Eu sou o Paulo Caroli e este é o Podcast Mínimo Viável, onde compartilho conhecimento sobre as novas relações de trabalho e, assim, contribuo para a transformação de um mundo melhor.
Neste episódio, eu, o Renato Borba, o Diego Aristides, a Danielle Pedroso, o Gustavo Amorim e a Cristiane ‘Coca’ Pitzer vamos conversar sobre quais desafios ao facilitar uma Lean Inception e vamos também conversar sobre alguns casos onde tivemos que rodar uma Lean Inception em menos tempo.
Mediadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “Quais os principais desafios ao facilitar uma Lean Inception? Obrigada, Moisés Ramires, pela pergunta”.
Diego Aristides: Posso continuar aqui? Eu acho que um grande desafio que a gente tem, justamente, é alinhar essa diversidade de público que é presente. Então, quando a gente sai do exercício de TI, que tudo que a gente fala ali, todo mundo entendeu e a dinâmica flui super bem, quando a gente vai pra fora da TI, existe esse trabalho de glossário, essa trabalho de conversão, de alinhamento né.
Eu costumo dizer que foi a época que eu mais tomei café no Sírio. Vamos entrar numa Lean Inception, funciona assim e explicar e fazer né. Eu acho que tem um trabalho prévio que tem que ser feito. Não é só facilitar o workshop e, sim, organizar esse workshop e fazer com que as pessoas entrem realmente engajadas para essa dinâmica.
Então, eu olharia muito não só na facilitação, mas, também, nos bastidores, como que a gente consegue realmente colocar as principais pessoas com conhecimento e dar essa autonomia para que elas falem dentro do workshop.
Danielle Pedroso: Eu ia começar comentando sobre isso, a questão do antes da Lean Inception, de montar a agenda, de colocar as pessoas, de colocar os assuntos ali para que as pessoas entrem no momento em que elas têm que estar. Têm algumas que precisar entrar em momentos específicos, outras participam o tempo todo.
São cinco dias de agenda, então, conseguir fazer com que as pessoas fiquem focadas ali também é um desafio grande de conseguir manter o público dentro do que tem que ser feito naquele momento. Fazer com que as pessoas se alinhem, que foi o que você comentou. São áreas muito distintas, então, às vezes, o que a gente está falando em uma área na outra não é tão claro, mas precisa, ao final do dia, todo mundo estar confortável.
Acredito, também, que fazer um resuminho no dia seguinte, de como foi o dia anterior, também coloca algumas pessoas que não puderam estar o tempo todo durante a Lean Inception na mesma página dos outros e vou deixar vocês falarem mais alguns também para eu não tomar todo o tempo.
Cristiane ‘Coca’ Pitzer: Vou citar três desafios para complementar os desafios que vocês já citaram. Para mim, o maior desafio, assim, o número um é o frio na barriga da expectativa da minha audiência. É não saber o quão colaborativa ou não colaborativa essa audiência é, às vezes, não saber se existem conflitos pré-existentes entre as pessoas que estão participando da Lean Inception e pensar em como eu vou manejar isso, com um relacionamento de pouco tempo com essas pessoas. Então, eu citaria esse aí como um dos grandes desafios.
Um outro grande desafio que eu vejo, do ponto de vista do facilitador, é a gente cuidar da voz também e da nossa energia, porque são cinco dias extensos. Eu gosto sempre de parear, mas nem sempre isso é possível, nem sempre tem uma pessoa treinada, pronta para parear comigo. Então, às vezes rodo sozinha. Já rodei Lean Inception com 25 pessoas sozinha e é um desgaste pro corpo, pro cognitivo, para a voz e pro pensar. Como que a gente faz agora esse pessoal chegar num consenso, como que a gente alinha essa galera?
E o outro desafio que eu acho válido citar é conseguir agenda das pessoas para poderem vir participar. Às vezes, a gente faz todo esse trabalho pré, a gente reserva a agenda com antecedência e tudo mais e aí chega no dia do workshop e várias pessoas não podem participar ou têm outras reuniões que precisam atender ou saem de férias e esqueceram que tinha Lean Inception naquela semana. Enfim, vários desafios que eu acho complicado, às vezes, de contornar. E você, Borba?
Renato Borba: Fica difícil complementar assim quando tem tanta gente boa falando antes de mim, mas eu vou tentar. Uma coisa que casa bastante com o que vocês falaram eu acho que é a questão política, de você ter esse convencimento do todo, do quando, da direção, do onboarding da empresa, de geralmente um grupo de pessoas.
Eu tenho certeza que quem nunca facilitou uma Lean Inception vai ouvir, quando tiver vendendo uma Lean Inception dentro da empresa, para que seja feita, vendendo o processo de se realizar uma Lean Inception: pô, como que posso deixar aqui esse grupo de pessoas cinco dias sem trabalhar?
O que é uma besteira, porque, assim, esse grupo de pessoas está cinco dias trabalhando lá. É um trabalho que a gente está na Lean Inception, inclusive, é um trabalho bem complexo e que desgasta bastante a gente. Então, eu acho que essa questão política, ela é bem importante da gente mapear ela, da gente saber quem é nosso público, para poder ajudar na nossa facilitação.
No remoto hoje, eu não indico facilitar sozinho. De preferência, que você tenha ali um co-facilitator para te ajudar, porque, no remoto, a sua internet pode cair, pode acontecer algum problema de conexão, têm as ferramentas Mural, Zoom, pode necessitar de um suporte para as pessoas, então, acho que esses são alguns pontos que são bons desafios para tirar da frente quando vai se facilitar uma Lean Inception.
Mediadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “Vamos para a última pergunta do Maurício, obrigada, que é: Pessoal, vocês já precisaram hackear uma Lean Inception e rodar em 1-2 dias, pulando etapas que já eram conhecidas, por exemplo?”
Renato Borba: Essa, eu posso responder, porque eu gosto bastante dessa pergunta. Inclusive, a gente responde no treinamento, sempre surge. Assim, o principal: os cinco dias que é colocado ali no livro que o Paulo trouxe, não é um número mágico que foi criado o Paulo chegou e falou: espera aí, o vento está para o norte e serão cinco dias da Lean Inception.
Foi uma quantidade de dias que o Paulo ele validou, ele testou durante várias Inceptions e a comunidade, nós, inclusive, testamos isso durante um bom tempo. Então, assim, é uma quantidade de dias que é bem razoável para a gente conseguir facilitar uma Lean Inception bem bacana.
O que eu faço, normalmente, quando a empresa não é flexível nesse ponto? Eu prolongo o meu período de pré-Inception. Então, algumas etapas da Lean Inception que podem acontecer antes, igual um mapeamento de personas, têm empresas que fazem o estudo de personas, que não criam as próprias personas, criam as personas reais, que têm as pessoas reais ali, os clientes reais da empresa, eu faço esse trabalho prévio e eu levo eles para a Lean Inception como algo, eu não pulo essa etapa, mas eu acelero ela por conta de já ter um trabalho previamente feito.
Eu tento fazer algumas reuniões, com algumas etapas da Lean Inception também anteriores. Então assim, ah, você não quer gastar cinco dias direto, então, eu gasto três antes, com reuniões pontuais, fazendo algumas atividades para que eu consiga tirar aquele tempo lá na frente.
E uma coisa que é muito importante: números e métricas sempre. Então, assim, mostre depois para a empresa, para os diretores, para quem está patrocinando as Inceptions, a transformação ou que quer esteja acontecendo na empresa que vocês trabalham, olha só, a gente rodou uma Lean Inception de dois dias e a gente teve perdas nisso, nisso, nisso e nisso por rodá-la em dois dias.
Teve questões, discussões que a gente teve que amadurecer depois em tempo de Sprint, por conta de não ter discutido em tal e tal etapa da Lean Inception. Quando a gente traz isso, dificilmente, onboarding, uma diretoria ou os patrocinadores do projeto das empresas vão falar: não, eu quero que continue com dois, três dias, porque eles estão olhando realmente para lucro, para resultado, eles também querem o bem. O ponto é que eles, em alguns momentos, estão olhando para o lucro na frente do bem, porque eles não enxergam esse bem.
Então, faz parte da nossa obrigação, como agente de transformação dentro das empresas, que a gente mostre para eles o bem que a Lean Inception completa vai trazer para empresa.
Danielle Pedroso: Uma das coisas que eu costumo perguntar: essas pessoas estão prontas para participar de uma Lean Inception de fato e mostrar para eles, como o Borba comentou, as métricas ruins de não ser feito todas as etapas que são necessárias. Então, pular uma etapa ou outra, por exemplo, de personas nos casos em que já têm isso mapeado, acho que não afetaria muito. Mas, têm muitas outras que, às vezes, o pessoal quer deixar de fazer e que, ao final do dia ali, vai fazer toda a diferença.
Então, é importante mostrar para eles os benefícios de cada uma das etapas, porque a gente têm vários exemplos de que, rodando em menos tempo, a gente não têm o objetivo que a gente precisava de uma Lean Inception ou, então, vê se, de repente, é o momento de uma Lean Inception de fato, se não precisa ser algum outro método ou framework etc que seja uma etapa antes para eles poderem amadurecer a ideia e, aí sim, a gente entrar com esse processo de Lean Inception depois.
Cristiane ‘Coca’ Pitzer: Eu também já precisei hackear, mas eu não chamei de Lean Inception. Eu já trabalhei em empresa que era muito difícil conseguir tempo das pessoas assim em uma sequência, não só pela questão do lucro imediato, como o Borba falou, mas, também, eram empresas que tinham muitos problemas operacionais, muito débito técnico, muito problema de código e as pessoas viviam apagando incêndio.
Então, era muito difícil conseguir tirar elas dessa operação e trazê-las para pensar em melhoria. Então, eu já fiz, sim, de reduzir e falar: tá bom, qual que é o máximo que eu consigo com essas pessoas? Um dia, ok, então quais são as perguntas principais que precisam ser respondidas que eu vou trazer para esse um dia e usar as ferramentas da Lean Inception para poder responder isso e mostrar para o time o quão importante é ter o tempo de pensar.
E aí, a gente começou até a usar o mantra lá na empresa que era mais barato gastar tempo pensando do que consertando. A partir disso, de ganhar confiança, de mostrar esse valor de pensar para o time, eu fui conseguindo, aos poucos, marcar sessões mais longas até que a gente chegasse na Lean Inception. Então, espero ter respondido aí também.
Paulo Caroli: Muito boas as respostas. Eu vou adicionar só mais um pouquinho tá, vou fazer uma comparação com retrospectiva: dois estilos – um, eu vou fazer uma retrospectiva em 10 minutos, Coca, você tem que melhorar a escrita da história do usuário, Dani, você é responsável por alterar o accepted testing que não estava bom na última Sprint, Luiz, você tem que chegar aqui às 9 da manhã e acabou, está feita a retrospectiva, porque ela não foi colaborativa.
Se você quer uma retrospectiva colaborativa, tem que ser uma hora, com todo mundo participando e a gente vai falar de cada assunto. A Lean Inception é parecida, quando a gente olha a perspectiva de negócio, de usuário e de tecnologia, se você reduz para um, dois dias, não dá para ter uma conversa colaborativa com todo mundo.
Quando isso acontece e, às vezes, tudo bem, por exemplo, não precisa fazer o brainstorming de funcionalidade, não precisa olhar área de negócio, alinhar sobre qual é a visão do produto, a gente já fez atividades de personas e journeys, a gente já tem uma lista de funcionalidades, ótimo, talvez funcione em dois dias.
A gente está vendo uma Lean Inception um pouco mais técnica, faz só uma revisão técnica de UX de negócio, coloca no sequenciador e no Canvas MVP. Isso cabe em dois dias, mas eu estou assumindo que todo um alinhamento já aconteceu antes. Se não, você vai estar acelerando e passando por cima da parte colaborativa, que é um grande benefício da Lean Inception.
Ela é colaborativa e gera o comprometimento entre as pessoas. Então, cuidado para não encurtar e perder o comprometimento e a colaboração.
Luiz Gustavo Amorim: Cara, eu vou ser um pouco mais enfático, já está chegando no final aqui do Fishbowl. Não recomendo, não vai dar certo, já fiz algumas vezes. Eu conheço o Caroli desde 2001, a gente tem essa cara de garoto, mas a gente está ficando meio velho e, numa dessas, eu tive a oportunidade de ele estar na sala rindo de mim. Ele falou: não vai dar certo, se fazer essa parada aí um dia vai dar errado. E, eu fiz, e deu errado.
É o que o Caroli falou, essa dinâmica toda de fazer persona, de fazer a jornada, ela tem um motivo além de ser um brainstorming. Ela é um momento que tanto a pessoa, as lideranças quanto o facilitador, vai identificando ali os elos entre cada pessoa. E, assim, de novo, num cenário de inovação, que a gente já está vendo por A mais B que todo mundo prediz o resultado, a gente é muito ruim em predizer o que vai ser bom, a gente precisa criar um ambiente seguro em que as pessoas tenham ideias diferentes.
A gente precisa fazer isso e todo aquele momento ali, a persona, a jornada, brainstorming de ideias, o faz-não faz-é-não é, o próprio momento ali do quê e do como são momentos em que você pode dar uma sorte de aparecer uma ideia diferente. Então, se você realmente quer fazer diferença na vida de seus clientes, usa a Lean Inception para identificar o que realmente vai mexer ponteiro.
Para isso, tem que ter tempo, não tem mágica. As pessoas têm perfis diferentes, umas falam mais, outras falam menos, tem gente que fica insegura de chegar em público e dar uma mega ideia, tem gente que precisa de um momento mais em silêncio, que ela vai fazer um grupo menor ali, uma dinâmica. Então, já tentei fazer em um dia, dois dias, três dias e deu errado em todas, então, recomendo fortemente fazer em cinco dias, usar o quinto dia para trazer o buy-in dos stakeholders, mostrar o Canvas, alinhar todo mundo em cima de critérios de avaliações que vão ficar comuns.
Cara, um dos maiores erros de teste AB é rodar teste AB sem combinar o critério de avaliação antes. O MVP Canvas é um ótimo momento de se falar: cara, eu tô fazendo isso para chegar nesse resultado eu vou mensurar desse jeito e ali você conseguir ver se a galera está entendendo para que serve cada métrica ou não. Então, assim, não recomendo fazer em dois dias, nem em três, nem em quatro. Faz em cinco.
Diego Aristides:Eu acho que esse é o momento que eu não vou ser mais convidado para falar sobre Lean Inception. Eu acho que tem um ponto que a gente sempre precisa olhar que é o ecossistema em que a gente está inserido. Vou colocar dois pontos aqui: eu sou um consultor que entro dentro de uma empresa para fazer um projeto e lá a gente entende que precisa executar workshop de Lean Inception, alinhar um time específico que talvez a gente nunca viu na vida e botar esse povo para conversar e ter essa essa dinâmica realmente de colaboração.
Quando você está num outro cenário, num outro lado onde a organização já está na 30ª, 40ª Lean Inception e já está meio que é aculturado, dentro do DNA dessa empresa, o trabalho de colaboração, eu acho que aí você consegue ter alguns espaços para encurtar e também para promulgar.
Por que eu tô falando isso? No meio de uma pandemia, executar uma Lean Inception com um médico, tirar esse médico, tirar esse profissional de saúde do cuidado para executar, para continuar tocando o dia a dia de tecnologia, o dia a dia de produto, foi um tremendo desafio para a gente. E aí a gente se fez essa pergunta: o quanto que eu estou ferindo o método ou o quanto que eu estou adaptando para entregar valor?
E, assim, da nossa experiência, a primeira vez deu errado. A gente teve que entender essa dinâmica e, como o Borba falou, puxa, vamos começar a trabalhar fazendo os bastidores para que esse time tenha realmente a qualidade e o momento de colaboração na hora em que estiverem juntos. Então, eu não sei, talvez eu seja mais convidado para estar aqui para conversar.
Mas, tem que olhar muito para o ecossistema que a gente está inserido. Agora, por exemplo, Diego, você foi convidado para entrar numa empresa nova e fazer um workshop Lean Inception em uma empresa que você não tem ideia de onde que é e não conhece as pessoas. Aí sim, cinco dias, programa completo, vamos seguir o manual, seguir a regra, seguir o material exatamente como foi desenhado e usar esses recursos.
Agora, numa organização, onde você coloca 30 pessoas e as 30 já participaram de uma Lean Inception, a dinâmica é muito mais fácil, é muito mais fluída. Todos estão aqui convidados a participar de alguma conosco aqui e trazer essas provocações para a gente também e podem continuar me convidando.
Paulo Caroli: Diego, é muito a sua boa colocação, pois você traz um exemplo da Lean Inception além de TI. Acho que muito da minha vivência, da do Luiz e de muita gente aqui é em TI. Então, você falar mais de uma semana para TI, o medo que a gente fica é, cara, você vai criar um backlog enorme né, cuidado. Mas não, você está trazendo o caso real de um hospital, médico, enfermeiro, no meio da pandemia. Então, sim, a gente tem que adaptar. Acho que essa mensagem é super importante: adapte ao seu contexto, só cuidado para não sair adaptando na primeira, quando você nunca rodou aquilo.
Diego Aristides: Exatamente, a gente fez uma POC (proof of concept). Eu lembro muito bem que a gente ligou pro Caroli e disse: Caroli, deu ruim aqui, a situação está complicada, o que a gente pode fazer? Estamos pensando em fazer isso. Aí ele disse: cara, testa, pilota, faz uma POC com o teu time e vamos validar. E foi muito nesse sentido, validando, entendendo se realmente tinha resultado ou não.
Teve algumas que a gente olhou e falou: puxa, realmente, se fossem cinco dias, ia ter um resultado incrível, mas para aquele momento, para a entrega de valor que a gente precisava colocar, naquele momento funcionou. Mas é polêmico, é polêmico Luiz.
Paulo Caroli: Vou aproveitar aqui e agradecer para nossa comunidade. Como você viram, o Luiz falou comigo, o Borba, o Diego. A Lean Inception só evoluiu, porque é nossa, porque é do Brasil, é da nossa comunidade. Eu escrevi o livro e eu segui compartilhando sobre esse assunto, porque eu adoro facilitação de Lean Inception, mas eu tenho muito a agradecer a vocês que estão aqui, a nossa comunidade, que é a gente que está usando, a gente foi melhorando ao longo do tempo. Muito obrigado, em nome da nossa comunidade, quero agradecer a vocês que estão aparecendo aqui agora.
Danielle Pedroso: Acho que só para fechar: a mensagem mais importante aqui é a gente entender que, ao final, isso vai gerar um valor, seja em cinco dias, seja em três dias, seja em TI, seja fora de TI, porque se a gente tentar seguir sempre no by the book, a gente acaba perdendo as pessoas que colaboraram e que quiseram que aquilo fizesse a dar certo se a gente tiver um tempo, um período menor ali.
Mas eu acho que o mais importante é sempre a gente olhar vai gerar o resultado que a gente espera? A gente vai errar alguma vez e na segunda a gente vai acertar? Ou, então, putz, a gente entendeu que no nosso cenário três dias é ok? Então, assim, é questão de fato ver ali o momento, eu acho que é isso.
E aqui o episódio de hoje. Espero que você tenha gostado. Eu te peço para se inscrever e recomendar esse podcast na sua plataforma de podcast preferida, como Spotify e YouTube, e nas redes sociais. Ou, como eu prefiro: recomende aos seus amigos. Assim, você me ajuda com a missão de compartilhar conhecimento sobre as novas relações de trabalho, de forma a contribuir para a transformação de um mundo melhor.
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Notas do episódio
Lean Inception: Saiba como alinhar pessoas e construir o produto certo
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