Transformaciones ágiles en Organismos Públicos
La creación de un proyecto que trajo ganancias increíbles para la educación de la ciudad de São Paulo y también para el trabajo de SME-SP
La Secretaría Municipal de Educación de São Paulo (SME-SP), que atiende a cerca de 1 millón de estudiantes y 80.000 profesionales, creó, en abril de 2017, Pátio Digital, una política de gobierno abierto para crear un laboratorio de innovación tecnológica para desarrollar soluciones a la desafíos de las políticas educativas de manera transparente con la sociedad. Este trabajo se llevó a cabo en colaboración con la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).
En el primer año de desarrollo de esta nueva actitud de la Secretaría, se lanzó el proyecto Prato Aberto, una plataforma inédita para la transparencia de la alimentación escolar que cubre las más de 2 millones de comidas diarias que ocurren en las escuelas. Con el éxito de este primer lanzamiento, se amplió la búsqueda de innovaciones que realiza la PYME-SP. El siguiente producto de Pátio Digital a ser desarrollado fue la Plataforma Curricular de la Ciudad, una herramienta digital que sirve para la implementación de documentos curriculares en la ciudad de São Paulo en línea con la Base Común Curricular Nacional (BNCC).
Surgió la necesidad de crear una plataforma digital del Currículo para facilitar el acceso a los docentes y también la difusión de los contenidos, de acuerdo con el objetivo de la Secretaría de compartir y poner a disposición los conocimientos construidos en conjunto, además de brindar una conexión entre los diversos contenidos. que se crearon y que estaban disponibles en cuadernos de distintas materias.
Para crear esta plataforma, el equipo responsable de la misma decidió seguir un modelo de trabajo diferente a otros productos que ya se habían creado, pero también de forma extremadamente colaborativa. El resultado fue que en apenas cuatro meses, y con el apoyo de docentes, técnicos del área pedagógica y tecnológica y gestores públicos, se construyó un prototipo.
Este proyecto marca dos innovaciones muy importantes en la historia de la Secretaría Municipal de Educación de São Paulo:
- El objetivo de construir conocimiento en muchas manos y compartirlo abiertamente con personas interesadas, profesionales involucrados u otros municipios que buscan el contenido;
- El proceso ágil y colaborativo, utilizando metodologías ágiles para reducir el tiempo de producción, además de brindar entregas rápidas y validaciones continuas.
Pero, después de todo, ¿cómo se llevó a cabo este proceso?
El equipo responsable del proyecto (que incluía profesionales de la Secretaría y también consultores a través de la UNESCO) utilizó técnicas de metodología ágil como Lean Inception, Google Sprint y Service Design Sprint y, con la colaboración de los docentes involucrados, alcanzó el resultado esperado.
Todavía en las etapas iniciales de investigación y diseño del proyecto, ya se incorporó una de las actividades del Lean Inception (It’s – It’s Not – It Does – It Doesn’t) para que el equipo pudiera descubrir y definir las principales funciones y características de la plataforma en línea del Currículo.
Otra actividad que forma parte de Lean Inception es la creación de personas para encontrar al usuario del proyecto en cuestión. Como resultado, el equipo pudo mapear los perfiles de los docentes que utilizarían las plataformas para luego realizar una ronda de talleres directamente con ellos. En ese momento se validaron tres puntos principales: 1) si los perfiles recogidos eran correctos; 2) lo que fue importante o no para la plataforma a partir del análisis de otros casos; y 3) co-creación con los usuarios sobre los lineamientos de la plataforma.
Lean Inception es la combinación efectiva de Design Thinking y Lean StartUp para encontrar el Producto Mínimo Viable (MVP). Es un taller dividido en varios pasos y actividades que guiarán al equipo en la construcción del producto ideal. Suele realizarse en cinco días, pero es adaptable a la realidad de cada equipo.
En el caso del proyecto Secretaría y UNESCO, se definió una agenda de actividades combinando los tres métodos ágiles mencionados y, en tres días, se diseñó el prototipo (MVP) para ser aprobado por el equipo pedagógico.
La gran colaboración de Lean Inception estuvo en el desarrollo del proyecto para ayudar a organizar su estructura. Al tener información, prioridades y desafíos claros, el equipo puede trabajar de manera asertiva hacia el objetivo final.
Además, después de completar el Canvas MVP, durante el transcurso del trabajo, no hubo necesidad de rehacer ningún paso, lo que ahorró tiempo y recursos. El taller también ayudó a crear un cronograma real a seguir y todo el proceso fue muy rápido: la plataforma se desarrolló en cuatro meses y, menos de dos meses después, ¡ya estaba en vivo!
La principal ganancia que proporcionó Lean Inception fue la asertividad del equipo. El equipo era plenamente consciente de lo que debería que hacer y lo que necesitaría, no hubo sorpresas, el camino se hizo mucho más fácil y el lugar de llegada estaba claro para todos. Esto, sumado a un liderazgo fuerte y alineado, fue sin duda un diferencial para el desarrollo de cada una de las etapas.
Los procesos de innovación suelen generar malestar y desafíos cuando las organizaciones no están preparadas. Junto a las transformaciones, se dan rupturas en la cultura institucional que, muchas veces, se instauró a partir de métodos tradicionales. Con SME-SP, sin embargo, lo que se notó fue un viaje complejo, sí, pero colaborativo e inmensamente gratificante y que resultó en un proyecto adaptado a las necesidades de los usuarios.
Y cuando estos cambios se perpetúan surgen beneficios reales para el futuro de la institución. Después de este primer proyecto utilizando técnicas ágiles, otros que siguieron también tuvieron actividades incorporadas de acuerdo a las necesidades de cada uno. A muchas personas les gustaría mucho el proceso de implementación del Curriculum y querían revisar la metodología en otros trabajos.
Aún como legado del equipo que participó de la experiencia relatada, la Secretaría Municipal de Educación implementó un taller de software con células de desarrollo ágil a través de un proceso de licitación pública.
¡De esta manera, se garantiza la sostenibilidad y continuidad de los productos y servicios innovadores propuestos por la secretaría!
Este informe fue elaborado a partir de los testimonios de:
- Fernanda Campagnucci, especialista en transparencia e innovación pública. Coordinación de Pátio Digital de 2017 a 2019.
- Carla Link, diseñadora de servicios y fundadora de Talking City. Fue consultora de Pátio Digital a través de la alianza con la UNESCO en Brasil, entre 2017 y 2018.