La campaña de correo electrónico es una secuencia de correo electrónico que se enviará a los participantes de la inceptión, dándoles más información sobre el proceso de inceptión, y, al mismo tiempo, despertando su atención sobre el evento.
Para ayudar con la planificación de la actividad se ha añadido una pestaña –emails- la hoja de cálculo Excel para Inception- de la plantilla del programa de inceptión.
La pestaña emails es donde se va a presentar el orden y el estado de cada correo electrónico, por ejemplo: cuando se está enviando, eltema, etc. Por favor completar una línea por e-mail para ser enviados. Esta es la explicación del contenido de las columnas:
- Enviado: Si o No.
- asunto: el objeto de este correo electrónico.; por ejemplo: save the date, la presentación del facilitador, la explicación de la inceptión, etc.
- Cuando enviar: ¿Cuántos días antes de Inception cada correo electrónico deberán enviarse.
- Contenido: Enlace al documento con este contenido. Para ayudar, estoy creando algunos blog posts con contenido sugerido para estos mensajes de correo electrónico.
A continuación se muestra una lista de correos electrónicos que he utilizado siempre. Estaré actualizando este añadir más mensajes de correo electrónico. Por favor, hágamelo saber si crea otro correo electrónico a esta campaña de correo electrónico de Inicio.
Asunto – Cuando enviar
Save the date – diez dias antes
¿que és una incepción? – ocho dias antes
los horario de la semana – cinco dias antes
¿Qué papel desempeña el facilitador de la incepción? – dos dias antes
Un ejemplo de incepción – un dia antes
gracias por el trabajo espectacular – un dia despues
fotos y vídeo de la inceptión – dos dia despues
Email campaign – Lean Inception pre-work (in Spanish)
Please find below a typical sequence of email I send on the week prior to the Lean inception. Please adjust the content and change it to fit your need.
Acción: Facilitador envia un coreo al sponsor
Asunto: reservar una habitación y enviar las invitaciones para nuestro inception
Hola <PATROCINADOR>
Me alegra saber que estamos avanzando con la planificación de inicio <INITIATIVE> para la semana de <DATE_START> a <DATE-FINISH>.
Necesito su ayuda para dos actividades esenciales: (1) reservar una habitación para la semana, y (2) invitar a los participantes iniciales y los stakeholders.
Para (1), ¿podría ayudarnos a reservar una habitación para toda la semana? Una buena sala de inception es esencial para el éxito del taller.
Para (2), ¿podría enviar las invitaciones para los participantes iniciales y los stakeholders? A continuación encontrará el texto de las invitaciones: una para todos los participantes en el inception (miembros activos del equipo) y otras dos invitaciones para las personas que solo van al kick-off y a la reunion de showcase (stakeholders).
En caso de que no esté seguro de si una persona es un miembro activo del equipo (participando toda la semana) o un stakeholder (solo en el inicio y el escaparate), envíeles todas las tres invitaciones.
Por favor inclúyeme en todas estas invitaciones. Después de enviarlo, les enviaré un correo electrónico con más información sobre inception y la agenda de la semana.
Además, siéntase libre de agregar más personas a la invitación después de crearla. Es muy común que luego recuerdes o se te pida que le agregues más personas.
Gracias,
<FACILITADOR>
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Acción: cree una invitación a una reunión, generalmente un lunes por la mañana (por ejemplo, 11-13 hs)
Asunto de la reunión: kick-off de la inception <INITIATIVE-NAME>
Hola,
Ven y únete al kick-off y al showcase para el inicio de <INITIATIVE-NAME>.
Ambas reuniones tendrán lugar en <ROOM> en <ADDRESS>. Te esperamos en ambas reuniones.
El kick-off está en <DATE> y <TIME>.
El showcase está el <DATE> y <TIME>.
¿Qué pasa en el kick-off?
La sesión de kick-off sirve para guiar a los participantes con las razones de negocio y su relación con los objetivos principales del proyecto y el producto. Esta comunicación inicial permite a todos los participantes tener una visión general y una comprensión común de lo que debe lograrse. Después de la conversación sobre la iniciativa, el facilitador de inception compartirá más sobre Lean inception y las actividades de la semana.
¿Qué pasa en el showcase?
Al final de la semana, y después de completar todas las actividades planificadas, compartiremos con todas las personas involucradas en el proyecto (incluido usted) los resultados obtenidos durante el inception.
¿Qué pasa con todas las demás actividades durante la semana?
Se ha enviado otra invitación a los miembros activos del equipo. Estarán en <ROOM> desde el lunes <DATE> <TIME-BEGIN OF KICKOFF> hasta <DATE>, <TIME-END OF SHOWCASE>. Durante este período, el facilitador los guiará en muchas actividades para obtener la alineación sobre cómo iniciar rápidamente esta iniciativa.
Gracias,
<PATROCINADOR>
Ps: <FACILITATOR-NAME>, nuestro facilitador de inception, compartirá más información sobre la agenda de Lean Inception
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Acción: cree una invitación a una reunión, generalmente un viernes por la tarde (por ejemplo, 13-15 hs)
Asunto de la reunión: sjhowcase de la inception <INITIATIVE-NAME>
Hola,
Ven y únete al kick-off y al showcase para el inicio de <INITIATIVE-NAME>.
Ambas reuniones tendrán lugar en <ROOM> en <ADDRESS>. Te esperamos en ambas reuniones.
El kick-off está en <DATE> y <TIME>.
El showcase está el <DATE> y <TIME>.
¿Qué pasa en el kick-off?
La sesión de kick-off sirve para guiar a los participantes con las razones de negocio y su relación con los objetivos principales del proyecto y el producto. Esta comunicación inicial permite a todos los participantes tener una visión general y una comprensión común de lo que debe lograrse. Después de la conversación sobre la iniciativa, el facilitador de inception compartirá más sobre Lean inception y las actividades de la semana.
¿Qué pasa en el showcase?
Al final de la semana, y después de completar todas las actividades planificadas, compartiremos con todas las personas involucradas en el proyecto (incluido usted) los resultados obtenidos durante el inception.
¿Qué pasa con todas las demás actividades durante la semana?
Se ha enviado otra invitación a los miembros activos del equipo. Estarán en <ROOM> desde el lunes <DATE> <TIME-BEGIN OF KICKOFF> hasta <DATE>, <TIME-END OF SHOWCASE>. Durante este período, el facilitador los guiará en muchas actividades para obtener la alineación sobre cómo iniciar rápidamente esta iniciativa.
Gracias,
<PATROCINADOR>
Ps: <FACILITATOR-NAME>, nuestro facilitador de inception, compartirá más información sobre la agenda de Lean Inception
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Subject: <INITIATIVE-NAME> inception save the date
Hola,
Guarde la fecha para el inicio para nuestra taller de Lean Inception de la <INITIATIVE-NAME>,
Tendrá lugar en <ROOM> en <ADDRESS> desde el lunes <DATE> <TIME-BEGIN OF KICKOFF> hasta <DATE>, <TIME-END OF SHOWCASE>.
Gracias,
<SPONSOR>
Ps: <FACILITATOR-NAME>, nuestro facilitador del taller, compartirá más información sobre la agenda de la Lean Inception
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Subject; ¿Que és una incepción?
Hola,
Yo seré el faciitador del taller de inception. Por este motivo voy a enviar uns correos con más info sobre nuestra taller de MM DD-DD.
¿Que és una incepción?
Un proyecto ágil es impulsado por entregas rápidas y frecuentes; un indicador importante que refleja la buena ejecución de un proyecto se centra en la entrega de valor alineada a los objetivos del negocio y a las necesidades de los usuarios. Por este motivo (y otros adicionales) los proyectos ágiles conciben la entrega de software de forma incremental a partir de un MVP (minimum viable product).
El producto mínimo viable constituye la versión funcional más simple de un producto que puede ser entregada y puesta en producción, siendo capaz de satisfacer las necesidades fundamentales del cliente a diferencia del esquema tradicional de desarrollo de productos en la cual se definen periodos extensos de prototipado, ejecución y análisis los cuales generalmente terminan en inversiones innecesarias de recursos. Consecuentemente, uno de los objetivos del MVP es la validación mínima de los requerimientos de un producto, concentrándose en características mucho menos elaboradas que en una versión final, pero suficientes para validar que la dirección que se ha tomado es la correcta.
Para arrancar un proyecto ágil es fundamental tener una visión común de los objetivos del negocio y de los usuarios. Dentro de este contexto, buscamos definir y tener claridad de los componentes esenciales del MVP con el fin de generar un plan para la continuidad del proyecto.
Sin embargo, algunas interrogantes surgen en esta fase: ¿cómo llegar a ese entendimiento común del MVP en el proyecto lo más temprano posible? ¿Cómo asegurar que el equipo tenga claridad total de esa visión compartida, la dirección, las prioridades y la planificación desde el arranque del proyecto?
El taller de incepción
En una semana de trabajo colaborativo entenderemos los objetivos del producto, identificaremos los usuarios principales y también las funcionalidades esenciales del producto de tal manera que el proyecto pueda ser estimado. Adicionalmente, también definiremos una estrategia de liberación gradual de los MVP.
Para alcanzar lo anterior, utilizaremos un conjunto diverso de actividades de colaboración con el fin de:
- Describir la visión del producto.
- Dar prioridad a los objetivos del negocio.
- Describir los usuarios, sus perfiles y necesidades que impulsan la funcionalidad del producto.
- Comprender el alcance funcional de alto nivel.
- Tener un entendimiento detallado de las percepciones de riesgo, esfuerzo y valor de negocio por áreas funcionales.
- Establecer una secuencia estructurada e incremental, que permita visualizar claramente los pasos para alcanzar el MVP.
- Calcular los costos y especificar las fechas y tiempos de entrega.
El cuarto de guerra (the war room)
El “cuarto de guerra” es el espacio donde llevaremos a cabo este taller; para lograr lo esperado este espacio debe brindar comodidad a todos los participantes y proporcionará el ambiente para las actividades de colaboración; debe estar separado del entorno diario para evitar salidas súbitas de las personas y movimientos innecesarios que puedan llevar a una pérdida de tiempo y concentración. Adicionalmente, debe ser un espacio único asignado durante los cinco días de tal manera que la información generada permanezca en un solo lugar. En otras palabras, es un espacio que brindará a las personas las facilidades para tener un enfoque total en el taller.
La generación de contenido debe emerger de todos los participantes; para ello, las ideas y la información que cada persona tenga en mente deberán ser escritas a mano (utilizando tarjetas, port-its, rotafolios, etc.) y ser colocadas en las mesas y paredes dispuestas para ese fin de tal manera que sea visible para todos quienes participan del taller.
Para este taller, es fundamental no subestimar el valor de la interacción cara a cara. Si bien las tecnologías innovadoras de comunicación como la videoconferencia y los documentos compartidos constituyen una herramienta útil orientadas a facilitar el teletrabajo, el contacto cara a cara en este taller permite explotar al máximo las actividades y recabar toda la información que se tiene como objetivo. Es condición “sine qua non” la presencia y participación activa de todas las personas convocadas a este taller.
Checklist para la Incepción
- Seleccionar los participantes (grupos de interés y usuarios activos)
- Proporcionar la agenda para todo el taller
- Facilitadores con experiencia
- Reservar el “war room” (mantener la misma habitación asiganada durante todo el período del taller, y garantizar que el material allí dispuesto no se mueva).
- Rotafolio, tarjetas, Post-it de diversos colores, papel A4 y lápices/marcadores/sharpies para cada participante.
- Coffee break
La técnica: Lean Inception
Lean Inception es una técnica para entender y planificar la entrega incremental del MVP. La técnica organiza ideas y características en un modelo que busca entender el propósito principal del producto, teniendo en cuenta los usuarios y la entrega temprana. Con una secuencia de actividades rápidas y eficaces, se logra levantar los desafíos técnicos, consideraciones tradicionales de diseño, requisitos de prueba, las estimaciones, el alcance , la capacidad y la planificación detallada del proyecto.
Abrazos,
<FACILITATOR-NAME>
ps: mañana envió otro correo con los horarios y las sessions de la semana de inception
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Subject: la agenda del taller
Hola,
Como parte de la información necesaria para una incepción, este correo brinda datos relevantes de lo que haremos y conseguiremos.
En el correo anterior (¿Que és una incepción?) ya alineamos de forma general el objetivo del taller de incepción y varios conceptos relacionados a éste; además puntualizamos que ejecutaremos a lo largo de la semana un conjunto de actividades de colaboración con el fin de lograr lo siguiente:
- Describir la visión del producto.
- Dar prioridad a los objetivos del negocio.
- Describir los usuarios, sus perfiles y necesidades que impulsan la funcionalidad del producto.
- Comprender el alcance funcional de alto nivel.
- Tener un entendimiento detallado de las percepciones de riesgo, esfuerzo y valor de negocio por áreas funcionales.
- Establecer una secuencia estructurada e incremental, que permita visualizar claramente los pasos para alcanzar el MVP.
- Calcular los costos y especificar las fechas y tiempos de entrega.
Ahora, quiero compartir con ustedes información relevante al proceso de incepción y a las actividades planeadas.
Vamos a utilizar la agenda burn-up
La agenda burn-up ayuda con la gestión del tiempo y el alcance de un taller de incepción. Tener la agenda visible para todos aumenta la confianza en la gestión del tiempo y el avance de las actividades en su conjunto. Es una herramienta sencilla y eficaz para planificar y facilitar el taller y llegar “directo al punto”.
Dicha agenda se presenta como un plano de dos ejes: el eje vertical es la cantidad de temas o actividades a realizar y se mide en unidades para la agenda del taller específico. El eje horizontal representa el tiempo, generalmente medido en horas o días. Encontrará información mas especifica y detallada respecto a la agenda en este link: the burn-up agenda.
Y el calendario previsto?
Si bien la agenda burn-up será nuestra herramienta esencial de gestión de tiempo durante todo el taller, es importante también tener una visibilidad de la planilla del calendario establecido para todo el taller; esto ayudará a las personas que no participarán en la incepción a tener una visibilidad y comprensión general de las actividades planeadas a lo largo de la semana.
<ADD YOUR AGENDA HERE – https://www.caroli.org/en/lean-inception-agenda-template/
>
Por favor tome en cuenta que las actividades de inicio (kick-off) y demostración (showcase) están marcados en color naranja respectivamente al inicio y al final de la semana. Es ideal que todos los involucrados en el proyecto estén presentes durante toda la semana en una participación activa, sin embargo por la disponibilidad de agenda de los grupos de interés, no siempre esto es posible. Por esta circunstancia, es requisito mínimo e indispensable que los stakeholders participen en las sesiones de kick off y showcase respectivamente, con el fin de presentar las expectativas del negocio por una parte, y recibir los resultados logrados por el equipo durante el taller por otra. Los días restantes están dedicados a un trabajo intenso y conjunto acompañado de actividades especificas para la obtención de los resultados esperados, seguidos de periodos de consolidación. Dichas actividades seguirán el orden sugerido en la agenda burn-up.
Usted es un stakeholder o un miembro activo del equipo?
La agenda programada presenta dos tipos de sesiones (naranja y azul), que corresponden a los niveles de participación: stakeholder o miembros activos, pero ¿cómo identificar a que grupo se encuentra Usted? Aquí una descripción:
- Miembro activoes cualquier persona directamente implicada en la comprensión y aplicación del producto. Estas son las personas que deben participar activamente en todas las sesiones del taller. Dentro de este grupo pueden estar: product owners (PO), desarrolladores, probadores, gerente de proyecto y UX.
- Stakeholder es cualquier persona afectada por el proyecto. La gente está muy interesada en la dirección y el resultado de incepción pero no tienen tiempo para asistir a todas las sesiones. Dentro de este grupo pueden estar: patrocinadores, Pos de otros equipos, usuarios finales, legales, de ventas y de marketing.
Descripción de todas las sesiones
A continuación se presenta la lista de actividades sugeridas (en el orden recomendado), con breves descripciones; compartir esta lista (con sus descripciones) ayuda a explicar (o justificar) la importancia de cada una.
kick off
El objetivo de la session de kick-off es presentar a los participantes las razones del negocio y la relación de éstas con los objetivos principales del proyecto. Esta comunicación inicial permite a todos los participantes tener una visión general y un entendimiento común de lo que se pretende alcanzar.
Escriba la visión del producto
La visión del producto y la comprensión de las necesidades asociadas a éste permiten tener una base para el desarrollo de las actividades siguientes, por lo que en esta fase se realizarán utilizarán técnicas orientadas a brindar esa comprensión común del producto y de las necesidades que satisface.
Escriba los objetivos del producto
Cada miembro del equipo debe compartir su entendimiento acerca de las metas del producto y discutir de manera que el equipo llegue a un consenso sobre de lo que es realmente importante.
Describe las Personas
Para identificar eficazmente las funcionalidades de un sistema, consideramos importante conocer los usuarios y sus objetivos. La forma en que normalmente se utiliza para representar a estos usuarios es creando personajes (personas).
Descubra las Features
Feature es la descripción de una acción o interacción de un usuario con el producto. Por ejemplo: imprimir factura, consultar extracto detallado e invitar amigos a facebook. La descripción de un feature debe ser lo más simple posible: El usuario está intentando hacer una cosa. El producto debe tener una funcionalidad para eso ¿Qué funcionalidad es esa?
Revisión Técnica, de UX y de Negocio
Vamos a compreender cómo el equipo se siente acerca de la comprensión técnica, de los usuarios y empresarial para cada feature, así como el valor de esfuerzo y de negocio asociado a él.
Mostrar los User Journeys
El “user journey” describe la trayectoria de los usuarios a través de una secuencia de pasos para alcanzar un objetivo. Algunos de estos pasos representan diferentes puntos de contacto con el producto, creando así la interacción del usuario con el mismo.
Mostrar las features en los User Journeys
En este punto debemos tener dos piezas de perspicacia: una lista de features que el producto debe tener, y la visualización de las user journeys que indican cómo los usuarios interactuarán con el producto. Con esta actividad vamos a unir estas dos perspectivas. Hacer esto verificará ambas de estas vistas integrándolas.
Secuencia de las features
A partir de las características establecidas ya planteadas y aclaradas (incluyendo los personajes y journeys) , tenemos que desarrollar un plan de entrega, de acuerdo con el concepto de MVP.
Construir el Canvas MVP
Con el fin de definir cada MVP que será parte del proyecto, utilizaremos el modelo canvas de tal forma que podamos tener una visión clara de cada MVP incluyendo los supuestos del negocio, las métricas recolectadas, las características principales, las personas y sus journeys, así como también el esfuerzo estimado y la planificación de entrega.
Showcase
Al final de la semana, y después de cumplir con todas las actividades planeadas, compartiremos con todas las personas involucradas en el proyecto (incluyendo los stakeholders) los resultados obtenidos a lo largo de la incepción.
Abrazos,
<FACILITATOR-NAME>
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Subject: el rol del facilitador
Hola,
Yo seré el facilitador de nuestra Lean Inception en la próxima semana. Por esta razón, compartiré un poco sobre el rol del facilitador de inception.
El rol del facilitador durante el taller de incepción está enfocado en brindar una guía “liderando la discusión” de los participantes durante el taller.
Para ello, el facilitador es una persona con mucha familiaridad y experiencia con el formato del taller, su naturaleza colaborativa y la secuencia de actividades que se llevarán a cabo. Pero ojo, el hecho de liderar la discusión no implica que el facilitador sea el participante principal, sino más bien constituye un guía para propiciar el flujo de ideas y conversaciones activas entre todos los involucrados en el taller. Consecuentemente, el trabajo del facilitador se enfoca mucho en lograr que los participantes del taller tomen responsabilidad, liderazgo y colaboración a lo largo de todas las actividades planificadas.
¿Y cómo lo logra? Aquí algunas características del trabajo del facilitador durante el taller:
- El facilitador tendrá un mayor nivel de participación vocal cuando introduce las actividades, explica el proceso de incepción y también cuando responde dudas y preguntas respecto a lo que se espera durante el taller y sus actividades.
- Durante las diversas discusiones que se llevarán a cabo, el facilitador debe tomar una posición completamente neutral sin intervenir en absoluto durante la toma de desiciones. Por el contrario, el enfoque que el facilitador toma durante las discusiones se centra en ayudar al grupo a seguir las actividades, identificar sus necesidades, solventar sus problemas asociados y tomar decisiones al respecto.
- Para lograr lo anterior, el facilitador brinda estructura a las actividades y a las interacciones de los participantes, de tal manera que puedan llegar a los resultados esperados en cada actividad de manera efectiva.
- Durante todo el proceso de incepción, utiliza diversas técnicas para dar fluidez a las conversaciones y cerrarlas alcanzando los resultados esperados (lluvias de ideas por ejemplo)
- Finalmente, el facilitador domina el uso de todo lo necesario en el taller: post-its, papelográfos, marcadores, y además, tiene especial habilidad organizando espacios, moviendo sillas, y acomodando espacio en las paredes.
En otras palabras, el objetivo del facilitador es brindar soporte a los participantes para que ellos puedan desempeñarse de forma excepcional en cada actividad e interacción planificada para el taller, enfocándose en el proceso y en el contenido, y asegurándose de que este último sea generado de acuerdo a las expectativas y metas.
Por favor contáctame para cualquier pregunta sobre nuestro taller la próxima semana.
Abrazos,
<FACILITATOR-NAME>
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Subject: Gracias por la semana y el resultado de nuestra Lean Inception
Hola,
Quiero agradecerte por el trabajo espectacular que llevaste a cabo durante la semana de Lean Incepcion; el nivel de energía que todos los días se manifestó en la sala de guerra fue notable, y por ello no cabe duda que el equipo alcanzo un alineamiento compartido del producto, su MVP alineado y el plan para alcanzarlo.
Mañana envió un resumen de las actividades y el resultado de esta semana.
Estoy disponible para cualquier conversación sobre las actividades de la semana y Lean Inception.
Abrazos y hasta el próximo taller de trabajo,
<FACILITATOR-NAME>
