcomes são os resultados desejados. Os outcomes estão diretamente relacionados aos objetivos e, portanto, são mais relevantes para avaliar se o estamos mais próximos ao objetivo ou não.

Focar apenas nos outputs pode levar a uma abordagem orientada para tarefas, em que o objetivo é simplesmente realizar as entregas necessárias. No entanto, isso não garante que o objetivo estratégico seja alcançado. Por exemplo, uma equipe pode entregar todos os outputs planejados, mas ainda assim não atingir o outcome desejado.

Por outro lado, ao focar nos outcomes, é possível manter a atenção no resultado esperado e avaliar se as ações tomadas estão contribuindo para atingir esse resultado. Isso ajuda a manter o foco nos objetivos estratégicos e a tomar decisões orientadas a resultados.

Vamos a um outro exemplo de OKR.

  • OBJETIVO: Aumentar a venda de Treinamentos Lean Inception em 30% até o fim do ano.
  • KR: Criar uma nova landing page para o livro Lean Inception até o final do semestre.

Esse KR é SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound. Mas, mesmo assim, ele pode ser melhorado. Nesse caso, esse KR é um output, uma tarefa, uma atividade. Como descrito na seção, tente descrever KR como outcome, não como output.

Para converter um KR com foco em output para um KR com foco em outcome, descreva o porquê do KR ajudar com o objetivo. Responda à seguinte pergunta:

Por que (este KR com foco em output) é importante para o (objetivo)? A resposta a essa pergunta vai te ajudar a converter um KR com foco em output em um KR com foco em outcome.

Vamos aplicar no exemplo do KR que estamos tentando melhorar:

Por que (Criar uma nova landing page para o livro Lean Inception até o final do semestre) é importante para (Aumentar a venda de treinamentos Lean Inception em 30% até o fim do ano)?

Resposta: Acreditamos que uma nova landing page para o livro Lean Inception vai reduzir o CAC (Customer Acquisition Cost) de novos alunos de 30 reais para 15 reais.

Então, um OKR com foco em outcome seria,

  • OBJETIVO: Aumentar a venda de Treinamentos Lean Inception em 30% até o fim do ano.
  • KR: reduzir o CAC (Customer Acquisition Cost) de novos alunos do Treinamento Lean Inception de 30 reais para 15 reais.

Item de trabalho (output): Criar uma nova landing page para o livro Lean Inception até o final do semestre.

Note que o entregável, a atividade, a tarefa, a iniciativa de criar uma nova página  para o livro Lean Inception é um trabalho que nos ajudará a validar uma hipótese que temos:

Acreditamos que entregando esse output, atingiremos este outcome.

Esse output pode ser um item importante para nosso backlog de trabalho. Mas, não necessariamente para a definição de OKR. O mapeamento do OKR para o backlog de trabalho é assunto deste outro artigo dessa série:Como criar um backlog de trabalho para alcançar seus OKRs: um guia prático

Em resumo, garantir que seus KRs sejam SMART e estejam focados em outcomes é fundamental para o sucesso dos seus OKRs. Seguindo as duas verificações simples apresentadas neste artigo, você poderá identificar e melhorar KRs mal escritos, alinhando-os aos seus objetivos e aumentando suas chances de sucesso.

Lembre-se de que:

Escrever OKRs eficazes requer tempo e atenção para ser executado de forma eficaz. Mas, seguindo esses dois passos simples — SMART e KRs orientados a resultados –, você estará dando um grande passo rumo ao sucesso de seus OKRs.

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Paulo Caroli

Paulo Caroli é um apaixonado por inovação, empreendedorismo, produtos digitais, processo, pessoas e transformação. Como autor do best-seller “Lean Inception” e facilitador de workshops estratégicos, sua contribuição tem sido fundamental para o avanço de práticas ágeis em diversas organizações. Como autor, palestrante, consultor e facilitador, Caroli já ajudou muitas pessoas, times e organizações a desbloquear ideias e aprimorar a forma de trabalhar, inspirando muitos a buscar o sucesso em suas próprias trajetórias profissionais.
Team OKR: Alcançando sucesso a cada semana – compromissos na segunda a vitórias na sexta-feira

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O livro “Radical Focus” de Christina Wodtke destaca a eficácia da estratégia “Monday Commitments and Friday Wins” (Compromissos na Segunda a Vitórias na Sexta-feira). A combinação de Team OKR alinhada aos eventos Scrum destaca a importância de buscar progressos constantes (output a cada semana) para alcançar resultados desejados (outcome). “Monday Commitments and Friday Wins” é fundamental para motivar a entrega de outputs que demonstram progresso em relação aos resultados desejados.

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