Kanban é um método formulada por David J. Anderson para gestão do fluxo de trabalho de um processo incremental e evolutivo. Influenciado pelo modelo Toyota Just-In-Iime, o método se baseia em visualizar o fluxo de trabalho e, a partir disso, atuar no processo para não sobrecarregar os membros da equipe.
Através de uma abordagem de gestão visual perante a cadeia de valor, o processo, desde sua etapa inicial até a entrega do trabalho, é exposto aos membros da equipe. Tipicamente a cadeia de valor é rerpesentada em quadros brancos com post-it ou ferramentas online. Processo, items de trabalho, bem como os trabalhadores estão visualmente representados nesses quadros, comumente chamados de kanban boards, ou kanban (isso mesmo, o método e o nome do quadro se confumdem). A partir do kanban, fica mais fácil para a equipe decidir o que, por quem, quando, e quanto produzir.
No desenvolvimento de software, normalmente uma pequena tarefa leva de horas a dias para ser concluída. Além disso, você não consegue visualizar quantos requisitos estão atualmente em análise; ou quantos requisitos estão actualmente sendo codificados ou testados. O fato é que não conseguimos “ver” o item de trabalho relacionado ao software, e como este se move ao longo das etapas de do processo, até que esteje pronto. Aqui é onde tudo começa: kanban torna tais itens em construção visíveis!
1. Visualize o workflow
A ideia prinncipal do kanban é colocar o fluxo de trabalho na frente de todos. Por exemplo em um quadro branco, ou na própria parede. Abaixo está uma foto tirada de kanban de uma equipe de desenvolvimento de software.
Como a parede é uma superfície bidimensional, o kanban é apresentado em um formato tabular, onde as etapas de trabalho são títulos de colunas, e os items de trabalho, as fotos das pessoas, e outras marcas relacionadas ao trabalho preenchem o espaço na parede. Estes cartões podem ser organizados em uma linha horizontal ou não. Tudo depende da equipe e como elas representam e organizam o seu trabalho na parede.
2. Limite o WIP
Limitar o trabalho em andamento, ou WIP de work-in -progress em Inglês, implica que o kanban segue um sistema puxado. O trabalho em cada etapa do processo é limitado de forma que um novo trabalho somente seja “puxado ” para a próxima etapa quando há capacidade disponível dentro do limite WIP de tal etapa. As restrições de WIP identificam gargalos e áreas problemáticas no processo, auxiliando o time a tomar decisões para resolvê-los . Limitar WIP é o grande diferencial do método Kanban. Tal artimanha é o divisor de aguas entre task boards, ou quadros visuais – como eram conhecidos antes da influencia de David Anderson com a divulgação do método Kanban—e o quadros kanban.
3. Siga melhorando o fluxo de trabalho
Segundo David Anderson, o ponto principal de implantar um kanban é criar uma mudança positiva. Antes de criar essa mudança o time tem que saber o que mudar. O time precisa descobrir isso olhando como itens de trabalho estão fluindo através do processo, e analisando as áreas problemáticas em que o trabalho engargala. Daí sim, realizar no mudanças no processo de trabalho para resolver tais problemas.
E assim sucessivamente; identificando problemas, e agindo para resolvê-los. Tudo isso baseado na visualização e limites WIP do kanban. Melhorando o trabalho e o processo, na busca contínua de maior eficiência.
Conclusão
O kanban pode ser visto como uma ferramenta de comunicação para rapidamente adquirir e divulgar conhecimentos entre os membros de uma equipe. O objetivo principal é dar a todos os membros da equipe uma visão compartilhada do processo e do estado do atual do trabalho. Para este fim, o kanban tem representações visuais para as fases de trabalho, as pessoas, e o trabalho.
Mas o método kanban vai além disto. A partir de uma simples abordagem: visualização do workflow e limites de WIP, a equipe trabalha em um sistema puxado, que auxilia o time a identificar gargalos e atuar sobre áreas problemáticas no processo. Sendo assim, kanban fornece a equipe: uma ferramenta, uma prática e um processo de melhoria contínua.
