Trasformazioni agili nelle organizzazioni pubbliche
La creazione di un progetto che ha portato incredibili guadagni per l’istruzione della città di San Paolo e anche per il lavoro di SME-SP
Il Dipartimento municipale dell’Istruzione di San Paolo (SME-SP) – che serve circa 1 milione di studenti e 80.000 professionisti – ha creato, nell’aprile 2017, Pátio Digital, una politica governativa aperta per creare una tecnologia di laboratorio di innovazione al fine di sviluppare soluzioni per sfide delle politiche educative in piena trasparenza con la società. Questo lavoro è stato svolto in collaborazione con l’Organizzazione delle Nazioni Unite per l’educazione, la scienza e la cultura (UNESCO).
Nel primo anno di sviluppo di questo nuovo atteggiamento della Segreteria, è stato lanciato il progetto Prato Aberto, una piattaforma inedita per la trasparenza dei pasti scolastici che copre gli oltre 2 milioni di pasti giornalieri che avvengono nelle scuole. Basandosi sul successo di questo primo lancio, la ricerca di innovazioni condotta da SME-SP si è ampliata. Il prossimo prodotto Digital Pátio da sviluppare è stata la City Curriculum Platform, uno strumento digitale che serve l’implementazione di documenti curriculari nella città di San Paolo in conformità con la Base Comune del Curriculum Nazionale (BNCC).
È nata l’esigenza di creare una piattaforma digitale per il Curriculum per facilitare l’accesso ai docenti e anche la diffusione dei contenuti, in linea con l’obiettivo della Segreteria di condividere e mettere a disposizione le conoscenze costruite insieme, oltre a fornire un collegamento tra i diversi contenuti. che sono stati creati e che erano disponibili in quaderni di diverse materie.
Per realizzare questa piattaforma, il team che se ne occupa ha deciso di seguire un modello di lavoro diverso da altri prodotti già realizzati, ma anche in maniera estremamente collaborativa. Il risultato è stato che in soli quattro mesi, e con il supporto di insegnanti, tecnici in campo pedagogico e tecnologico e dirigenti pubblici, è stato costruito un prototipo.
Questo progetto segna due innovazioni molto importanti nella storia del Dipartimento Municipale dell’Educazione di San Paolo:
- L’obiettivo di costruire la conoscenza in più mani e condividerla apertamente con le persone interessate, i professionisti coinvolti o altri comuni che cercano il contenuto;
- Il processo agile e collaborativo, utilizzando metodologie agili per ridurre i tempi di produzione, oltre a fornire consegne rapide e convalide continue.
Ma, in fondo, come si è svolto questo processo?
Il team responsabile del progetto (che comprendeva professionisti della Segreteria e anche consulenti tramite UNESCO) ha utilizzato tecniche di metodologia agile come Lean Inception, Google Sprint e Service Design Sprint e, con la collaborazione dei docenti coinvolti, raggiunge il risultato atteso. !
Sempre nelle fasi iniziali di ricerca e progettazione del progetto, è già stata integrata una delle attività di Lean Inception (It’s – It’s Not – It Does – It Doesn’t) in modo che il team possa scoprire e definire le principali funzioni e caratteristiche di la piattaforma online Curriculum.
Un’altra attività che fa parte di Lean Inception è la creazione di personas per trovare l’utente del progetto in questione. Di conseguenza, il team è stato in grado di mappare i profili degli insegnanti che avrebbero utilizzato le piattaforme e quindi condurre una serie di workshop direttamente con loro. A questo punto, sono stati convalidati tre punti principali: 1) se i profili raccolti erano corretti; 2) cosa è stato importante o meno per la piattaforma sulla base dell’analisi di altri casi; e 3) co-creazione con gli utenti sulle linee guida della piattaforma.
Lean Inception è la combinazione efficace di Design Thinking e Lean StartUp per trovare il Minimum Viable Product (MVP). Si tratta di un workshop articolato in più step e attività che guideranno il team nella costruzione del prodotto ideale. Di solito si svolge nell’arco di cinque giorni, ma è adattabile alla realtà di ogni squadra.
Nel caso del progetto Segretariato e UNESCO, è stato definito un programma di attività che combina i tre metodi agili menzionati e, in tre giorni, è stato progettato il prototipo (MVP) per essere validato dal gruppo di docenti.
La grande collaborazione di Lean Inception è stata nello sviluppo del progetto per aiutare a organizzare la sua struttura. Avendo informazioni, priorità e sfide chiare, il team può lavorare con fiducia verso l’obiettivo finale.
De plus, après avoir rempli le Canvas MVP, au cours du travail, il n’était pas nécessaire de refaire les étapes, ce qui a permis d’économiser du temps et des ressources. L’atelier a également permis de créer un véritable planning à suivre et tout le processus a été très rapide : la plateforme a été développée en quatre mois et, moins de deux mois plus tard, elle était déjà en ligne !
Il vantaggio principale portato da Lean Inception è stata l’assertività del team. La squadra era pienamente consapevole di cosa si doveva fare e di cosa avrei avuto bisogno, non ci sono state sorprese, il percorso è diventato molto più facile e il luogo di arrivo era chiaro per tutti. Questo, combinato con una leadership forte e allineata, è stato certamente un differenziale per lo sviluppo di ciascuna delle fasi.
I processi di innovazione tendono a causare disagio e sfide quando le organizzazioni non sono preparate. Insieme alle trasformazioni, ci sono rotture nella cultura istituzionale che, molte volte, si è affermata attraverso metodi tradizionali. Con SME-SP, invece, quello che si è notato è stato un percorso complesso, sì, ma collaborativo e immensamente gratificante e che si è tradotto in un progetto adattato alle esigenze degli utenti!
E quando questi cambiamenti sono sostenuti, i benefici reali fluiscono per il futuro dell’istituzione. Dopo questo primo progetto con tecniche agili, ne sono seguiti altri anche con attività integrate in base alle singole esigenze. Molte persone apprezzerebbero davvero il processo di implementazione del Curriculum e vorrebbero rivisitare la metodologia in ulteriori lavori.
Sempre come eredità del team che ha partecipato all’esperienza riportata, il dipartimento dell’istruzione municipale ha istituito un laboratorio software con celle di sviluppo agili attraverso una procedura di gara pubblica.
Pertanto, la sostenibilità e la durata dei prodotti e dei servizi innovativi offerti dalla segreteria sono garantite!
Questo rapporto è stato redatto sulla base delle testimonianze di:
- Fernanda Campagnucci, specialista in trasparenza e innovazione pubblica. Coordinato Pátio Digital dal 2017 al 2019.
- Carla Link, progettista di servizi e fondatore di Talking City. È stata consulente per Pátio Digital nell’ambito della partnership con l’UNESCO in Brasile, tra il 2017 e il 2018.