Transformations agiles dans les organismes publics
La création d’un projet qui a apporté des gains incroyables pour l’éducation de la ville de São Paulo et aussi pour le travail de SME-SP
Le Département municipal de l’éducation de São Paulo (SME-SP) – qui dessert environ 1 million d’étudiants et 80 000 professionnels – a créé, en avril 2017, Pátio Digital, une politique gouvernementale ouverte pour créer un laboratoire d’innovation technologique afin de développer des solutions aux défis des politiques éducatives en toute transparence avec la société. Ce travail a été réalisé en partenariat avec l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO).
Au cours de la première année de développement de cette nouvelle attitude du Secrétariat, le projet Prato Aberto a été lancé, une plateforme sans précédent pour la transparence des repas scolaires qui couvre les plus de 2 millions de repas quotidiens qui se produisent dans les écoles. Fort du succès de ce premier lancement, la recherche d’innovations menée par la PME-SP s’est élargie. Le prochain produit Digital Pátio à être développé était la City Curriculum Platform, un outil numérique qui sert à la mise en œuvre de documents curriculaires dans la ville de São Paulo conformément à la Base commune du curriculum national (BNCC).
La nécessité de créer une plate-forme numérique pour le Curriculum est apparue pour faciliter l’accès aux enseignants et aussi la diffusion des contenus, conformément à l’objectif du Secrétariat de partager et de mettre à disposition les connaissances construites ensemble, en plus de fournir une connexion entre les différents contenus. qui ont été créés et qui étaient disponibles dans des cahiers de différents sujets.
Pour créer cette plateforme, l’équipe qui en est responsable a décidé de suivre un modèle de travail différent des autres produits déjà créés, mais aussi de manière extrêmement collaborative. Le résultat a été qu’en seulement quatre mois, et avec le soutien d’enseignants, de techniciens du domaine pédagogique et technologique et de gestionnaires publics, un prototype a été construit.
Ce projet marque deux innovations très importantes dans l’histoire du Département municipal de l’éducation de São Paulo:
- L’objectif de construire des connaissances entre de nombreuses mains et de les partager ouvertement avec les personnes intéressées, les professionnels impliqués ou d’autres municipalités qui recherchent le contenu ;
- Le processus agile et collaboratif, utilisant des méthodologies agiles pour réduire le temps de production, en plus de fournir des livraisons rapides et des validations continues.
Mais, après tout, comment ce processus a-t-il été mené?
L’équipe responsable du projet (qui comprenait des professionnels du Secrétariat et également des consultants via l’UNESCO) a utilisé des techniques de méthodologie agile telles que Lean Inception, Google Sprint et Service Design Sprint et, avec la collaboration des enseignants impliqués, a atteint le résultat escompté. !
Toujours dans les phases initiales de recherche et de conception du projet, une des activités du Lean Inception (It’s – It’s Not – It Does – It Doesn’t) a déjà été intégrée afin que l’équipe puisse découvrir et définir les principales fonctions et caractéristiques de la plateforme en ligne du Curriculum.
Une autre activité qui fait partie du Lean Inception est la création de personas pour trouver l’utilisateur du projet en question. En conséquence, l’équipe a pu cartographier les profils des enseignants qui utiliseraient les plateformes pour ensuite organiser une série d’ateliers directement avec eux. A ce moment, trois points principaux ont été validés : 1) si les profils collectés étaient corrects ; 2) ce qui était important ou non pour la plateforme en fonction de l’analyse d’autres cas ; et 3) co-création avec les utilisateurs sur les lignes directrices de la plateforme.
Le Lean Inception est la combinaison efficace du Design Thinking et du Lean StartUp pour trouver le Produit Minimum Viable (MVP). C’est un atelier divisé en plusieurs étapes et activités qui guideront l’équipe dans la construction du produit idéal. Il se déroule généralement en cinq jours, mais il est adaptable à la réalité de chaque équipe.
Dans le cas du projet Secrétariat et UNESCO, un agenda d’activités a été défini combinant les trois méthodes agiles évoquées et, en trois jours, le prototype (MVP) a été conçu pour être validé par l’équipe pédagogique.
La grande collaboration de Lean Inception a été dans le développement du projet pour aider à organiser sa structure. Ayant des informations, des priorités et des défis clairs, l’équipe peut travailler avec assurance vers l’objectif final.
De plus, après avoir rempli le Canvas MVP, au cours du travail, il n’était pas nécessaire de refaire les étapes, ce qui a permis d’économiser du temps et des ressources. L’atelier a également permis de créer un véritable planning à suivre et tout le processus a été très rapide : la plateforme a été développée en quatre mois et, moins de deux mois plus tard, elle était déjà en ligne !
Le principal gain apporté par Lean Inception était l’affirmation de soi de l’équipe. L’équipe était pleinement consciente de ce qui devrait faire et ce dont j’aurais besoin, il n’y avait pas de surprise, le chemin devenait beaucoup plus facile et le lieu d’arrivée était clair pour tout le monde. Ceci, combiné à un leadership fort et aligné, a certainement été un différentiel pour le développement de chacune des étapes.
Les processus d’innovation ont tendance à causer de l’inconfort et des défis lorsque les organisations ne sont pas préparées. Parallèlement aux transformations, il y a des ruptures dans la culture institutionnelle qui, bien des fois, s’est établie à partir de méthodes traditionnelles. Avec SME-SP, cependant, ce qui a été remarqué, c’est un parcours complexe, oui, mais collaboratif et immensément enrichissant et qui a abouti à un projet adapté aux besoins des utilisateurs!
Et lorsque ces changements se pérennisent, de réels bénéfices en découlent pour l’avenir de l’institution. Après ce premier projet utilisant des techniques agiles, d’autres qui ont suivi ont également intégré des activités selon les besoins de chacun. Beaucoup de gens aimeraient vraiment le processus de mise en œuvre du Curriculum et voudraient revoir la méthodologie dans d’autres travaux.
Toujours en héritage de l’équipe qui a participé à l’expérience rapportée, le service municipal de l’éducation a mis en place un atelier logiciel avec des cellules de développement agiles via un processus d’appel d’offres public.
Ainsi, la pérennité et la pérennité des produits et services innovants proposés par le secrétariat sont garanties !
Ce rapport a été réalisé à partir des témoignages de:
- Fernanda Campagnucci, spécialiste de la transparence et de l’innovation publique. Coordonné Pátio Digital de 2017 à 2019.
- Carla Link, conceptrice de services et fondatrice de Talking City. Elle a été consultante pour Pátio Digital dans le cadre du partenariat avec l’UNESCO au Brésil, entre 2017 et 2018.