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Técnicas de Facilitación

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Artículo traducido por: Luis Buchelli

¿Cómo se facilita una reunión, una actividad o una sesión de trabajo? ¿Debería ser un grupo grande en el que todos hablen? ¿Empezar con una lluvia de ideas individual? ¿Trabajar en grupos más pequeños? Usted debería considerar muchas opciones para decidir la formación del grupo y el enfoque de la comunicación. A continuación encontrará algunas de las técnicas de facilitación más populares, así como consejos para su aplicación en ambientes virtuales.

Aquí tenemos un ejemplo de uso de estas tarjetas: «Hagamos primero un Divide y Vencerás para decidir quién describirá cada uno de los temas seleccionados. Luego nos tomamos 5 minutos para una Lluvia de ideas individual antes de que Todo el mundo hable y contribuya

Descargue estas tarjetas en este archivo PDF

También están disponibles en Mural

 

Brainstorming individual

O brainstorming é o processo de livre pensamento e geração de ideias, apresentando alternativas e possibilidades, descobrindo falhas e desenvolvendo abordagens criativas. Às vezes, você deseja ter um brainstorming individual antes do agrupamento de ideias ou do brainstorming em grupo. Nesse cenário, os indivíduos devem desenvolver seu próprio pensamento antes da conversa em grupo. Isso é útil quando você deseja destacar ou verificar as várias perspectivas dos participantes.

O brainstorming individual aborda uma armadilha do brainstorming de grupo: a situação em que alguém não argumenta, porque sente que todos os outros membros do grupo já alcançaram a unanimidade. Ao seguir um brainstorming individual primeiro e depois um brainstorming em grupo, você evita esse cenário, pois a anotação individual é visível para todos.

 

Divide y vencerás

   

Las actividades en grupos grandes pueden llevar mucho tiempo. Antes de empezar una actividad, divídala en partes y asígnelas a distintas personas o subgrupos.

Las actividades en grupos grandes pueden llevar mucho tiempo. En algunas situaciones, es necesario que todos estén presentes en la misma conversación. Pero en otras, esto no es necesario: el todo puede dividirse en piezas más pequeñas.

En lugar de que un solo grupo trabaje en el todo, divida el grupo en varios subgrupos, en los que cada subgrupo trabaje en una parte del total.

De este modo, cada subgrupo presentará los resultados de su trabajo a todos. Esto es el Divide y vencerás.

Consejo para ambientes virtuales

Solución para ambientes virtuales: en Zoom (o herramientas de videoconferencia similares), utilice la función de salas de reuniones.

 

Conversación en pecera

   

Mantenga una conversación bien enfocada, incluso con un grupo grande de personas. En todo momento, sólo unas pocas personas participan activamente en la conversación (los peces en la pecera). Las demás personas son oyentes.

La modalidad de Pecera es ideal para mantener una conversación centrada, incluso con un grupo grande de personas. En todo momento, sólo unas pocas personas mantienen una conversación (los peces en la pecera). El resto son oyentes (los que observan la conversación en la pecera). Los oyentes pueden unirse a la conversación en cualquier momento. Pero para ello deben entrar en la pecera. Normalmente, si alguien entra, otra persona sale de la pecera.

Consejo para ambientes virtuales

Solución para ambientes virtuales 1: Utilice una pizarra compartida. Coloque la imagen de una pecera y escriba el nombre de cada participante en un post-it virtual o en la imagen de un pez. Determine cuántos y qué peces empiezan dentro de la pecera. Éstos pueden hablar. Si alguien quiere unirse a la conversación, debe poner su post-it o su imagen de pez en la pecera. En ese caso, alguien de dentro debe abandonar la pecera.

Solución para ambientes virtuales 2: en la herramienta de videoconferencia Zoom (o similar), solicite a todos que seleccionen la opción de vista en Modo Galería, para que puedan verse los unos a los otros. Defina quiénes serán las personas que empiecen en la pecera. Éstas deberán tener sus micrófonos encendidos, todos los demás deberán silenciar los micrófonos. Si alguien quiere unirse a la conversación, debe hacer un gesto – determine el gesto que identifica la acción de entrar en la pecera – y habilitar su micrófono (hacer el ruido de saltar a la pecera). Si una persona entra en la pecera, alguien debe salir.

 

Persona en el centro de atención

 
 

Centrarse en una persona, que comparte una presentación, un dibujo o una explicación -normalmente con algún artefacto visual- que todos deben seguir.

A menudo, durante los talleres hay que centrarse en una persona, que comparte una presentación, un dibujo o una explicación -normalmente con algún artefacto visual- que todos deben seguir.

En un taller presencial, para conseguir eso -la persona en el centro de atención- la formación de medialuna (imágenes de arriba) es la más recomendable.

La formación de medialuna aporta dos aspectos: (1) todo el mundo se ve, lo que evita las conversaciones cruzadas y las «conversaciones de espaldas», cuando alguien habla dando la espalda a otra persona; y (2) alguien se encuentra en un punto central de atención.

Esta formación refuerza el punto central de atención (persona en el centro de la medialuna). En muchas ocasiones, el facilitador de la reunión o del taller quiere estar en el centro o identificar a una persona que esté en el centro.

Consejo para ambientes virtuales

Solución para ambientes virtuales: en un entorno virtual, no podemos colocar a las personas distantes en una medialuna, pero tenemos que organizarnos de modo que una persona hable y las demás escuchen. Y tenemos que evitar que las personas hablen al mismo tiempo entre sí.

Para ello, a continuación se presenta una solución para la formación de «Persona en el centro de atención» en los talleres a distancia: En la herramienta de videoconferencia, todos, excepto la persona que habla/presenta, deben mantener los micrófonos silenciados.

Todos los participantes deben estar en modo galería para que todos puedan verse. Cuando alguien desee hablar (o volverse el centro de atención), debe activar el micrófono (si lo prefiere, active el micrófono y también agite las manos).

Restricción: si una persona activa el micrófono, la otra debe cerrarlo, de modo que sólo una persona tenga el micrófono activado a la vez. La persona en el centro de atención debe compartir algún artefacto visual para que todos miren a la misma pantalla ( utilice las opciones compartir y/o seguir de la herramienta utilizada).

 

Pomodoro

Evite la fatiga mental en sesiones largas y continuadas. Haga pausas cortas, al estilo Pomodoro: 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso.

Las sesiones largas pueden ser muy agotadoras. Una buena opción para reducir la fatiga mental es hacer pausas cortas. Esto es aún más útil si todo el mundo entiende las reglas de estos intervalos. Como la salsa pomodoro que me enseñó mi tío abuelo: 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Repetimos esto tantas veces como sea necesario, hasta que la salsa esté lista. En ese caso, el resultado esperado de la sesión larga.

 

Relatar y agrupar

Primero escriba notas individuales y luego agrúpelas en bloques por afinidad, relatando su nota y agrupándola con otras similares.

Relatar y Agrupar es una forma fácil y eficaz de clasificar las notas individuales en grupos de afinidad. En lugar de pedir a todos que escriban sus notas y las coloquen en un cuadro común, para después intentar comprenderlas y agruparlas, siga estos pasos:

  1. Pida a los participantes que tomen notas en espacios temporales (estos espacios son para uso individual o para subgrupos del grupo principal).
  2. Cuando se acabe el tiempo para las notas individuales, pida a un participante que lea una nota y la coloque en el lienzo común.
  3. Pregunte a los demás participantes si tienen anotaciones similares; en este caso deberán leerlas y colocarlas junto a la anotación respectiva en el cuadro común, formando un agrupamiento por afinidad.
  4. Pida al siguiente participante que comparta una nueva nota y la coloque en el cuadro común, iniciando así un nuevo agrupamiento por afinidad.
  5. Repita desde el paso 3 hasta terminar todas las notas.

 

Todo el mundo habla y contribuye

Que todos los miembros del grupo hablen y contribuyan. Siga un orden (alfabéticamente, por ejemplo) o bien déjelo abierto para que la gente exponga su punto de vista cuando lo considere oportuno.

A veces queremos que todos los miembros del grupo hablen y contribuyan. Esto es especialmente útil cuando queremos mucha colaboración, cuando queremos fomentar que una persona añada algo a un punto planteado por otra.

En los talleres presenciales, la mejor manera de conseguirlo es mediante una formación en círculo, ya sea de pie (como en la foto de arriba) o sentados alrededor de una mesa.

La formación de un círculo es una manera muy eficaz de buscar entendimientos comunes, aumentando los niveles de escucha y la participación de todos los integrantes del grupo.

Cuando estamos en círculo, todo el mundo se ve, y así se evitan las conversaciones cruzadas o «conversaciones de espaldas», cuando alguien habla dando la espalda a otra persona.

Consejo para ambientes virtuales

Solución para ambientes virtuales: solicite a todos que seleccionen el Modo Galería en la herramienta de Videoconferencia para que todos puedan verse. Establezca un par de palabras para indicar respectivamente el principio y el final del discurso, por ejemplo PING, PONG.

PING digo esto, aquello y lo otro, PONG (me callo).

Todo el que quiera hablar dice un PING
A veces puede producirse más de un PING al mismo tiempo. En ese caso, deje que las personas implicadas decidan quién habla primero.

 

Tú lo haces, yo también lo hago, luego comparamos

Comparar diferentes soluciones u opciones para el mismo problema, el mismo contexto. Dé el mismo enunciado a diferentes personas o grupos. Compare los resultados y, opcionalmente, combínelos.

A veces queremos comparar las distintas soluciones a un mismo problema. Por ejemplo: «describir cómo se prepara un café».
En algunas situaciones y actividades, no queremos dividir el problema en partes más pequeñas, como en la técnica de “Divide y vencerás». Pero sí queremos comparar distintas soluciones u opciones para el mismo problema, el mismo contexto.

En estos casos, utilice la técnica «Tú lo haces, yo también lo hago, luego comparamos», siguiendo estos pasos:

  1. Describa el tema en cuestión.
  2. Determine qué subgrupos trabajarán sobre el mismo tema.
  3. Decida cuánto tiempo tendrá que trabajar cada subgrupo por separado.
  4. Deje que cada subgrupo trabaje durante el tiempo que se le haya asignado.
  5. Compare los resultados y considere la posibilidad de combinarlos en una única solución

 

Votación

Verifique la elección de los participantes para algunas opciones dadas. Analicen los resultados y decidan los siguientes pasos.

En los talleres presenciales, la votación por puntos es una forma muy habitual de votación. En ella, cada persona tiene que colocar un punto (normalmente se hace con un rotulador en un post-it o una nota en una pizarra blanca) para señalar su voto.

Consejo para ambientes virtuales

Solución para ambientes virtuales: para los talleres a distancia, muchas herramientas llevan incorporadas funciones de votación. Una opción es utilizarla; otra, simular la votación por puntos añadiendo marcas a las notas o a los post-its virtuales.

 

 

Revisiones e información adicional

Inicié este post con la intención de compartir algunas técnicas y consejos utilizados durante la facilitación de los talleres de Lean Inception. Luego me di cuenta de que he utilizado estas técnicas de facilitación en muchos otros talleres. Así que reescribí este post para que fuera genérico (no sólo específico para Lean Inception) y lo añadí a la sección » Organizando el taller» del artículo “¿Cómo planificar un Inception (o workshops similares)?”.

Paulo Caroli

Paulo Caroli es el autor el libro más vendido "Lean Inception: creando conversaciones hacia un producto exitoso" (el primero de una serie de libros sobre Lean Strategy and Delivery ). Él es también el creador de FunRetrospectives.com , un sitio y libro sobre retrospectivas, futurospectivas y actividades de team building. Caroli escribe en este blog con frecuencia. Reciba la próxima publicación en su correo electrónico. Regístrese aquí .
Más que Votación con Puntos: 3 Opciones de Filtrado Alternativas para Mejorar tus Retrospectivas

Más que Votación con Puntos: 3 Opciones de Filtrado Alternativas para Mejorar tus Retrospectivas

En este artículo, el autor comparte su evolución como facilitador de retrospectivas, alejándose del método convencional de votación con puntos para priorizar temas en sesiones retrospectivas u otras similares. Mientras la votación con puntos ofrece simplicidad y eficiencia, a menudo genera malentendidos debido a su naturaleza binaria. El artículo presenta tres alternativas convincentes: votación más-menos, filtrado de reacciones y «Seleccionar Uno y Hablar». Al abrazar estos enfoques diversos, puedes mejorar la participación y obtener perspectivas más profundas durante las retrospectivas, fomentando una experiencia de crecimiento en equipo más inclusiva y enriquecedora.

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