El enfoque de formación y comunicación grupal debe variar según el momento del taller y el estilo de cada actividad. En algunas situaciones, todos deben participar en la misma conversación, pero en otras, esto no es efectivo.
En esta página comparto algunas técnicas y consejos utilizados durante la facilitación de los talleres de Lean Inception.
Brainstorming individual
El Brainstorming — o lluvia de ideas — es el proceso de pensamiento libre y generación de ideas, proponer alternativas y posibilidades, descubrir defectos fatales y desarrollar enfoques creativos.
A veces, desea tener un brainstorming individual antes de la agrupación de ideas o el brainstorming grupal. En este contexto, los individuos, por su cuenta, deben desarrollar su propio pensamiento antes de la conversación grupal. Esto es útil cuando desea resaltar o verificar las diversas perspectivas de los participantes.
El brainstorming individual aborda una trampa de una lluvia de ideas grupal: la situación en la que alguien no aporta un punto porque siente que todos los demás miembros del grupo ya han alcanzado la unanimidad. Al seguir primero una lluvia de ideas individual, y luego una lluvia de ideas grupal, evitas este escenario ya que la nota individual está escrita y visible para todos.
Dividir y conquistar
Las actividades de grupos grandes pueden llevar mucho tiempo. En algunas situaciones, todos deben estar presentes en la misma conversación. Pero en otros, esto no es necesario: el todo se puede dividir en pedazos más pequeños.
En lugar de un solo grupo, trabajando en conjunto, divídalo en unos pocos subgrupos, donde cada subgrupo trabaja en una parte del todo.
Por lo tanto, cada subgrupo presenta los resultados de su trabajo a todos. Esta es el Dividir y conquistar.
Consejo para talleres remotos: en Zoom (o herramientas de videoconferencia similares), use la funcionalidad de breakout rooms.
En el centro de atención
A menudo, durante los talleres, debemos centrarnos en una persona, que comparte una presentación, un dibujo o una explicación, generalmente con algún artefacto visual, que todos deberían seguir.
En un taller cara a cara, para lograr esto, una persona en el centro de atención, la formación de la media luna (imágenes de arriba) es la más recomendada.
La formación de la media luna proporciona dos aspectos: (1) todos se ven, evitando conversaciones cruzadas y «conversaciones detrás de la espalda», cuando alguien habla de espaldas a otra persona; y (2) alguien está en un punto central de atención.
Esta formación refuerza el punto central de atención (persona en el centro de la media luna). En muchas ocasiones, el facilitador de la reunión o taller quiere estar en el centro o identificar a una persona para estar en el centro.
En el mundo remoto, no posicionamos a las personas remotas en media luna, pero necesitamos organizarnos para que una persona hable con las otras para escuchar. Y debemos evitar que las personas hablen entre sí al mismo tiempo.
Con este fin, se presenta una solución para la capacitación «En el centro de atención» para talleres remotos: los micrófonos están apagados para todos, excepto para los que están hablando. Todos deben estar en modo galería para que todos puedan verse. Cuando alguien quiera hacerlo, abra el micrófono (si lo prefiere, ábralo y agítelo también). Restricción: si una persona abre el micrófono, la otra persona debe cerrar su micrófono, de modo que solo una persona tenga el micrófono abierto a la vez. La persona en el centro de atención debe compartir algunos artefactos visuales para mantener a todos mirando la misma pantalla (use las opciones para compartir y / o seguir en las herramientas para esto.
Formación de pecera
La formación de pecera es excelente para mantener una conversación centrada, incluso con un gran grupo de personas.
En esta formación, solo unas pocas personas pueden hablar (los peces en la pecera). Las personas restantes son oyentes (los que miran la pecera). Los oyentes pueden unirse a la discusión en cualquier momento. Pero para hacerlo, deben convertirse en peces e ingresar al pecera. Por lo general, si alguien entra, alguien más sale de la pecera.
Solución remota 1: use una placa compartida. Coloque una imagen de una pecera y escriba el nombre de cada participante en un post-it virtual o en la imagen de un pez de acuario. Decida cuántos y qué peces comienzan en la pecera. Estos pueden hablar. Si alguien quiere unirse a la conversación, debe poner sus peces en la pecera. En ese caso, alguien debe abandonar la pecera.
Solución remota 2: en la herramienta Zoom (o similar), pídales a todos que lo pongan en modo galería para que puedan verse. Decida quiénes serán las personas que comenzarán en el acuario. Estos deben tener sus micrófonos abiertos, todos los demás deben mantener sus micrófonos cerrados. Si alguien quiere unirse a la conversación, debe hacer un gesto (decidir el gesto que identifica la acción de ingresar al acuario) y abrir el micrófono (hacer el ruido de saltar al pecera). Si una persona entra al pecera, alguien debe irse.
Pomodoro
Las sesiones largas pueden ser muy cansadoras. Una buena opción para reducir la fatiga mental es tomar descansos cortos. Esto es aún más útil si todos entienden la regla para estos intervalos. Como la salsa pomodoro que me enseñó mi tío abuelo: 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Repita esto tantas veces como sea necesario, hasta que la salsa esté lista. En ese caso, finalice la larga sesión.
Tell y Cluster
Tell y cluster es una manera fácil y efectiva de colocar notas individuales en grupos de afinidad. En lugar de pedirles a todos que escriban sus notas y las coloquen en un lienzo común, y luego intente comprenderlas y agruparlas, siga estos pasos:
- pida a los participantes que tomen notas en áreas temporales (estas áreas son para uso individual o para subgrupos)
- cuando termine el tiempo para las notas, pídale a un participante que lea una nota y la coloque en el lienzo común.
- pregunte a otros participantes si tienen notas similares; en este caso, deben leerlos y colocarlos junto a la anotación respectiva en el lienzo común, formando un grupo de afinidad.
- solicite a un próximo participante que comparta una nueva nota y la coloque en el lienzo común, comenzando un nuevo grupo de afinidad.
- regrese al paso 3 hasta que termine todas las notas.
Todos hablan y contribuyen
A veces queremos momentos en los que todos puedan (y deberían) hablar y contribuir. ¡Esto es muy útil cuando queremos mucha colaboración! Y una persona se suma a un punto planteado por otra persona.
En los talleres presenciales, la mejor manera de lograr esto es a través de la formación en círculo (como en la foto de arriba).
La formación de un círculo es una forma muy efectiva de buscar entendimientos comunes, aumentando los niveles de escucha y la participación de los participantes.
Cuando estamos en un círculo, todos se ven, y esto evita las conversaciones cruzadas o «conversaciones de espaldas», cuando alguien habla de espaldas a otra persona.
Solución remota: solicite a todos que seleccionen la visualización en modo galería en la herramienta Videoconferencia para que todos puedan verse. Combine un par de palabras para indicar el comienzo y el final del discurso, por ejemplo: PING, PONG.
PING Digo esto, aquello y lo otro, PONG (me callo).
Cualquiera que quiera hablar dice un PING. A veces puede ocurrir más de un PING al mismo tiempo. Si ese es el caso, deje que las personas se entiendan entre sí y decida quién habla primero.
Tú lo haces, yo también, luego comparamos
A veces queremos comparar las diferentes soluciones al mismo problema. Por ejemplo: «describe cómo hacer café».
En algunas situaciones y actividades, no queremos dividir el problema en partes más pequeñas (técnica de «dividir y conquistar»). Pero, queremos comparar diferentes soluciones u opciones para el mismo problema, el mismo contexto. En estos casos, use la técnica ‘Tú lo haces, yo también, luego lo comparamos’. Con los siguientes pasos:
- Describa el tema en cuestión.
- Decide qué subgrupos trabajarán sobre el mismo tema
- Decida cuánto tiempo tendrá cada subgrupo para trabajar por separado
- Deje que cada subgrupo trabaje durante el tiempo asignado.
- Compare los resultados y combínelos en una única solución, de todos
Votación
La votación es una gran actividad para la gestión del tiempo y la priorización. Por lo general, se usa (1) para enfocar la conversación en menos elementos con mayor interés del grupo o (2) para verificar la elección de los participantes para algunas de las opciones proporcionadas.
Para los talleres presenciales, la votación por puntos (Dot Voting en inglés) es una forma muy común de votación. En él, cada persona debe colocar un punto (generalmente hecho con un marcador en un post-it o una nota en una pizarra blanca) para señalar su voto.
Para talleres remotos, muchas herramientas tienen capacidades de votación integradas. Una opción es usarlo; Otra opción es simular el voto por puntos, agregando marcas a las notas o post-its virtuales.
