Los desafíos del Lean Inception Remoto

Si alguna vez ha participado en un Lean Inception en persona, sabe que hay muchos desafíos que superar durante los días del taller. Y cuando es necesario llevar a cabo un Lean Inception remoto, se vuelve aún más desafiante.

Pero tranquilo, ¡no tienes que preocuparte ni desanimarte! Hay varias razones para realizar un inicio remoto. A menudo, por ejemplo, esta es la única forma en que todo el equipo puede estar presente. Aunque no sea físicamente, la participación de todos en esta etapa inicial del trabajo es sumamente importante.

Entonces, en estos casos, ¿cómo prepararse para que todo fluya de la mejor manera posible? A continuación se presentan algunos de los obstáculos que puede encontrar como facilitador de un Lean Inception remoto y también sugerencias sobre cómo resolver estos problemas. Es importante recordar que la “receta” para el inicio ideal dependerá de cada equipo, pero puedes adaptar las ideas que se presentarán a continuación a tu realidad.

Desafío del Brainstorming a distancia

El primer punto es que el brainstorming — lluvia de ideas — (tan recurrentes durante Lean Inception) son mucho más ricas en persona. Cuando todos están físicamente en la misma habitación, se llevan a cabo conversaciones secundarias y, con eso, surgen más ideas. Al hacerlo a distancia, el nivel de conversación paralela y, en consecuencia, el de brainstorming, se reduce. Por lo tanto, es muy importante que el facilitador aliente al equipo a compartir todas las ideas, incluso si toma más tiempo y requiere más reglas y preparación.

Para lograr una buena lluvia de ideas a distancia, el facilitador debe programarse para combinar las técnicas de facilitación con el uso adecuado de las herramientas.

Por ejemplo:

1. Divida al grupo en salas de trabajo (una característica de las herramientas de videoconferencia como Zoom) utilizando la técnica «Tú lo haces, yo también, luego comparamos».
2. Regrese a todos a la misma sala en la herramienta de videoconferencia, haga un ‘Hablar y agrupar’;
3. Realice una ‘Formación de acuario’ para los ajustes finales del resultado de la lluvia de ideas.

¡Improvisar a distancia es más difícil!

Cuando eres el facilitador, te encuentras con una barrera más: la pérdida de improvisación tras el inicio de una actividad. Para prepararse para esto, es importante tener reglas claras sobre cómo funcionará cada paso y también una gestión del tiempo muy precisa de cuánto se necesitará para cada actividad.

Si bien la facilitación presencial es más relajada (el facilitador puede sentir el entorno, administrar el tiempo, aclarar posibles dudas e instigar al equipo a alcanzar el resultado), las instrucciones para las actividades remotas deben ser más claras.

Lo mejor que puedes hacer es ser objetivo. Por ejemplo: “la actividad funcionará así, necesitamos dividirnos en tres grupos y en 15 minutos todos deben regresar a la sala principal para compartir los resultados”. Presencialmente puedes controlar si el tiempo estipulado fue suficiente o no. Puede caminar entre mesas e improvisar: dé más tiempo, reduzca el tiempo asignado, comparta algo con todos los grupos a la vez.

En remoto, como facilitador, pierdes la capacidad de caminar entre mesas, sentir la energía del grupo, percibir reacciones durante la actividad e improvisar. El control del tiempo y las reglas deberían ser más explícitos y clarificadores. En remoto, las aclaraciones e interrupciones durante una actividad entorpecen más que ayudan.

Busca mas energia

Otro aspecto muy importante es sobre actividades energizantes y rompehielos. Cuando estamos trabajando cara a cara, con hacer una o dos de estas actividades al día es suficiente. Eso es porque las personas interactúan entre sí fuera de la sala de inicio. Ya sea tomando un café, almorzando o saliendo juntos, existe una interacción social que el inicio remoto no proporciona.

La interacción interpersonal más allá del trabajo marca una gran diferencia porque, al segundo o tercer día, los participantes suelen sentirse cómodos entre sí. Entonces, ¿cómo resolver esto de forma remota?

Debe alentar una mayor interacción social durante las sesiones del taller. Por ejemplo, si tiene seis horas de trabajo al día, es probable que use al menos una actividad para que las personas se conozcan. Puede parecer mucho, pero es tiempo bien empleado. Esto mejora la interacción entre las personas, haciéndolas más efectivas.

Luego agregue estas actividades (energizantes, rompehielos y actividades de team building) a su agenda inicial. Recuerda si:

La base del éxito de Lean Inception es la relación entre las personas, no podemos actuar como robots que solo trabajan. 

Descansos breves y frecuentes

También deberá tomar descansos más frecuentes (ejemplos: 5 minutos cada media hora o 10 minutos cada hora). Sugiero usar la técnica Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso.

En los inicios presenciales, pegamos post-its en las paredes, cambiamos de grupo, siempre estamos en movimiento. En el control remoto, nos sentamos en una silla, mirando una pantalla. Esto no es saludable, especialmente en talleres grandes como Inception. Además de los bloques de descanso largos, como el almuerzo y otros descansos largos, tómese muchos descansos cortos y frecuentes: muchos pomodoros.

Prepara tu caja de herramientas

Elija de antemano qué herramientas utilizará y no agregue herramientas «al azar», a riesgo de que se vuelvan genéricas.

No hagas esto: Como tengo un martillo, voy a clavar este tornillo.

No tienes que usar una sola herramienta para todo, pero cada una que elijas debe tener un propósito y una función diferentes y bien definidos.

Tiendo a pensar en las siguientes seis categorías para elegir herramientas remotas:

• Compartición de archivos
• Comunicación en tiempo real
• Mensajes asíncronos
• Organización de tareas
• Colaboración visual
• Retrospectivas y energizantes

Este es un ejemplo de las herramientas remotas que utilicé en un inicio reciente: Zoom para la comunicación en tiempo real, Mural para la colaboración visual, FunRetrospectives para retrospectivas y energizantes, Google Drive para compartir archivos y Jira para la organización de tareas.

Trate siempre de simplificar el uso de estas herramientas. Por ejemplo, si durante el inicio el equipo genera una lista de algo importante, puede usar la hoja de Google y luego se convierte en un documento posterior al inicio.

Aclarar la agenda y las actividades con antelación

Lean Inception ya tiene una agenda muy específica. Luego, comparta la agenda y las actividades de Lean Inception con los participantes con anticipación.

Aclarar todas y cada una de las dudas antes del inicio. Además, en el saque inicial, haga una presentación sucinta del objetivo inicial y la agenda. De esa manera, el trabajo fluirá mejor durante su inicio remoto.

Qué pasa si …

Y por último, pero no menos importante, tenga un plan hipotético. “¿Qué pasa si Zoom falla? ¿Qué pasa si la parte interesada principal no puede conectarse? ¿Qué pasa si el facilitador no puede estar presente por un día?”. Intenta anticiparte a los imprevistos, busca soluciones para ellos y presenta esta planificación al equipo al inicio del inicio. Dependiendo del tamaño y la importancia del proyecto, tenga herramientas “bajo la manga” que puedan reemplazar la principal si es necesario.

Puede parecer complicado llevar a cabo un Lean Inception a distancia, pero es totalmente posible y es tan importante como uno presencial. ¡Sigue los consejos de este post para prepararte de la mejor manera posible!

>> Consulte la Capacitación Lean Inception Remote. Comparta sus desafíos y consulte los consejos de facilitadores experimentados.