De um fusca para uma ferrari!
A transformação do motor de trabalho do Original a partir do uso da Lean Inception.
O Banco Original e todo o ecossistema que ele encabeça, que conta com uma empresa de tecnologia financeira (Original Hub), uma seguradora, a Crednovo, entre outras iniciativas, surgiu com um objetivo muito claro: descomplicar a relação dos usuários com o sistema financeiro como um todo e destravar todo o potencial dos seus clientes.
Chega de burocracias e filas: seja bem-vindo ao mundo digital simples e de fácil acesso! A empresa é sustentada por cinco pilares que refletem na eficiência de todos os serviços: próximo (relação personalizada); simples (descomplicar a relação); confiável (cuidado de forma responsável e segura); transparente (comunicação aberta e verdadeira); e inovação (práticas modernas e inovadoras).
Exatamente pelo último pilar listado, o conglomerado Original busca constantemente por novos caminhos que sejam melhores para todos os envolvidos (funcionários, usuários, stakeholders). Todavia, a empresa foi construída com um modelo tradicional de trabalho e havia um problema muito presente: se levava meses para definir os projetos que seriam executados para, depois, colocá-los em ação.
Para solucionar isso, decidiu-se que era hora de fazer a transformação ágil do banco. Esse processo contou com o trabalho de um time multifuncional, com expertise no processo de transformação, e com a metodologia ágil liderada por David Marques Garcia, que é um dos especialistas da metodologia no Original. Foi nesse momento que o time entrou em cena, em conjunto com a Lean Inception, com o objetivo principal de reduzir o lead time para garantir entregas mais rápidas. De três meses de planejamento no cenário inicial, passaria para uma semana.
A Lean Inception é a combinação eficaz do Design Thinking e do Lean StartUp para decidir o Produto Mínimo Viável, o Minimum Viable Product (MVP), em inglês. É um workshop – de uma semana, geralmente – dividido em várias etapas e atividades que irão direcionar a equipe na construção do produto ideal.
No começo houve resistência para mudar tão bruscamente o prazo de planejamento e entrega. Porém, com o trabalho do time de evidenciar os benefícios do workshop, logo após a primeira Lean Inception executada os envolvidos viram que era, sim, possível “quebrar” o produto (no mínimo viável) e definir lead times menores que serão cumpridos com mais eficiência.
Com a aplicação adequada da Lean Inception e com os resultados comprovados, o Original expandiu o método para outros times e, hoje, ele é uma ferramenta de trabalho nas unidades de negócios. Cada novo produto tem um comitê estratégico onde é definido o que será feito; depois vem a etapa de discovery, na qual a área de produto incrementa informações importantes para a ideia do projeto; e após essa fase, o produto vai para o time que fará a Lean Inception para, em seguida, começar o desenvolvimento dele.
Durante esse processo surgiram desafios. Como, por exemplo, encontrar as pessoas (Scrum Masters) que deveriam ser capacitadas para conduzir as inceptions. E também foram feitas adaptações, a essência da Lean Inception é a mesma, mas com pequenas adequações que são necessárias no contexto do Original.
O que começou com um piloto de três squads escolhidos para aplicar a metodologia, foi crescendo cada vez mais. Como estava sendo utilizado um modelo de escala, o Banco Original chegou a realizar mais de quinze inceptions ao mesmo tempo com times diferentes para que todos os projetos conseguissem entrar em desenvolvimento num período breve! Além disso, a inception foi conectada com o modelo SAFe, então antes de partir para o planejamento, é preciso garantir que as pessoas envolvidas tenham feito a inception e que elas estejam alinhadas e com informações detalhadas do projeto.
Como podemos ver, os processos da empresa foram reorganizados e os resultados e feedbacks foram muito positivos. O Original percebeu que,
quando uma metodologia não era aplicada adequadamente, como a Lean Inception, por exemplo, era provável que o projeto tivesse algum problema
durante o seu desenvolvimento. Então, hoje não é recomendado começar nenhum um projeto sem antes ter feito uma inception e isso vale para quase todas as demandas do Banco.
Também é importante relatar que a Lean Inception trabalha juntamente de outras metodologias ágeis como o Scrum, o Kanban e o PBB (este muito
utilizado em demandas menores ou que já estão bem detalhadas).
O título deste relato vem de um retorno do Superintendente da empresa que comparou o modelo de trabalho aos carros: o que antes demorava um ano (motor de um fusca) passou a demorar até dois meses (motor de uma ferrari).
Essa grande redução do lead time levou ao aumento da produção e das entregas e, consequentemente, ao de resultados também. Em 2019 ocorreu um aumento significativo da produtividade: houve o triplo de entregas do que nos anos anteriores!
O próximo desafio do conglomerado é expandir ainda mais esse modelo: capacitar pessoas e adaptar o workshop para que ele possa ser usado em outras áreas, levando, assim, a metodologia Lean Inception para fora da área de tecnologia. A primeira experiência assim será a da equipe de marketing que usará a inception para planejar as ações do ano seguinte.
Hoje o Original trabalha para disseminar o conhecimento sobre a Lean Inception dentro da empresa para engajar suas equipes (de todas as áreas e de todos os escalões), buscando sempre a melhoria contínua dos processos de trabalho!