¿Cómo ahorrar tiempo y dinero con Lean Inception?

Por Michel Duarte Corrêa*, traducido por Paulo Caroli

Aprovechando un texto reciente de Paulo Caroli sobre Cost of Delay, recordé a los profesionales de las empresas que intentan encontrar razones para no hacer un Lean Inception. Muchas veces, creen que ahorrarán tiempo/dinero si solo “huelen” el tiempo que lleva ejecutar el proyecto/producto y comienzan a ejecutarlo de inmediato.

Pero, en realidad, sucede exactamente lo contrario: al no haber alineación entre las personas que patrocinan, solicitan y ejecutan la obra, un presupuesto muchas veces solicitado en “compañerismo” se convierte en un compromiso que resultará en demoras y quebraderos de cabeza.

Entre las razones que ya he escuchado como justificación de la resistencia a hacer un Lean Inception, se destacan dos:

• 5 días es mucho tiempo para estar encerrado en una habitación, tenemos otras cosas que hacer;
• Es muy caro poner a 15 personas en una habitación durante 5 días.

Guarda las frases de arriba y veámoslo desde otra perspectiva.

En algunos de los clientes a los que ya asesoré, antes de llegar, el tiempo promedio de un descubrimiento tomaba entre 65 a 90 días, digamos un promedio de 77.5 días. Todo ello siguiendo un modelo tradicional, basado en entrevistas a usuarios e implicados en el proyecto, asignando un profesional, que suele ser el analista de negocio.

No es que este profesional tenga el esfuerzo equivalente a 77,5 días. Mucho de ese tiempo se dedica a tratar de encontrar gente, yendo y viniendo para corregir interpretaciones, esperando que haya horarios disponibles, pero al fin y al cabo, al menos ese profesional suele estar dedicado a ese proyecto y cobrando en su totalidad. .

Es decir, digo que para saber lo que hay que hacer, muchas veces se tarda de 2 a 3 meses para recién entonces evaluar si vale la pena seguir adelante con el desarrollo o no. Sin embargo, un factor de riesgo mucho mayor, toda interpretación es de una persona y un documento, el cual es leído e interpretado de diferentes maneras por las personas que necesitan darle un “ok”, ahí es cuando tenemos la suerte de que el profesional en realidad lo lee.

Entonces, hagamos algunos cálculos, basándonos en el ejemplo anterior y teniendo en cuenta un analista de negocios que le cuesta a la empresa alrededor de 45 dólares. (Si está leyendo esto y es analista de negocios y pensó «No gano eso», la cuenta está pensando en todos los costos de asignación, ya sean internos o del proveedor de servicios, la cuenta al final funcionará con cualquier promedio valor que pone aquí).

• Analista comercial = $ 45 / hora
• Negocios (tomemos el costo promedio de las personas que el analista entrevistará, pensando que hay personas con salarios más bajos y más altos) = $45/hr.
• Tiempo promedio para averiguar qué se debe hacer = 77,5 días.
• Analista de Negocios – $45 x 8 horas al día = $360.
• $360 x 77,5 días = $29.000.

Digamos que, en estos 77,5 días, fue necesario entrevistar a unas 10 personas y cada conversación tomó, en promedio, de 2 a 3 horas. Así que estamos hablando de:

• 30 horas de entrevistas asignadas, es decir, 30h * $45 = $1,350.

Ignoremos el tiempo que estas personas tardaron en aprobar documentos, respondiendo correos electrónicos sobre el proyecto en ese período para facilitar los cálculos, así que tenemos:

• $30,350 en 77.5 días para averiguar qué se necesita hacer, eso es porque solo consideré 30 horas de entrevistas.

Un Lean Inception, para estar bien ejecutado, tiene un cronograma de 5 días. Usemos este número como parámetro para las cuentas:

• 1 facilitador + 10 personas del equipo comercial + 5 profesionales técnicos que posiblemente trabajarán en el proyecto.
• Pongámoslos todos a un costo promedio de $45/hr, combinados durante 5 días, 8 horas al día.
• Este equipo cuesta $5,760 por día, y al final de 5 días, cuesta $28,800.

Entonces tenemos un modelo ágil para obtener información más rápido para decidir si seguir adelante con un producto o no y cuesta $ 28,800 versus uno tradicional que involucra a menos personas, genera más preguntas y espacio para la interpretación que cuesta $ 30,350.

En este momento, los que suelen jugar en contra dicen: «28.800???, mejor empecemos el proyecto ya mismo», si entro en el fondo de esta pregunta, filosofemos horas aquí, porque el descubrimiento se dará de todos modos, porque sin una alineación de personas, de lo que hay que hacer, este descubrimiento se enmascara dentro de un proyecto que “ya empezó” mal, así que, de nuevo, vayamos a una cuenta básica que fácilmente pasa en el mercado:

• Un equipo de 3 desarrolladores, 1 analista y 1 QA, cuestan en promedio $45 (sabemos que es más, pero de nuevo solo para que sea más fácil de contar). Estas personas que ingresan al proyecto perdido, tardan al menos 20 días en ponerse en marcha, descubren lo que hay que hacer.
• Solo en estos 20 días, se gastaron $36,000 y tal vez solo entonces descubra que ese proyecto podría ser mucho más complejo que la breve sesión informativa que recibió al comienzo del proyecto.

Ante todo esto, cuando lo ponemos en esta perspectiva, los factores «no tengo tiempo» y «cuesta demasiado» no tienen sentido, porque el tiempo se gastará de todos modos y los costos, ya sea en un modelo tradicional o enmascarado en un proyecto que ya ha comenzado, son más caros que detenerse, enfocarse, discutirse y alinearse.

*Michel Duarte Corrêa tiene más de 22 años de experiencia en TI. Como Gerente de Producto, ayudó a crear productos para empresas en diferentes segmentos, en particular, aplicaciones móviles B2C y sistemas B2B. Como Agile Coach, trabajó en Agile Transformation en grandes y medianas empresas, una de las cuales es el cliente del sector privado más grande del mundo.

¿Te gustó este contenido?

• Lea también: Lean Inception: aprenda cómo alinear a las personas y crear el producto exitoso
• Consulte la agenda para la próxima Formación Lean Inception (presencial o en vivo y en linea)
• Suscribirse al entrenamiento Lean Inception gravado en Udemy.
• Obtenga el libro Lean Inception: Cómo alinear a las personas y crear el producto exitoso