Transformações Ágeis em Órgãos Públicos
A criação de um projeto que trouxe ganhos incríveis para a educação da cidade de São Paulo e também para o trabalho da SME-SP
A Secretaria Municipal de Educação de São Paulo (SME-SP) — que atende cerca de 1 milhão de alunos e 80 mil profissionais — criou, em abril de 2017, o Pátio Digital, uma política de governo aberto para criar um laboratório de inovação tecnológica a fim de desenvolver soluções aos desafios das políticas educacionais de forma transparente com a sociedade. Esse trabalho contou com a parceria da Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO). Já no primeiro ano de desenvolvimento dessa nova postura da Secretaria, foi lançado o projeto Prato Aberto, uma plataforma inédita de transparência da alimentação escolar que abrange as mais de 2 milhões de refeições diárias que ocorrem nas escolas. Com o êxito desse primeiro lançamento, a busca por inovações feita pela SME-SP foi ampliada. O próximo produto do Pátio Digital a ser desenvolvido foi a Plataforma do Currículo da Cidade, uma ferramenta digital que atende a implementação de documentos curriculares da cidade de São Paulo alinhados à Base Nacional Comum Curricular (BNCC). Consulte o processo completo, assim como as metodologias, as técnicas, os insights e os aprendizados decorrentes dele — organizados em torno de cada uma de suas etapas: ideação, prototipação e desenvolvimento aberto. A necessidade de criar uma plataforma digital para o Currículo surgiu para facilitar o acesso dos professores e também a disseminação do conteúdo, de acordo com o objetivo da Secretaria de compartilhar e disponibilizar o conhecimento construído em conjunto, além de proporcionar uma conexão entre os diversos conteúdos que foram criados e que estavam disponibilizados em cadernos de matérias diferentes. 
Para a criação dessa plataforma, a equipe responsável por ela decidiu seguir um modelo de trabalho diferente de outros produtos que já haviam sido criados, mas também de forma extremamente colaborativa. O resultado foi que somente em quatro meses, e contando com o apoio de professores, técnicos da área pedagógica e de tecnologia e gestores públicos, foi construído um protótipo. Esse projeto marca dois pontos de inovações muitíssimo importantes na história da Secretaria Municipal de Educação de São Paulo:
- O objetivo de construir conhecimento a muitas mãos e compartilhar de forma aberta para pessoas interessadas, profissionais envolvidos ou outros municípios que busquem o conteúdo;
- O processo ágil e colaborativo, utilizando metodologias ágeis para reduzir o tempo de produção, além de proporcionar entregas rápidas e validações contínuas.
Mas, afinal, como foi conduzido esse processo? A equipe responsável pelo projeto (que contava com profissionais da Secretaria e também com consultores via UNESCO) utilizou técnicas da metodologia ágil como a Lean Inception, o Google Sprint e o Service Design Sprint e, com a colaboração dos professores envolvidos, chegou ao resultado esperado! Ainda nas etapas iniciais de pesquisa e idealização do projeto, já foi incorporada uma das atividades da Lean Inception (É – Não é – Faz – Não faz) para que o time pudesse descobrir e definir as principais funções e características da plataforma online do Currículo. Outra atividade que faz parte da Lean Inception é a criação de personas para encontrar o usuário do projeto em questão. Com o resultado, o time conseguiu mapear os perfis dos professores que usariam as plataformas para, então, realizar uma rodada de oficinas diretamente com eles. Nesse momento, foram validados três pontos principais: 1) se os perfis levantados estavam corretos; 2) o que era importante ou não para a plataforma a partir da análise de outros cases; e 3) uma cocriação com os usuários sobre as diretrizes da plataforma. A Lean Inception é a combinação eficaz do Design Thinking e do Lean StartUp para encontrar o Produto Mínimo Viável, o Minimum Viable Product (MVP), em inglês. É um workshop dividido em várias etapas e atividades que irão direcionar a equipe na construção do produto ideal. Geralmente ela é realizada em cinco dias, mas é adaptável para a realidade de cada equipe. No caso do projeto da Secretaria e da UNESCO, foi definida uma agenda de atividades combinando os três métodos ágeis mencionados e, em três dias, foi idealizado o protótipo (MVP) que seria aprovado pela equipe pedagógica.
A grande colaboração da Lean Inception foi no desenvolvimento do projeto para ajudar a organizar a estrutura dele. Tendo as informações, prioridades e desafios claros, a equipe pode trabalhar de forma assertiva em direção ao objetivo final.
Ademais, após preencher o Canvas MVP, durante o andamento do trabalho, não houve necessidade de refazer nenhuma etapa, o que poupou tempo e recursos. A realização do workshop também auxiliou na criação de um cronograma real a ser seguido e o processo completo foi muito rápido: a plataforma foi desenvolvida em quatro meses e, menos de dois meses depois, ela já estava no ar! O principal ganho que a Lean Inception proporcionou foi a assertividade da equipe. O time estava totalmente ciente do que deveria fazer e do que iria precisar, não houve surpresas, o caminho ficou muito mais fácil e o local de chegada estava claro para todos. Isso, junto de uma liderança forte e alinhada, com certeza foi um diferencial para o desenvolvimento de cada uma das etapas. 
Processos de inovação tendem a causar desconforto e desafios quando as organizações não estão preparadas. Junto das transformações, surgem rupturas na cultura institucional que, muitas vezes, foi estabelecida baseada em métodos tradicionais. Com a SME-SP, porém, o que se notou foi uma jornada complexa, sim, mas colaborativa e imensamente recompensadora e que resultou num projeto adaptado às necessidades dos usuários! E quando essas mudanças são perpetuadas é que surgem verdadeiros benefícios para o futuro da instituição. Depois desse primeiro projeto utilizando técnicas ágeis, outros que se seguiram também tiveram atividades incorporadas de acordo com a necessidade de cada um. Muitas pessoas gostariam bastante do processo de implementação do Currículo e quiseram rever a metodologia em outros trabalhos. Ainda como legado da equipe que participou da experiência relatada, a Secretaria Municipal de Educação implementou um ateliê de sof tware com células de desenvolvimento ágil por meio de uma licitação pública.
Dessa forma, ficam garantidas a sustentabilidade e a continuidade de produtos e serviços inovadores propostos pela secretaria!
Este relato foi produzido a partir dos depoimentos de:
- Fernanda Campagnucci, especialista em transparência e inovação pública. Coordenou o Pátio Digital de 2017 a 2019.
- Carla Link, designer de serviço e fundadora da Talking City. Foi consultora do Pátio Digital por meio da parceria com a UNESCO no Brasil, entre 2017 e 2018.