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Sprint Estratégica: como identificar objetivos e priorizar iniciativas para alcançá-los?

capa do artigo Sprint Estratégica, com fundo amarelo claro e ao lado a imagem de símbolos que representam ideias (lâmpada), crescimento (seta).

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Por Joaquim Torres e Paulo Caroli Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre a Sprint Estratégica, uma forma rápida e efetiva de compartilhar perspectivas, identificar objetivos e alinhar o direcionamento estratégico para uma organização, unidade de negócio ou grupo de pessoas. Criado a partir da união de experiências de Paulo Caroli e Joca Torres, este conjunto de atividades é ideal para ajudar organizações a definir ações estratégicas de forma prática e simplificada. Descubra como a Sprint Estratégica pode ajudar a sua equipe ou organização a alcançar seus objetivos em um curto espaço de tempo.

 

O que é a Sprint Estratégica?

A Sprint Estratégica é uma forma rápida e efetiva de compartilhar perspectivas, identificar objetivos e alinhar o direcionamento estratégico para uma organização, unidade de negócio ou grupo de pessoas. É uma sequência de atividades, tipicamente realizadas ao longo de uma Sprint (uma semana), para decidir o rumo que a organização deve seguir, identificar os principais objetivos estratégicos e priorizar iniciativas para alcançá-los.

 

Como surgiu a Sprint Estratégica?

Este artigo sobre Sprint Estratégica e o template do Mural têm origem quando eu, Paulo Caroli, em uma mesma semana, participei do Treinamento Criando a Visão e Estratégia de seu Produto”, do autor Joca Torres, e lecionei o meu Treinamento Liderança de Produto e Alinhamento Estratégico. O Treinamento do Joca foi segunda e terça-feira à noite e, logo nos dias seguintes, quarta e quinta-feira, lecionei o meu. Eu percebi a sintonia entre ambos Treinamentos e resolvi criar o template no Mural e trabalhar nessa sequência junto com o Joca. Tanto ele quanto eu já vínhamos, por mais de uma década, utilizando essas atividades para propósitos similares: ajudar organizações com suas ações estratégias. Juntos, acreditamos que podemos ajudar ainda mais gente com este importante e difícil objetivo: definir ações estratégicas.

Esse não é o único conjunto de atividades que organizações utilizam para definir suas ações estratégias. Há muitas pessoas que compartilham conhecimento similar. Mas, acredito que a junção da visão de produto e estratégia de produto do Joca Torres, com a minha (Paulo Caroli) experiência prática facilitando workshops estratégicos para várias organizações é muito valiosa. Por isso, passei alguns dias organizando este material para compartilhar contigo. Sprint Estratégica foi o nome escolhido, pois Sprint é uma palavra reconhecida no mercado, que indica uma iteração curta, tipicamente em uma semana. Estratégico é exatamente o tema do workshop. Logo, juntamos ambas as palavras para simplificar a comunicação sobre o que nós usamos tipicamente em uma Sprint para definir a estratégia de equipes e organizações.

 

O que é essencial para ter sucesso com a Sprint Estratégica?

São três os pontos essenciais para o sucesso deste workshop:

  1. A participação das pessoas adequadas.
  2. Ter clareza da visão e do propósito da organização, unidade de negócio ou grupo de pessoas.
  3. A condução das atividades, na sequência indicada, dentro de uma mesma Sprint.

Em relação ao primeiro ponto, o sucesso ou fracasso da sua Sprint Estratégica está diretamente relacionado à participação das pessoas adequadas. De nada adianta usar excelentes atividades, em uma ótima sequência, se não houver a participação das pessoas adequadas, com conhecimento, autonomia e responsabilidade para debater, escolher e executar ações estratégicas. Pessoas são muito mais importantes que processos. Foque nas pessoas. Decida e convide as participantes da Sprint Estratégica.

Confirme que essas são as pessoas adequadas, com tempo, interesse e informação necessários para o sucesso desse workshop. As atividades da Sprint Estratégica tomam como base a visão e o propósito da organização, os quais já devem estar descritos e compartilhados com todos participantes. Por isso, o segundo ponto: ter clareza da visão e do propósito da organização, unidade de negócio ou grupo de pessoas. Caso você ainda não tenha ou está em dúvida sobre como construir essa visão, confira o artigo do Joca sobre Visão de Produto. Sobre o terceiro ponto, muitas atividades nas organizações são contínuas, por exemplo: reuniões operacionais e suporte ao cliente.

Mas, assuntos estratégicos não devem ser planejados continuamente. Não defina um novo direcionamento estratégico a cada semana. Foco e direção são essenciais para o sucesso de toda e qualquer estratégia. Por isso, é muito importante conduzir as atividades na sequência indicada, dentro de uma mesma semana, uma Sprint. Não alongue sua conversa sobre estratégia. Não comece a conversar dia 3 de janeiro e termine as conversas depois do Carnaval. Execute as atividades da Sprint Estratégica em uma semana, uma Sprint. Depois, ao longo do tempo, acompanhe suas ações estratégicas. Mais adiante, talvez no próximo trimestre, você vai executar outra Sprint Estratégica.

 

A agenda da Sprint Estratégica

Segue um exemplo de agenda da Sprint Estratégica. Conforme explicado anteriormente, alcançamos mais sucesso quando realizamos essa sequência de atividade com os participantes adequados, ao longo de uma mesma semana.

A seguir, você vai conferir uma breve descrição e os passos de cada atividade, na sequência indicada, para a Sprint Estratégica. Essas atividades estão disponíveis no template Mural para a Sprint Estratégica:

 

Kick-off da Sprint Estratégica

A Sprint Estratégica começa com um kick-off, seguida por uma sequência de atividades para compartilhar perspectivas e alinhar o direcionamento estratégico e termina com um showcase.

Pense grande, comece pequeno, aprenda rápido!

Passo a passo:

  1. Peça para o principal sponsor da Sprint Estratégica abrir o workshop apresentando a Visão de Troca de Valor e reforce a importância do alinhamento estratégico.
  2. Peça para que todos participantes se apresentem e conversem sobre suas disponibilidades para participar das atividades.
  3. Alinhe as agendas, participantes e horários para cada atividade.

 

Defina a primeira versão dos objetivos estratégicos

Cada participante deve compartilhar o que entende como objetivos estratégicos para a empresa, produto, ou time e os vários pontos de vista devem ser discutidos para chegar a um consenso sobre o que é realmente importante. Essa atividade auxilia no levantamento e esclarecimento dos objetivos.

Se você tiver que descrever os três principais objetivos estratégicos, quais seriam eles?

Passo a passo:

  1. Solicite a cada participante que escreva, individualmente, três respostas para a pergunta acima.
  2. Solicite aos participantes que compartilhem o que escreveram, agrupando-os por similaridade nos ‘clusters’.
  3. Reescreva, com todos juntos, o objetivo estratégico para cada cluster.

Idealmente, devem ser de 3 a 5 objetivos estratégicos. Mais do que 5 objetivos estratégicos pode causar perda de foco na execução. Essa é a primeira versão de seus objetivos estratégicos, baseada apenas no entendimento individual de cada participante sobre o que é importante.

As próximas atividades irão prover os insumos necessários, através de conversas e análises, para revisar e refinar esses objetivos estratégicos.

 

Descreva as personas

Para efetivamente elaborar a estratégia da empresa, do produto ou do time, é importante ter em mente os usuários, os clientes, seus problemas e necessidades. Uma persona cria uma representação realista dos principais usuários e clientes, auxiliando os participantes a buscarem a interseção entre os objetivos estratégicos e as necessidades dos clientes.

Uma persona representa um cliente, descrevendo não só o seu papel, mas, também, características e necessidades.

Passo a passo:

  1. Divida os participantes em três grupos e solicite que cada um deles descreva uma persona.
  2. Cada grupo apresenta a sua persona para todos participantes.
  3. Opcionalmente, faça mais rodadas para descrever outras personas. Após cada rodada, agrupe-as por similaridade.

 

Apresente a análise de mercado

A análise de mercado compartilha informações sobre o contexto da organização, seus produtos e serviços a fim de identificar oportunidades e problemas inerentes à área de atuação. Essa análise deve gerar insights, apontar onde é necessário concentrar os esforços e demonstrar quais aspectos estratégicos devem ser priorizados.

Com base no entendimento do mercado, qual caminho seguir?

Passo a passo:

  1. Divida os participantes em grupos e solicite que cada um deles descreva um dos blocos selecionados: Concorrentes (diretos e indiretos) / Mercado potencial, endereçável / Crescimento de mercado / Disrupção à vista / Regulamentação.
  2. Cada grupo apresenta a análise do seu bloco para todos participantes.
  3. Destaque os principais pontos de atenção para cada bloco.

 

Preencha a matriz SWOT

Utilize a matriz SWOT para entender melhor os pontos fortes e fracos do grupo, bem como encontrar oportunidades e ameaças para atuar sobre. SWOT são as iniciais de Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats; em português: Fortalezas, Oportunidades, Fraquezas, Ameaças.

Considerando a Visão de Troca de Valor, os Objetivos Estratégicos, as Personas e a Análise de Mercado, quais são nossas fortalezas? Que oportunidades temos? Quais nossas fraquezas? Que ameaças temos?

Passo a passo:

  1. Peça para que cada participante selecione uma cor de post-it e preencha, no máximo, três itens para cada quadrante da matriz SWOT.
  2. Converse a agrupe os itens. Faça essas três perguntas: O que está igual? O que está diferente? O que te surpreendeu?
  3. Crie uma matriz SWOT única, que deverá ter, também, o limite de, no máximo, 3 itens por quadrante, a partir da convergência dos SWOTs individuais. Esse será um excelente exercício de priorização.

 

Revise os objetivos estratégicos a partir da matriz SWOT

Utilize a matriz SWOT consolidada para revisar os objetivos estratégicos. Isso é feito a partir da análise dos pontos fortes a serem reforçados, pontos fracos a serem melhorados, oportunidades a serem exploradas e ameaças a serem combatidas.

De todos os itens, quais os três mais importantes? Por quê?

Passo a passo:

  1. Peça para cada participante votar em 3 itens do SWOT consolidado que consideram mais importantes.
  2. Cada participante deve explicar cada um dos seus 3 itens para todos.
  3. Faça uma nova rodada de votação e escolha os 3 a 5 itens mais votados.

Esses são os objetivos estratégicos prioritários baseados na matriz SWOT consolidada. Eles foram baseados em todas conversas, análises e artefatos das atividades anteriores, o que os tornam insumos essenciais para a próxima atividade.

 

Descreva os OKRs

De posse dos objetivos estratégicos, é o momento de criar os OKRs, que é a abreviação de Objectives and Key Results; em português: objetivos e resultados-chave. Os resultados-chave nada mais são do que as métricas e os indicadores que mostram que o objetivo está sendo atingido.

Objetivos (Onde queremos chegar?) e Resultados-chave (Como saber se estamos chegando lá?)

Passo a passo:

  1. Apresente os principais objetivos estratégicos (são os 3 a 5 definidos na etapa anterior).
  2. Faça um brainstorm sobre os resultados-chave para cada objetivo (de 3 a 5 por objetivo).
  3. Melhore os OKRs.

Confira outros artigos do Paulo Caroli sobre o assunto:

Confira outros artigos do Joca sobre o assunto:

 

Formule a declaração de hipóteses

Hipótese é a possibilidade de alguma coisa acontecer. Converse sobre as iniciativas e ideias que o grupo acredita ajudar a alcançar os OKRs. Formule algumas declarações de hipóteses para os OKRs, seguindo o template:

Acreditamos que ajudará com pois temos a hipótese de que <hipótese>. Sabemos que estamos chegando lá com base nesses .

Exemplo: Acreditamos que ajudará com , pois temos a hipótese de que . Sabemos que estamos chegando lá com base em e . Passo a passo:

  1. Divida os participantes em grupos, sendo um grupo para cada objetivo estratégico.
  2. Peça que cada grupo formule de uma a cinco declarações de hipóteses para o seu objetivo estratégico.
  3. Apresente as declarações de hipóteses para todos participantes. Incorpore os comentários e sugestões pertinentes.

 

Compare e priorize as iniciativas

Pontue todas as propostas de iniciativas, de maneira relativa, de forma que todos possam entender as opções, compará-las e ordená-las de acordo com o custo da oportunidade.

Quando você se depara com várias opções ao mesmo tempo, é natural compará-las entre si.

Passo a passo:

  1. Crie a tabela (iniciativas x critérios) – recapitule as iniciativas e explique/ajuste os critérios.
  2. Pontue cada iniciativa uma em relação às outras.
  3. Calcule a pontuação para cada iniciativa.

Dois são os pontos fundamentais dessa atividade: (1) a comparação relativa, e (2) os critérios usados. Abaixo, um exemplo comparando a iniciativa A e B, com os critérios utilizados e o resultado de pontuação:

Critérios e pontuação:

  • Valor do negócio: Qual valor potencial ou impacto negativo para o nosso negócio? (valor de 1 a 5).
  • Esforço: Como esta iniciativa se compara a outras? (valor de 1 a 5).
  • Pontuação: Valor do negócio / Esforço.

Iniciativa A:

  • Valor do negócio: 8
  • Esforço: 2
  • Pontuação: 8/2 = 4

Iniciativa B:

  • Valor do negócio: 5
  • Esforço: 1
  • Pontuação: 5/1 = 5

Nesse exemplo, a iniciativa B tem maior pontuação que a iniciativa A.

 

Showcase da Sprint Estratégica

Este é o momento de apresentar o resultado do trabalho realizado na Sprint Estratégica. Tipicamente, algumas pessoas não podem participar das atividades da Sprint Estratégica, mas têm muito interesse em verificar o seu resultado. Por isso, a sessão de showcase ao final da Sprint Estratégica.

Compartilhe o resultado, discuta, faça ajustes. Logo, aproveitando que todos estão reunidos, alinhe sobre os próximos passos. A Sprint Estratégica chega ao fim. Entretanto, esse é somente o começo da caminhada no rumo para atingir os objetivos definidos. Alguns exemplos de perguntas respondidas ao se decidir os próximos passos: Quem fica responsável pelo o quê? Como acompanhamos o progresso?

 

Sobre os autores

Paulo Caroli é um apaixonado por inovação, empreendedorismo, produtos digitais, processo, pessoas e transformação. Como autor do best-seller “Lean Inception” e facilitador de workshops estratégicos, sua contribuição tem sido fundamental para o avanço de práticas ágeis em diversas organizações. Como autor, palestrante, consultor e facilitador, Caroli já ajudou muitas pessoas, times e organizações a desbloquear ideias e aprimorar a forma de trabalhar, inspirando muitos a buscar o sucesso em suas próprias trajetórias profissionais.

 

Joaquim Torres (Joca) é advisor de desenvolvimento e gestão de produtos digitais. Tem mais de 30 anos de experiência hands-on. Liderou a transformação digital da Lopes Consultoria de Imóveis como CDO (Chief Digital Officer). Antes disso, foi CPO (Chief Product Officer) do Gympass, Conta Azul e Locaweb. Iniciou sua carreira montando sua primeira startup em 1992, um BBS que se tornou um dos primeiros provedores de acesso à internet do Brasil. Autor de 3 livros sobre gestão de produtos digitais, escreve regularmente em http://gyaco.com.

 

 

Template da Sprint Estratégica na Mural

Confira o template da Sprint Estratégica na Mural.

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Paulo Caroli

Paulo Caroli é um consultor, autor e palestrante altamente respeitado, conhecido por criar a metodologia Lean Inception. Como autor de cinco livros influentes sobre agilidade nos negócios, incluindo o best-seller Lean Inception, ele traz uma vasta experiência prática para seu papel como Inception & OKR advisor na Thoughtworks - Expert in Product and Project Inception, Advisor on Team OKR. Paulo está profundamente envolvido em workshops estratégicos, desenvolvimento de produtos digitais e na orientação de equipes sobre agilidade nos negócios e estratégia de produto.
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