Este artigo apresenta modelos de agenda Lean Inception para facilitar a organização de workshops Lean Inception. O autor Paulo Caroli compartilha sua vasta experiência com o template, fornecendo instruções claras sobre a sequência de atividades sugerida pelo livro Lean Inception. A agenda detalhada inclui sessões de kick-off, visão do produto, brainstorming de funcionalidades, revisão técnica, de UX e de Negócio, além de diretrizes para a interação entre membros do time e stakeholders.
O conteúdo também destaca três estilos de agendamento: agendar atividades separadamente, reservar dias inteiros ou dividir em blocos de manhã e tarde. São discutidos benefícios e desafios de cada abordagem, oferecendo dicas para mitigar possíveis problemas. O texto também inclui um checklist útil para preparação antes da inception, tornando-o um recurso completo para organizadores e facilitadores de workshops Lean Inception.
Templates de Agenda Lean Inception
Já perdi a conta de quantas vezes usei (e compartilhei) este template de agenda Lean Inception. Por isso, coloco aqui para facilitar sua vida, meu caro colega organizador e facilitador de Inceptions.
Basicamente nestes templates sugiro a inception de uma semana, seguindo a sequência de atividades listadas no livro Lean Inception.
Note nestas agendas que as atividades de kick-off e showcase do workshop estão marcadas em cor distinta, respectivamente, no início e no final da semana. No mundo ideal, todos membros do time estarão presentes na sala de guerra durante a semana, participando de todas as atividades. Entretanto, raramente temos a disponibilidade de agenda dos stakeholders. O mínimo necessário, é que os stakeholders participem das sessões de kick-off e showcase, onde são, respectivamente, apresentadas as expectativas do negócio para a semana, bem como o resultado obtido pelo time dedicado no workshop.
Agenda Lean Inception – template 1
Nesta agenda, o ‘Brainstorming de funcionalidades’ acontece antes de mostrar as ‘Jornadas do usuário’. Recomendo essa sequência se você deseja que a criação / ideação das funcionalidades seja muito influenciada pelos objetivos de negócio e pelas necessidades das personas. Nessa agenda, as ‘Jornadas do usuário’ e, em seguida, as ‘Features nas jornadas’ são usadas para validar e / ou mostrar onde acreditamos que as funcionalidades melhorem a experiência do usuário.
Agenda Lean Inception – template 2
Nesta agenda, o ‘Brainstorming de funcionalidades’ acontece logo após a atividade ‘Jornadas do usuário’. Recomendo essa sequência se você deseja que a criação / ideação de funcionalidades seja muito influenciada pelas ‘Jornadas do usuário’.
>> Baixe o template-agenda-LI.pptx (arquivo.pptx)
Agenda Lean Inception: Sessões
Segue a lista de atividades sugeridas, com suas breves descrições. Compartilhar essa lista (com suas respectivas descrições) ajuda a explicar (ou justificar) a importância de cada sessão. É importante ressaltar que essa agenda é flexível e as sessões de atividades podem ser ajustadas dependendo das informações que coletamos ao longo do caminho. O resultado do workshop é mais importante que um objetivo específico de uma sessão. O facilitador pode ajustar uma sessão específica em prol do resultado do workshop.
Kick-off
A sessão de kick-off serve para orientar os participantes com as razões do negócio e dar início ao entendimento comum das suas principais necessidades e objetivos.
Visão do Produto
O entendimento da necessidade do produto guiará as atividades seguintes. Os conceitos apresentados inicialmente são apenas uma visão e a ideia será refinada durante a inception.
Objetivos do Produto / É – Não é – Faz – Não Faz
Cada membro da equipe deve compartilhar o que entende sobre os objetivos do produto e isso deve ser discutido para que o time alcance um consenso sobre o que é realmente importante.
Personas
Para efetivamente identificar as funcionalidades de um sistema, consideramos importante ter em mente os usuários e seus objetivos. A maneira que normalmente utilizamos para representar estes usuários é através de personas.
Features Brainstorming
Feature é a descrição de uma ação ou interação de um usuário com o produto. Por exemplo: imprimir nota fiscal, consultar extrato detalhado e convidar amigos do facebook. A descrição de uma funcionalidade deve ser o mais simples possível. O usuário está tentando fazer uma coisa. O produto deve ter uma funcionalidade para isso. Que feature é essa?
Revisão Técnica, de UX e de Negócio
Vamos alinhar como a equipe se sente em relação ao entendimento técnico e o entendimento de negócio para cada feature, bem como o esforço e o valor de negócio associado a mesma.
Jornadas
A jornada do usuário descreve o percurso de um usuário por uma sequência de passos dados para alcançar um objetivo. Alguns desses passos representam diferentes pontos de contato com o produto, caracterizando a interação do usuário com ele.
Sequenciador
A partir do conjunto de features já levantados e esclarecidos (inclusive com as personas e jornadas), precisamos elaborar um plano de entrega, coerente com o conceito de MVP.
Canvas MVP
Vamos criar um Canvas MVP, no qual iremos deixar claro a proposta do MVP, o resultado esperado, as métricas recolhidas, as features, o segmento de personas, as jornadas atendidas, o custo e cronograma para a entrega do mesmo.
Showcase
Então, quão grande é este esforço? (Cada MVP e suas funcionalidades). Agora é mais uma oportunidade de repensar se a proposta do produto, as personas, as jornadas, as features e os MVPs ainda fazem sentido. Devemos simplificar os MVPs de alguma forma? Devemos mudar alguma coisa? Seguimos com esta iniciativa?
Participantes da Agenda Lean Inception
Liste (e convide) com bastante antecedência todas as pessoas que irão participar da inception.
Stakeholders e membros do time
O modelo de agenda apresentou dois tipos de sessões, que correspondem aos níveis de participação: stakeholders ou de membros do time.
- Membro do time é qualquer pessoa diretamente envolvida pela compreensão e implementação do produto. Estas são as pessoas que devem participar ativamente em todas as sessões do workshop, que podem incluir: Product Owners, desenvolvedores, testadores, Scrum Master, gerentes de projeto e experiência do usuário.
- Stakeholder é qualquer pessoa impactada pelo projeto. São pessoas altamente interessadas no direcionamento e resultado da Inception, mas que não tem tempo para participar em todas as sessões, que podem incluir: patrocinadores, usuários finais, jurídico, vendas e marketing.
AVISO: Esta agenda é flexível e as sessões de atividades podem ser ajustadas dependendo das informações que coletamos durante o processo. O resultado do workshop é mais importante do que um objetivo específico de sessão. O facilitador deve ajustar uma sessão específica para melhor atender ao resultado desejado do workshop.
Estilos de Agendamento para Atividades da Lean Inception: Comparando Três Abordagens
Ao agendar atividades da Lean Inception na agenda, observei que costumo seguir um dos três estilos a seguir ao organizar um workshop com um grupo de pessoas.
Estilo 1: Agendar um Horário Separado para Cada Atividade
Você agenda todas as atividades da Lean Inception como entradas separadas na agenda, cada uma com seu próprio convite para reunião. Por exemplo:
Many Lean Inception invites, one per activity. Total of 12 invites.
Atividade: Visão do Produto
- Horário da Reunião: Segunda-feira, das 9:00 às 11:00
- Título da Reunião: Atividade de Visão do Produto
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto
- Descrição da Reunião: [Adicione a descrição da atividade]
Para o Kick-off e o Showcase, elas devem ser configuradas como convites de reunião separados:
Kick-off:
- Horário da Reunião: Segunda-feira, das 10:00 às 12:00
- Título da Reunião: Lean Inception – Kick-off
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto e partes interessadas externas.
- Descrição da Reunião: [Adicione a descrição do kick-off]
Showcase:
- Horário da Reunião: Sexta-feira, das 14:00 às 16:00.
- Título da Reunião: Lean Inception – Showcase
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto e partes interessadas externas
- Descrição da Reunião: [Adicione a descrição do Showcase].
Os benefícios deste estilo de agendamento são que todos podem ver claramente as atividades planejadas e sua duração.
No entanto, existem algumas desvantagens a considerar:
- Falta de Flexibilidade: Com convites de reunião separados para cada atividade, torna-se desafiador fazer alterações, como reorganizar a ordem das atividades, adicionar ou remover sessões ou ajustar alocações de tempo. Isso pode limitar a adaptabilidade e prejudicar o fluxo geral do processo da Lean Inception.
- Participação Fragmentada: Quando os participantes têm reuniões separadas em suas agendas, podem aparecer apenas para sessões específicas, o que pode levar a presenças e participações inconsistentes. Isso pode interromper a natureza colaborativa da Lean Inception, pois a ausência de sessões-chave pode resultar em lacunas na compreensão e alinhamento entre os membros da equipe.
Para enfrentar esses desafios, pode ser benéfico considerar abordagens de agendamento alternativas que permitam flexibilidade, ao mesmo tempo em que garantem a participação total da equipe e o alinhamento ao longo do processo da Lean Inception.
Estilo 2: Reservar Cada Dia Inteiro para a Semana Inteira
Neste estilo de agendamento, você bloqueia um grande intervalo de tempo para cada dia da semana da Lean Inception e cria um convite para cobrir toda a duração. Por exemplo:
One Lean Inception invite.
Atividades da Lean Inception:
- Horário da Reunião: Segunda-feira à Sexta-feira, das 10:00 às 17:00
- Título da Reunião: Atividades da Lean Inception.
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto.
- Descrição da Reunião: Tempo bloqueado para nossas atividades da Lean Inception. Seguiremos as atividades planejadas. Respeitaremos o horário de início e término de cada dia. Atividades adicionais podem ser adicionadas, se necessário. No início de cada bloco, o facilitador nos guiará nas atividades planejadas. Nosso objetivo é alcançar os objetivos da Lean Inception até o final da semana.
Os benefícios desta abordagem são:
- Simplicidade: Agendar todas as sessões com um único convite para reunião simplifica o processo de agendamento, pois não há necessidade de criar convites separados para cada atividade.
- Flexibilidade: O facilitador tem a liberdade de iniciar a próxima atividade assim que a anterior termina, permitindo um fluxo mais suave ao longo da semana da Lean Inception.
- Fácil Modificação: Fazer alterações na agenda, como adicionar, remover ou ajustar atividades torna-se mais fácil, pois elas não estão explicitamente declaradas no título do convite para reunião.
No entanto, existem desafios potenciais a serem considerados:
- Visibilidade Específica da Sessão no Calendário: Alguns membros da equipe podem preferir ter sessões individuais visíveis em seus calendários.
- Horário de Kick-off e Showcase: Com o Kick-off e o Showcase incluídas na agenda geral, as partes interessadas externas não terão chamadas explícitas para as sessões de abertura e Showcase. Por exemplo, as partes interessadas podem achar difícil determinar o horário específico da apresentação. Esclarecer os detalhes de horário do Kick-off e do Showcase na descrição da reunião ou enviar comunicações separadas para as partes interessadas pode ajudar a resolver essa preocupação. Intervalo para Almoço: Não está definido quando a equipe para para o almoço. Muitas pessoas preferem ter uma indicação clara do intervalo para o almoço.
- Para mitigar esses desafios, pode ser útil agendar separadamente as sessões de abertura e apresentação. Você também deve comunicar a lista de atividades da Lean Inception ou fornecer uma programação típica juntamente com o convite para reunião. Isso garante clareza para os participantes e partes interessadas externas sobre a duração e o horário de atividades específicas.
Estilo 3: Reservar Blocos de Manhã e Tarde para Cada Dia
Neste estilo de agendamento, você cria convites separados para os blocos da manhã e da tarde da Lean Inception. Veja um exemplo:
Lean Inception invites in blocks. Total of 4 meeting invites.
Bloco da Manhã da Lean Inception:
- Horário da Reunião (reunião recorrente): Terça-feira, Quarta-feira, Quinta-feira e Sexta-feira de manhã, das 9:00 às 12:00.
- Título da Reunião: Lean Inception – Bloco da Manhã.
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto.
- Descrição da Reunião: Tempo bloqueado para nossas atividades da Lean Inception. Seguiremos as atividades planejadas. Respeitaremos o horário de início e término de cada bloco. Atividades adicionais podem ser adicionadas, se necessário. No início de cada bloco, o facilitador nos guiará nas atividades planejadas. Nosso objetivo é alcançar os objetivos da Lean Inception até o final da semana.
Bloco da Tarde da Lean Inception:
- Horário da Reunião (reunião recorrente): Segunda-feira, Terça-feira, Quarta-feira e Quinta-feira à tarde, das 13:00 às 17:00.
- Título da Reunião: Lean Inception – Bloco da Tarde.
- Convidados para a Reunião: Toda a equipe de produto.
- Descrição da Reunião: Tempo bloqueado para nossas atividades da Lean Inception. Seguiremos as atividades planejadas. Respeitaremos o horário de início e término de cada bloco. Atividades adicionais podem ser adicionadas, se necessário. No início de cada bloco, o facilitador nos guiará nas atividades planejadas. Nosso objetivo é alcançar os objetivos da Lean Inception até o final da semana.
A abertura e a apresentação devem ser configuradas como convites de reunião separados, conforme mencionado no estilo 1 acima.
Benefícios desta abordagem:
Agendamento simplificado com dois convites de reunião recorrentes para os blocos da manhã e da tarde. Flexibilidade para o facilitador passar para a próxima atividade assim que a anterior for concluída. Fácil modificação de atividades, pois elas não estão incluídas no título do convite para reunião.
Desvantagem a considerar:
Alguns participantes podem preferir ver sessões individuais em seus calendários, o que pode levar a objeções.
Para lidar com essa preocupação, considere fornecer aos participantes uma programação típica juntamente com os convites para reunião ou compartilhar uma visão geral do calendário separada. Dessa forma, as pessoas podem ver as atividades planejadas, mantendo a conveniência de ter convites de reunião recorrentes para os blocos da manhã e da tarde.
Checklist
Utilize um checklist para verificar todas as ações necessárias antes da inception. Por exemplo:
( ) Agenda esclarecida.
( ) Participantes selecionados e convidados (stakeholders e membros ativos).
( ) Facilitadora experiente.
( ) Ambientes disponíveis e preparados (todos com o acesso necessário).
( ) Templates para as diversas atividades.
Conteúdo original publicado em 16/02/2016. Última atualização em 18/10/2023.
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