Estos siete pasos te ayudarán a crear una estructura sólida de la retrospectiva que te mantenga a ti y tu equipo enfocado y por el buen camino. Es el momento en que los miembros del equipo se sienten escuchados.
Cada nota importante estará escrita y reconocida. Compartir las notas activará las conversaciones. Se crearán los elementos de acción. Junto el equipo verá la situación desde diferentes ángulos y perspectivas, y elevará su nivel de conciencia.
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Contexto
Entonces, ¿por qué estamos haciendo esta retrospectiva?¿En qué consistirá?
Las retrospectivas son mucho más efectivas cuando los participantes alinean sus expectativas. Se puede comenzar, ya sea con un contexto predefinido, o puede definirlo en tiempo real con los participantes («Entonces, ¿cuál es el contexto para esta retrospectiva?») – en todo caso, hay que tenerlo muy claro.
A continuación se presentan algunos contextos de muestra:
«Ésta es una retrospectiva Scrum quincenal para el equipo de ABC. Estamos en el Sprint 12 de 30. »
«En 14 días, nuestro artefacto debe llegar a la etapa de producción principal.»
«La característica XYZ explotó en producción, con lo que los servidores cayeron durante 2 horas hasta que el sys-admin pudo restaurar la versión antigua.»
«Hemos trabajado juntos este año . Vamos a trabajar juntos por un año más».
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Directiva Principal
En Retrospectivas de Proyecto, Kerth introdujo la «Directiva Principal»; una declaración destinada a ayudar con el establecimiento del contexto para la retrospectiva. La Directiva Principal establece que: «Independientemente de lo que descubramos, entendemos y verdaderamente creemos que todo el mundo hizo el mejor trabajo que él o ella podría, dado lo que se conocía en el momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles, y la situación dada. » La declaración es invaluable para establecer el tono de la reunión. Hazlo visible y léelo en voz alta antes de empezar cualquier actividad retrospectiva.
¿Es en realidad una reunión de retrospectiva? Para reuniones de team-building, puedes leer la directiva principal del team-building. Para reuniones futurospectivas, puedes leer la directiva principal futurospectiva.
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Energizante
El Energizante (o rompehielos) es un buen comienzo de encuentro para cualquier reunión del equipo, y es especialmente valioso para las primeras etapas de formación de los equipos.
Se puede usar para calentar el equipo y promover la interacción del grupo. Se recomiendan actividades basadas en compartir información (como nombres o pasatiempos.) Este tipo de actividad ayuda a crear un ambiente agradable para que la gente se sienta más cómoda y participe en las actividades que seguirán.
Ejemplos de actividades energizantes: Pintar caras en colaboración y Levantaespaldas.
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Check-in (Verificación)
Éstas son actividades para recopilar información, como medir el ánimo de los participantes y cómo se siente sobre el contexto dado. Es un buen paso posterior a establecer el contexto y la lectura de la Directiva Principal, especialmente porque sirve para acotar los temas que se discutirán en seguida.
Otro de los beneficios de hacer la verificación es que ayuda a la gente a dejar de lado sus preocupaciones y enfocarse en la reunión. Éstas suelen ser actividades cortas. Piensa en ellas como un bocado para abrirle el apetito de todos para el plato principal, mientras recibes retroalimentación sobre el nivel de compromiso de los participantes.
Un ejemplo de actividad de verificación: pida que cada participante describa sus sentimientos acerca del contexto en una sola palabra en un post-it. Agrupa los post-its en un muro o similar, y pregunta si alguien quiere elaborar sobre la palabra que eligió.
Más ejemplos: Safety Check y Happiness Radar.
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Plato fuerte
El plato fuerte es el núcleo de un encuentro que busca fomentar la mejora continua. Se compone de una o más actividades, y es también el momento adecuado para que el equipo discuta sus notas.
Las actividades de plato fuerte se utilizan para recopilar datos, comprobar la moral del equipo, hablar de las cosas positivas, reconocer a las personas, y buscar mejoras. Estas actividades conducen al equipo a reflexionar sobre el contexto establecido, reforzar una visión compartida y generar ideas. El plato fuerte es el momento para que los miembros del equipo se sientan escuchados. Todas y cada una de las notas individuales son reconocidas y son visibles para todo el equipo.
Los equipos que tienen retrospectivas como una reunión recurrente, normalmente buscarán alternativas para el plato principal. Al variar la actividad, el equipo puede mirar las cosas desde diferentes ángulos y perspectivas y por ende, generar nuevos conocimientos.
Elija su plato fuerte sabiamente, tomando en cuenta los participantes y el propósito. Ésta es la actividad principal de tu reunión, y con toda probabilidad, la información recopilada y discutida marcará la pauta para la mejora continua.
Ejemplos de actividades retrospectivas: Anchors and Engine y The Peaks and Valleys Timeline
Ejemplos de actividades futurospectivas: Path to Nirvana y RAID
Ejemplos de actividades de team-building: Defining Team Vision Statement y Candy Love.
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Filtrado
Después del plato principal, tendrás una gran cantidad de datos frente a ti. Es importante contar con criterios bien definidos para decidir lo que se discutirá. Dado el tiempo limitado de la reunión, es posible que algunos temas se queden fuera de la discusión.
Algunas actividades podrían ayudar a definir tus criterios de filtrado. Por ejemplo, el equipo puede agrupar notas basadas en la similitud y luego discutir los grupos identificados. Otra posibilidad es votar, y luego centrarse en los temas más deseados. Cualquier estrategia que eliges te ayudará a mantener a tu equipo por el buen camino.
Ejemplos de actividades de filtrado: Dot Voting y Tell and Cluster.
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Check-out (Próximos pasos)
La reunión está por terminar. El equipo tuvo una gran discusión y generó muchas ideas.
Recomendamos que todo el grupo hable abiertamente sobre lo que sigue para el equipo.
Piensa en esas actividades cortas de conclusión como un proceso de salir de un hotel: el cliente (en este caso cualquiera de los participantes en la reunión) se va con el sentimiento de haber estado escuchado y haber dado su retroalimentación valiente para el hotel. Tal vez él se lleva una nota o punto de acción como equipaje.
Puede que ésta actividad contenga retroalimentación valiante en cuanto a la reunión – considera los resultados antes de planificar la siguiente.
Ejemplos de actividades de check-out: The Who-What-When Steps To Action and Note to Self.
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A continuación se presentan algunos ejemplo de agenda:
Hay que tener una retrospectiva por semana, a menos que estés extremadamente ocupado. En éste caso, hay que tener dos. — Paulo Caroli
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