Técnicas para Facilitação de Lean Inception

10 ago 2023 | Lean Inception

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Como você facilita uma reunião, uma atividade ou uma sessão de workshop? Deve ser um grande grupo com todos conversando? Começar com um brainstorming individual? Trabalha em grupos menores? Você deve considerar muitas opções para decidir a formação do grupo e abordagem de comunicação. Neste artigo, o autor Paulo Caroli compartilha algumas técnicas e dicas usadas durante na facilitação de workshops Lean Inception, incluindo conselhos para executá-las remotamente.

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Brainstorming individual

O brainstorming é o processo de livre pensamento e geração de ideias, apresentando alternativas e possibilidades, descobrindo falhas e desenvolvendo abordagens criativas. Às vezes, você deseja ter um brainstorming individual antes do agrupamento de ideias ou do brainstorming em grupo. Nesse cenário, os indivíduos devem desenvolver seu próprio pensamento antes da conversa em grupo. Isso é útil quando você deseja destacar ou verificar as várias perspectivas dos participantes.

O brainstorming individual aborda uma armadilha do brainstorming de grupo: a situação em que alguém não argumenta, porque sente que todos os outros membros do grupo já alcançaram a unanimidade. Ao seguir um brainstorming individual primeiro e depois um brainstorming em grupo, você evita esse cenário, pois a anotação individual é visível para todos.

 

Dividir para conquistar

   

Atividades em grupo grandes podem levar muito tempo. Em algumas situações, todos precisam estar presentes na mesma conversa. Mas, em outras, isso não é necessário: o todo pode ser decomposto em pedaços menores.

Ao invés de um único grupo, trabalhando sobre o todo, divida o grupo alguns subgrupos, onde cada subgrupo trabalha em um pedaço do todo. Logo, cada subgrupo apresenta o resultado do seu trabalho a todos. Esse é o dividir para conquistar.

Dica para workshops remotos: no Zoom (ou ferramentas de videoconferência similares), use a funcionalidade de “breakout room”.

 

Formação do Aquário

   

A formação do aquário é ótima para manter uma conversa focada, mesmo com um grande grupo de pessoas. Nessa formação, apenas algumas pessoas podem conversar (os peixes no aquário). As pessoas restantes são ouvintes (as que observam o aquário). Os ouvintes podem participar da discussão a qualquer momento. Mas, para tanto, devem virar peixes e entrar no aquário. Tipicamente, se alguém entra, outra pessoa sai do aquário.

Solução remota 1: Use um board compartilhado. Coloque a imagem de um aquário e escreva o nome de cada participante seja num post-it virtual ou numa imagem de um peixe de aquário. Decida quantos e quais peixes começam no aquário. Esses podem falar. Se alguém quiser entrar na conversa, deve colocar seu peixe no aquário. Nesse caso, alguém deve sair do aquário.

Solução remota 2: na ferramenta Zoom (ou similares), peça para todos colocarem no modo galeria, para que possam se ver. Decida quem serão as pessoas a começarem no aquário. Esses devem ter seus microfones abertos, todos os outros devem manter seus microfones fechados. Se alguém quiser entrar na conversa, deve fazer um gesto — decida o gesto que identifica a ação de entrar no aquário — e abrir seu microfone (faça o barulho de pular no aquário). Se uma pessoa entra no aquário, alguém deve sair.

 

No centro das atenções

 
 

Muitas vezes, durante workshops, precisamos centrar a atenção em uma pessoa, que compartilha uma apresentação, um desenho, ou explicação — geralmente, com algum artefato visual — que todos devem seguir.

Em um workshop presencial, para alcançar isso — uma pessoa no centro das atenções  — a formação da meia lua (imagens acima) é a mais recomendada.

A formação da meia-lua fornece dois aspectos: (1) todos se veem, evitando conversas cruzadas e “conversas pelas costas”, quando alguém fala de costas para outra pessoa; e (2) alguém está em um ponto central de atenção.

Essa formação reforça o ponto central das atenções (pessoa no centro da meia-lua). Em muitas ocasiões, o facilitador da reunião ou do workshop quer estar no centro ou identificar uma pessoa para estar no centro.

No mundo remoto, não posicionamos as pessoas remotas em meia-lua, mas precisamos nos organizar para que uma pessoa fale a as outras escutem. E precisamos evitar que as pessoas falem umas sob as outras, ao mesmo tempo.

Para tanto, segue uma solução para a formação ‘No centro das atenções’ para workshops remotos: Microfones desligados para todos, menos para quem está falando. Todos devem estar no modo galeria, para que todos se vejam. Quando alguém quiser fazer, abra o microfone (se preferir, abra o microfone e abane as mãos também). Restrição: se uma pessoa abre o microfone, a outra deve fechar seu microfone, de forma que somente uma pessoa esteja com o microfone aberto por vez. A pessoa no centro das atenções deve compartilhar algum artefato visual para manter todos olhando para as mesma tela (use as opções share e/ou follow das ferramentas para isso.

 

Pomodoro

Sessões longas são muito cansativas. Uma boa opção para reduzir a fadiga mental é ter intervalos curtos. Isso é ainda mais útil se todos entenderem a regra para esses intervalos: 25 minutos de atividade, seguido por 5 minutos de descanso. Repita isso quantas vezes forem necessárias, até terminar a longa sessão.

 

Fale & Agrupe

É uma maneira fácil e eficaz de colocar notas individuais em grupos de afinidade. Em vez de pedir a todos para escrever suas anotações e colocá-las em uma canvas comum, e depois disso tentar entendê-las e agrupá-las, siga esses passos:

  1. Peça aos participantes para fazerem suas anotações em áreas temporárias (essas áreas são para uso individual ou para subgrupos do grupo com todos participantes)
  2. Quando o tempo para anotações terminar, peça a um participante para ler uma anotação e colocá-la no canvas comum.
  3. Pergunte aos outros participantes se eles têm anotações semelhantes; nesse caso eles devem ler e colocá-las ao lado da respectiva anotação no canvas comum, formando um grupo de afinidade.
  4. Peça a um próximo participante para compartilhar uma nova anotação e colocá-la no canvas comum, iniciando um novo grupo de afinidade.
  5. Volte para o passo 3 até terminar todas as anotações.

 

Todos falam e contribuem

Às vezes, queremos momentos em que todos podem (e devem) falar e contribuir. Isso é muito útil quando queremos muita colaboração e que uma pessoa adicione a algum ponto levantado por outra pessoa.

Em workshops presenciais, a melhor forma de alcançar isso é através da formação em círculo (como na foto). A formação de um círculo é uma forma muito efetiva para buscar entendimentos comuns ampliando os níveis de escuta e a participação dos participantes.

Quando estamos num círculo, todos se enxergam e isso evita conversas cruzadas ou “conversas pelas costas”, quando alguém fala de costas para outra pessoa.

Solução remota: peça para todos selecionarem visualização em modo galeria na ferramenta de Videoconferência para que todos possam se ver. Combine uma dupla de palavras para indicar início e fim de fala, por exemplo: PING, PONG.

PING eu falo isso, aquilo e aquilo outro, PONG (calei). Quem quiser falar diz um PING. Às vezes, pode acontecer mais de um PING ao mesmo tempo. Se esse for o caso, deixe que as pessoas se entendam e decidam quem fala primeiro.

 

Você faz, eu faço também, depois comparamos

Por vezes, queremos comparar as diferentes soluções para um mesmo problema. Por exemplo: “descreva como fazer café”.

Em algumas situações e atividades, não queremos dividir o problema em pedaços menores (técnica ‘Dividir para conquistar’). Mas, desejamos comparar diferentes soluções ou opções para um mesmo problema, um mesmo contexto. Nesses casos, utilize a técnica ‘Você faz, eu faço também, depois comparamos’, com os seguintes passos:

  1. Descreva o tópico em questão
  2. Decida os subgrupos que irão trabalho no mesmo tópico
  3. Decida quanto tempo cada subgrupo teria para trabalhar separadamente
  4. Deixe cada subgrupo trabalhar pelo tempo determinado
  5. Compare os resultados e junte-os numa solução única, de todos

 

Votação

Votação é uma ótima atividade para gerenciamento e priorização do tempo. É normalmente usada (1) para focar a conversa em menos itens com maior interesse do grupo ou (2) para verificar a escolha dos participantes para algumas opções fornecidas.

Para workshops presenciais, votação de ponto (Dot Voting em inglês) é uma forma muito comum de votação. Nela, cada pessoa deve colocar um ponto (normalmente, feito com um marcador em um post-it ou uma nota em um quadro branco) para sinalizar seu voto.

Para workshops remotos, muitas ferramentas têm recursos de votação incorporados. Uma opção é usá-lo; outra opção para é simular a votação de ponto, adicionando marcas às notas ou post-its virtuais.

Paulo Caroli

Paulo Caroli é um apaixonado por inovação, empreendedorismo, produtos digitais, processo, pessoas e transformação. Como autor do best-seller “Lean Inception” e facilitador de workshops estratégicos, sua contribuição tem sido fundamental para o avanço de práticas ágeis em diversas organizações. Como autor, palestrante, consultor e facilitador, Caroli já ajudou muitas pessoas, times e organizações a desbloquear ideias e aprimorar a forma de trabalhar, inspirando muitos a buscar o sucesso em suas próprias trajetórias profissionais.
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